VHC Health での FAX とドキュメントへの自動化と AI の適用

一般的な古典的な FAX は、自動化の難しさを示す興味深いケーススタディです。このビデオを、アプリケーションおよび CNIO 担当副社長の Jess Czelusniak としてご覧ください。 VHC ヘルス、ソリューション アーキテクチャ担当副社長 Tim Hoskins 氏 ヴァイン・メディカル、受信した FAX 文書を分類および分類する際の課題について説明します。機械学習、自動化、スタッフのトレーニングを通じて、プロセスを 10 ～ 15 分 (29 ページの文書に記載) から FAX 1 件あたり 3 分未満に短縮し、負担をさらに軽減しています。

このケーススタディの病院は 537 床あり、バージニア州アーリントンにあります。ここはレベル 2 外傷センターであり、年間 60,000 ～ 65,000 人の ER 患者を診察しています。

Czelusniak 氏は、FAX の量が急増するにつれて、彼らが使用していた完全に手動のファイリング システムがいかに圧倒されたかを説明します。デジタル接続がない中で、より多くの情報共有を求める政府の規制により、FAX が氾濫しました。

受信ファックスごとに、適切な患者記録の適切な場所にファックスを挿入することと、適切な医師に通知することという 2 つのタスクを実行する必要があります。古いシステムではどちらのタスクも脅威にさらされていました。

FAX ごとに、スタッフ担当者が FAX を適切にファイルするために必要な情報を抽出する必要がありました。手動プロセスでは、FAX が Epic EHR に送信される前に文書管理システムを使用していました。システム間の切り替え中、スタッフ担当者は転送の途中で数分間待機する必要がありました。当然のことながら、スタッフ担当者はプロセスを完了するのを忘れたり、ファックスがどの患者をカバーしていたかを忘れたりすることがよくあります。

医師への情報提供が遅れることはよくあり、最大で 3 週間かかることもありました。多くの場合、医師が文書を受け取る前に、患者が MyChart ポータルで文書を閲覧していました。

Vyne Medical が機械学習および自動化テクノロジーを適用するために導入されたとき、徹底的な実験期間が続きました。 100 種類の異なる文書を認識する必要がありました。この取り組みには幅広いスタッフが参加し、その 29 ページの文書は自動化が必要なワークフローを説明するのに非常に貴重であることが判明しました。

一部の文書は依然として手書きで表示されますが、ホスキンス氏はシステムを改良して、手書きテキストを 82 ～ 85% の精度で認識できるようになったと述べています。

人間はより優れた識別スキルを持っているため、正確性を確保し、より迅速な患者ケアを提供するには、プロセス内で人間による検証が必要になる場合があります。 Vyne Medical の経験では、ID などの一部の単純な種類の文書の提出は完全に自動化できますが、患者に重大な影響を与える臨床文書の場合は人間によるレビューが必要です。しかし、同社のシステムを使用すると、画面上で文書を簡単に閲覧できるようになり、患者の名前や生年月日などの重要な情報が自動的に抽出されて提出できるようになります。

Vyne Medical が外科部門を引き受けたとき、外科部門の最大の課題は手術の優先順位付けであることに気づきました。各手術文書には手術依頼の日付が含まれており、開発チームはそれを自動的に抽出し、その日付で文書を並べ替えることができるツールを作成するのにわずか 10 分しかかかりませんでした。これは外科部門にとって大きな変革でした。

新しいシステムの利点は明白でしたが、ユーザーの間ではこの変更に対する不安がありました。トレーニングは依然として必要であり、これらのスタッフの離職率は高いです。チェルスニアクさんは辛抱強く、スタッフに自分たちがどれだけ遠くまで来たかを思い出させ続けました。

この自動化の取り組み中に、Czelusniak 氏は依然として紙の FAX を受信している部門を発見しましたが、そのプロセスさえも Vyne Medical によって修正されました。

一般的に事務職は自動化の機が熟している、とホスキンス氏は言う。データ入力の仕事では、雇用と維持が困難です。自動化は複雑な技術プロジェクトですが、最終的にはコストを節約できます。

VHC Health の次のステップは、より多くの文書を自動化し、さらに多くの部門を追加し、医師がファックスで送信されたフォームを印刷して再スキャンすることなく署名できるようにすることです。 Vyne Medical は、より高度な自動化を可能にするため、2026 年に生成 AI を実装する予定です。詳細については、VHC Health および Vyne Medical へのインタビューをご覧ください。

VHC ヘルスについて詳しくは、次をご覧ください。 https://www.vhchealth.org/

Vyne Medical について詳しくは、こちらをご覧ください。 https://vynemedical.com/

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