リモートで働く – マネージャー向けガイダンス |人事

まず、すべての従業員、マネージャー、非マネージャーがこれらの変化を同時に経験していることを知ってください。政策や手順は変更を義務付けていますが、個人が経験するプロセスは移行です。個々の人々はさまざまな方法で移行を経験します。完全に仮想化された作業環境を実装する準備ができているチーム メンバーがいるかもしれませんが、これらの変更が必要であることをまだ認識している途中のメンバーもいます。この違いの一部は変化へのアプローチに対する個人の好みによるものですが、一部は情報や信念の結果です。

リーダーは、チーム メンバーの気持ちや懸念事項について話し、質問に答えることで、個々のチーム メンバーがこの変化の範囲内でどの位置にいるかを判断できます。従業員が未来と過去のどちらに焦点を当てているのか、感情的な考え方をしているように見えるのか、それとも合理的な考え方をしているように見えるのかに注意してください。

以下は、マネージャーが仮想勤務体制の実装を準備するのに役立つ一般的な考慮事項です。

• 従業員に頻繁にチェックインしてコミュニケーションを図ります。 リモートワーカーは、特にバーチャルで働いていないメンバーがチームにいる場合、疎外感や孤立感を感じる可能性が高くなります。これらのチームメンバーに自分の仕事について尋ねるだけでなく、変化する生活リズムに対処する際に彼らがどのように感じているか (身体的および感情的に) についても話してください。可能な限り電子メールや電話でビデオ チャンネルを選択してください。
• 明瞭さ: 現在の状況を考えると、チームと話し合う必要があります。皆さんはコミュニケーションにどのような通信技術を使用できますか?仕事をするためにはどのようなアクセスが必要ですか?この新しい状況ではどのようなことが期待されているのでしょうか?プロジェクトの完了や進行中の業務の遂行に対する期待を設定します。可能な限り詳細を書面に残してください。作業システムとタイムラインを定義します。定期的な会議スケジュールを確立して、作業をいつ完了する必要があるかを全員が把握できるようにします。会議の議題を送信して、参加者が準備する時間を確保できるようにします。明確な成果物を用意する。
• 仮想コミュニケーション ツールを使用して定期的にチェックインします。 さまざまな種類の情報と適切な連絡先を伝達するためにどのツールを使用する必要があるかを各人が理解していることを確認してください。例: 電話会議と 1 対 1 のチェックインにはどのシステムを使用しますか?カジュアルな会話に利用できるチャネルはありますか (廊下ですれ違ったときに得られる情報を人々が見逃してしまうことに注意してください)。一刻を争う情報や緊急の情報をどのように伝達しますか?スタッフとのリモート作業を成功させる鍵となるのはコミュニケーションです。オフィスの「ハドル」と、これが部門の結束とつながりにどのように役立つかについては、以下のビデオをご覧ください。

以下の提案は、仮想作業中に維持する必要がある管理プロセスに特化したものです。これらのほとんどは、すでに日常的に使用している基本的な管理スキルであり、仮想リーダーシップに必要な新しいスキルに特に焦点を当てています。

