ニューヨーク州ニューヨークの Moonbug Entertainment のエグゼクティブ アシスタント | 505048

今週のヒント:
投稿に機密と書かれている場合、それは何を意味しますか? （ビデオ）

これはフルタイムの仕事です

これは、ニューヨーク州ニューヨークのオフィスに週に 3 ～ 4 回報告するハイブリッドな役割です (変更される場合があります)。

役割:

Moonbug Entertainment は、クリエイティブ部門とブランド パートナーシップ部門全体で円滑な日常業務を確保し、ニューヨーク オフィスの運営を監督しながら、チーフ クリエイティブ オフィサー (CCO) およびブランド パートナーシップ担当副社長をサポートする、高度に組織的で積極的なエグゼクティブ アシスタントを募集しています。

このハイブリッドな役割は、経営陣のサポート、オフィス管理、部門間の調整を融合させたもので、理想的な候補者に会社の創造的な戦略、パートナーシップ、およびグローバルな事業運営の最前列の席を提供します。

理想的な候補者は、ダイナミックな環境で成功し、ニーズが発生する前に予測し、慎重さとプロフェッショナリズムで複数の優先事項をやりくりすることに優れた、細部にこだわる自発性のある人です。

主な責任:

エグゼクティブサポート
• 複雑なカレンダー管理、広範な出張調整、経費追跡、会議の準備など、CCO およびブランド パートナーシップ担当副社長に直接管理サポートを提供します。
• 経営陣と社内外の利害関係者との間の連絡役として機能し、明確なコミュニケーションと主要な取り組みのフォロースルーを確保します。
• この役割には、経営幹部がスケジュールを遵守し、会議間をスムーズに移行できるようにするための、非常に実践的なアプローチが必要です。
• リーダーシップ会議やパートナーとの会合のためのプレゼンテーション、レポート、その他の資料の準備を支援します。
• 経営陣のニーズを予測し、優先順位を積極的に管理して、効率と生産性を最大化します。
• 組織全体のエグゼクティブアシスタントと協力して、シームレスなスケジュール設定とカレンダーの調整を保証します。
• 割り当てられたその他の職務。

オフィスおよび運営管理
• ベンダー管理、供給調整、スペース構成など、オフィスの日常業務を監督します。
• 社内会議、チームの集まり、および全社イベント、オフサイト、クリエイティブ ワークショップなどの全社イベントの手配を管理します。
• オフィスの移転、プロセスの改善、部門を超えた取り組みなど、部門を越えた特別プロジェクトをサポートします。
• 予算とスケジュールを監督し、ベンダーを管理し、すべてのゲストとのコミュニケーションを処理することで、会社のイベント計画をサポートします。
• Moonbug の創造的で協力的な文化を反映するポジティブでよく組織されたオフィス環境を維持し、前向きなスタッフの士気と、チームやオフィス間の関係を強化する包括的な文化を促進します。
• 割り当てられたその他の職務。

要件
• 創造的またはペースの速い企業環境におけるエグゼクティブ サポート、オフィス管理、またはプロジェクト調整における 3 年以上の経験。
• 細部への強い注意力を備えた、優れた組織力とマルチタスクのスキル。
• 優れた書面および口頭コミュニケーションスキル。プロ意識と裁量を持って上級リーダーを代表できる。
• Google Workspace、Microsoft Office、およびプロジェクト管理ツール (Asana、Trello、Slack、Monday など) に習熟していること。
• 旅行特典を使用して旅行を調整した経験があることが望ましいですが、必須ではありません。
• イベント、会議、旅行手配の調整経験。
• ニーズを予測し、率先して行動する能力を備えた、前向きで積極的な姿勢。
• 創造性、コラボレーション、および高パフォーマンスのチームへの貢献に対する情熱。