職場でのコミュニケーション不足は生産性を阻害します

研究: 年間 40 時間の労働時間が失われる
職場でのコミュニケーション不足は生産性を阻害します

2024 年 10 月 18 日

ベルンハルト・ラック著

読書時間 3 分

アトラシアンの調査によると、コミュニケーションが不十分であると、多くの労働時間が費やされます。誤解を生む最大のリスクをもたらすのは、まさに今でも普及している書面によるコミュニケーション手段です。ただし、チームが感情的にコミュニケーションすると、生産性が向上します。

今日の社会では、コミュニケーションは主にデジタルで行われています。その結果、多くの場合、文脈なしに送信される情報やメッセージが大量に送信され、明確さよりも混乱が生じます。最近の世界的な報告書によると、これは企業に深刻な影響を与える可能性があります。 勉強 アトラシアンによると、調査対象となった従業員の 3 分の 1 以上が、同僚が伝えようとしていることを解読し、解釈するのに年間 40 時間以上を費やしています。

「私たちはこれを感情的なオーバーヘッドと呼んでいます。無駄な時間と、不明瞭または曖昧なコミュニケーションから生じる感情的な混乱です」と博士は説明します。アトラシアンのチームワーク ラボ責任者、モリー サンズ氏は次のように述べています。 「これは企業にとって大きな課題です。なぜなら、会社員が同僚が何を言いたいのか、上司が何を望んでいるのかを考えている時間が、ビジネス上重要な業務に費やされる可能性があるからです。」

電子メールは依然として一般的ですが、問題の一部でもあります

世界中の従業員の 93% が、電子メールからインスタント メッセージング プラットフォーム、ドキュメント ツールに至るまで、書面によるコミュニケーション手段を定期的に使用しています。 44% にとって、書面によるコミュニケーションが主なコミュニケーション手段となっています。電子メールは依然として職場で最も頻繁に使用される形式です。それにも関わらず、従業員の 61% は、書面でのコミュニケーションが誤解を招く可能性が最も高いと述べています。

「書面によるコミュニケーションは非常に重要ですが、それを正しく使用するのは困難です。簡潔で表現力豊かな文体がないと、何が重要なのか、タスクの緊急度はどれくらいなのか、同僚の気持ちはどうなのかを理解することが難しくなります。 30 秒で書かれたメッセージが、チームを何時間も混乱させる可能性があります。今日、非常に多くの仕事がオンラインで行われているため、メッセージを伝えるためにボディランゲージや声の調子に常に依存しているわけではありません。チームはマインドフルネス、人間性、意図を持ってコミュニケーションする必要があります」とモリー・サンズは説明します。 「たとえ職場であっても、コミュニケーションの感情的な側面が輝かなければなりません。」

感情的なコミュニケーションは生産性とつながりを向上させます

アトラシアンの調査によると、チームが感情的にコミュニケーションすると、従業員の生産性が 3 倍向上します。これが意味するのは、彼らはテキストだけではなく、より豊富な形式のコミュニケーションを使用しているということです。調査対象となった従業員の 65% は、希望する口調や雰囲気を伝えるために絵文字を使用しています。そのため、日々のコラボレーションがはるかに簡単になります。絵文字が企業文化の重要な部分である場合、従業員の 78% は、絵文字が含まれたメッセージを読む可能性が高いと答えています。 46% は、同僚がメッセージにたくさんの絵文字を使って返信すると、モチベーションが上がると感じています。 Z 世代の従業員のうち、68% がモチベーションの向上を感じています。この研究では、職場のコミュニケーションに感情が組み込まれていると、チームがよりつながりを感じられることも示されています。

それがドイツ人の仕事のやり方だ

ドイツでの結果は国際的な傾向とほぼ一致しています。ただし、興味深い逸脱がいくつかあります。ドイツでは、職場での意見交換に書面によるコミュニケーションを主に使用している会社員はわずか 36 パーセントであり、ドイツの回答者の 76 パーセントは個人的な会議を使用しており、他の国よりも大幅に多くなっています。しかし、ドイツの従業員のかなり多く (74%) が電子メールに依存していると答えています。プロのメッセンジャー (Teams や Slack など) などの最新のコミュニケーション チャネルを使用している人は、ドイツでは他国に比べて大幅に少ない回答者 (36%) です。こちらも興味深い点です。ドイツ人の 3 分の 1 (31%) が絵文字の反応によって動機付けられているわけではありません。67% がこの意見に同意しているインドとは 30 ポイント以上の差があります。

「リーダーは、職場のコミュニケーションに感情を組み込むようチームを奨励する必要があります。 「このようにして、チームの生産性と帰属意識が向上し、感情的なオーバーヘッドによる負担が軽減されます」とサンズ氏は結論づけています。 「もちろん、感情とその解釈は非常に個人的なものであるため、これは簡単な作業ではありません。チームが共通の理解、境界、期待について合意することをお勧めします。日常的な衝突や誤解の可能性を減らすために、チームはこれらのコミュニケーション標準を一緒に定義する必要があります。」

研究について

アトラシアンは、YouGov と協力し、2024 年 8 月 8 日から 24 日まで米国、オーストラリア、フランス、ドイツ、インドの会社員 10,000 人を対象に、職場のコミュニケーションと会社の生産性について調査を実施しました。ドイツから会社員２０００人が参加した。

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