• 信頼は不可欠です。 従業員があなたとそのチームが共通の目標と共通のビジョンに向かって取り組んでいることを信頼すると、自然に協力し、お互いにもっと関わりを持つようになります。特に、部門の業務ニーズに基づいて変更される場合は、自分の使命とビジョンを定期的に繰り返してください。共有の目標を設定し、個人とサブチームの作業をそれらの目標に結び付けます。
• 全員が同じシステム上にいることを確認してください。 たとえば、共有プロジェクトやコミュニケーションがある場合は、Outlook、Microsoft Teams、Zoom などです。ドキュメントの保存方法と編集方法に関するガイドラインがあることを確認してください。チーム メンバーの 1 人が別のプラットフォームでドキュメントを編集している場合、翻訳中に情報が失われます。プロジェクト管理ツールとプラクティスを使用し、完了した作業についてできる限りすべてを文書化します。このテクノロジーに慣れていない場合は、どこでテクニカル サポートを受けられるかを知ってください。必要なツールまたは使用したいツールを使用してチーム トレーニングを行うことを検討してください。開始するには、UMass Dartmouth のメール アドレスとパスワードを使用して My UMassD にログインします。
• 専門的な作業環境について話し合います。 たとえば、ビデオ会議や仮想会議中にチーム メンバーはどこに座りますか。チームメンバーの生活を垣間見ることができるように準備し、批判的にならないようにしてください。すべての同僚がホームオフィスを持っているわけではありません。子供のおもちゃに囲まれてソファに座っている人もいるかもしれません。この状況では、多くの人は仮想作業環境を計画していなかったかもしれません。ビデオ通話中に着用する適切な服装について話し合います (パジャマを着てログインする人に抵抗がない場合を除く)。
• 勤務時間が重複するかどうかについて話し合ってください。 潜在的な家族の介護の問題を考えると、従来の午前 8 時 30 分から午後 5 時までのスケジュールはチーム全体にとって機能しない可能性がありますが、問題にリアルタイムで対処できるように、従業員が少なくとも 3 ～ 4 時間は同時に働くようにしてください。
• 意図的に行動しましょう。 物理的な距離や画面越しのコミュニケーションではミスコミュニケーションが起こりやすく、聞き取りにくくなります。また、従業員のアクセシビリティに関する懸念に直面する可能性もあります。優れた傾聴テクニックを使用し、自分の言ったことを繰り返してもらい、全員が同じ認識を持つように行動計画を立てます。
• 繋がり。 こうしたつながりを強固に維持できるかどうかはリーダー次第だ。 ビデオ会議を行い、各会議の冒頭に数分間質問をする時間を設けています。週末の予定は何ですか?チームの士気を高め、維持することが重要です。
• 新たなストレス要因に注意してください。 社会的距離を保つための措置により、内向的なチームメンバーは、自分だけの静かな時間が減り、家族の周りでより多くの時間を過ごさざるを得なくなる可能性があります。休校で子どもが家にいる親は、子どもたちを生産的な仕事に従事させることと、両立させようとしているかもしれない。外向的な人は、閉じ込められ孤立していると感じ、別の種類の社会的交流を必要とする場合があります。人々が自分の感情に名前を付け、ストレス要因を特定できるように支援します。チームメンバーがこれらの変化に対処するのを助けるために利用できるリソースを知ってください。
• 自分の空き状況を明確にする。他の人がバーチャルで働いているとしても、あなたは一日中いつでもアクセスできる必要があるというわけではありません。質問がある場合は、営業時間内にいつ電話する必要があるかをチームに知らせてください。時間外の連絡方法と緊急時の連絡方法を必ず伝えてください。
• スタッフの育成。 これはスタッフのスキルを向上させ、能力を拡張する機会です。まず、UMass Dartmouth の電子メールとパスワードを使用してログインしてください。トレーニングの機会は、「CITS: IT トレーニングの機会」でご覧いただけます。

効果的な仮想チーム リーダーのスキル

• あなたの地域のすべてのスタッフが職務を遂行するために必要な技術を持っていることを確認してください。
• チームメンバーが自分の強みを活かし、自分の強みを補完するメンバーとペアになるよう奨励します。
• 一体感を促進します。
• タイムリーに情報を提供します。
• 信頼とコラボレーションを促進します。
• 議論を奨励し、オープンマインドを保ちましょう。
• 対立を管理します。
• 複数のチャネルを通じて通信します。
• 感受性を発揮します。
• 説明責任とコミットメントを促進するプロセスを開発します。
• 適切なリソースとサポートを提供する • 昼休みや散歩をする、コンピュータから立ち上がってストレッチする、もっと動く、座る時間を減らすなどの健康的な習慣を奨励します。 • 楽しんでください！楽しい金曜日を過ごしたり、水曜日に出かけたり、木曜日に戻ったりしましょう!これはチームの絆を深め、少しのストレスを解消するのに役立ちます。

マネージャー向けの追加リソース

リソース記事/ビデオ

管理者および従業員向けの研修

• Microsoft Teams (LinkedIn Learning): Teams は、スタッフとの迅速なコミュニケーションに使用できるインスタント メッセージング サービスです。 Teams は、ビデオ共有、カレンダー ビューなど、その他のさまざまなコンポーネントを提供します。 Microsoft Teamsの使い方
• ズーム (LinkedIn ラーニング): Zoomビデオ会議の使い方

#リモートで働く #マネージャー向けガイダンス #人事