CBCの報道を受けて、IRCCは非活動職員のIDへの移民申請の割り当てを停止した。

CBCの調査で数千件の移民申請が数百人の元職員のIDと仮コードに割り当てられていたことが明らかになったことを受けて、連邦政府は大規模な調査を実施し、何も「忘れ去られていない」ことを確実にするために世界的な申請システムを整理したとCBCニュースが入手した。

現在、カナダ移民・難民・市民権省（IRCC）はCBCニュースに対し、「書類が見落とされないよう」、活動していない職員のIDを申請書類の仮想保管箱として使用する長年の慣行を終了したと語った。

2022年12月12日、 CBCは、IRCCが数万件の申請を「非アクティブユーザー」に割り当てていると最初に報じた。 市民権および移民申請の処理に使用されるグローバルケース管理システム（GCMS）で。

データによれば、その年の2月には、59,456件の「オープン、保留中、または再開」の申請が、プレースホルダーと元従業員の混合を表す779のコードに割り当てられており、その中には最後にログインしてファイルを処理したのは10年以上前の人もいた。

当初、期限までにCBCに回答できなかったIRCCは、記事の公開後に、非アクティブなユーザーのコードを利用して、次の処理段階に向けて申請書を整理し保留していたと説明した。また、IRCCは、CBCが入手したデータは複雑なシステムのほんの一例に過ぎないと述べた。

新たな詳細が明らかになる

その記事が発表されてからほぼ2年後、そしてCBCが文書を要求してから1年半後、IRCCはついに、より詳細な情報を含む情報公開要求書を公開した。

当時、当局は応募書類が「宙ぶらりん」状態にあったことは一度もないと否定していたが、CBCが入手した電子メールによると、退職した従業員に関係する応募書類の一部は、CBCの報道から数週間後に現役従業員に再割り当てされていた。

懸念されるのは、非アクティブなユーザーと失われた可能性のあるファイルです。– IRCC内部メール

また、スタッフは自社のファイル管理システムの効率性にも疑問を抱いていたようだ。

“それ[‘s] 「内部的には問題ありませんが、これ以上の監視は避けたいのです」と、これらのコードの使用を懸念事項として報告した IRCC の従業員からのメールには書かれている。

押された CBCが最初にこのニュースを報道した後、議会で 当時の移民大臣ショーン・フレイザー氏は「存在しない職員が書類を所持しているという主張は明らかに誤りだ」と述べた。

技術説明会で 数日後にCBCに提供されたIRCCの職員は、当初の記事の前提は「本質的に虚偽」であると再度主張し、申請が忘れ去られたことはなかったと述べた。

「プロセスのどの段階でも、ファイルは放置されない」と当局者は2022年12月15日に電話で述べた。

しかし、電子メールによると、同日、IRCCの次官補のオフィスが、CBCが公開したリストを確認するよう、ネットワーク全体のタスクを処理オフィスに発行したという。

上級顧問は、非アクティブなユーザーに割り当てられたすべてのファイルが実際に処理されていることを確認し、それらの ID にファイルを割り当てたままにしておくことが「依然として意味がある」ことを確認するようチームに依頼しました。

「目的は、すべてのファイルが正しい順序で処理され、順調に進んでいることを確認すること（そして、誰も監視していないユーザーIDに割り当てられたままになっているために忘れ去られないようにすること）でした」とアドバイザーは後に別の電子メールで説明した。

「懸念されるのは、非アクティブなユーザーと失われた可能性のあるファイルだ」と別の職員はチームに説明した。

ファイルの再割り当て、ID の「無効化」

いくつかのチームは、CBC の報告の数日後に、一部のアプリケーションを再割り当てし、一部の休眠ユーザー ID を「非アクティブ化」したと報告しました。

例えば、IRCCのオンタリオ州ウィンザー事務所は、2022年初頭に「退職した従業員に割り当てられた」未処理の市民権申請を1件発見した。

「この申請は現在のレベル2の意思決定者に再割り当てされました」とメールには書かれている。

ハミルトンとナイアガラのチームは、未解決のケース 1 件が「現在、アクティブなユーザーに割り当てられている」と述べた。

オタワ事務所は、「もう働いていない従業員を削除するためにリストを更新する」と述べ、「報告書で特定された5人に焦点を当てるが、2022年には他の退職者に対しても積極的に行動する」と述べた。

別のオフィスでは、スタッフがファイルを「確認して修正」していました。

「非アクティブなユーザーIDに割り当てられたすべてのものは確認され、再割り当てされました」と彼らは書いている。「今後数週間で処理し、修正する予定です。」

作業員らはまた、矛盾点も発見し、キャンセルされたか、「適切に締め切られていない」、あるいは誤って割り当てられたと思われる申請をいくつか報告した。

「私には、それは意味をなさない」と、ある上級顧問は、なぜファイルがノバスコシア州シドニーのオフィスに「まだ置いてある」のに、別のチームの作業員に割り当てられているのかと疑問を呈した。

「これらのユーザーIDについてはどうすればいいでしょうか？」と別の従業員が尋ねました。

また、いくつかの「ゴースト」アプリケーションも発見されました。

「ざっと見たところ、これらの多くはさまざまな理由で取り残されたゴーストアプリであると思われますが、これらのアプリを見直して、何らかの理由で失われたアプリがないことを確認したいと考えています」と電子メールには書かれている。

スタッフ質問システム

IRCC のスタッフや一部のリーダーたちも、ファイル管理システムが意味をなすものなのかどうか疑問視し、ある人は「なぜ古い従業員コードを使っているのか」と質問した。

IRCCのIT運用担当局長は、「なぜ古い従業員コードを使用しているかについてはコメントできませんが、受け取った情報は正確であると確信しています」と答えた。

しかし、一部のチームは2022年10月という早い段階ですでにこの問題を指摘しており、GCMSチームに「個人コード」をプレースホルダーとして使用する代わりに汎用ビンを作成するように依頼していました。

「これらのコードを作成し、使用できるように有効化するようGCMSに圧力をかける必要がある」と、編集された11月の電子メールの一部には書かれている。

そのスタッフは、プレースホルダー ビンとして使用されるコードが「現在の」従業員からのものであることを確認するための回避策として、自らのユーザー ID を自発的に提供しました。

CBCのオリジナル記事が掲載された後、アシスタントディレクターは以前の電子メールのやり取りにフラグを立て、「作業負荷管理のさらなる徹底」を示唆した。

上級顧問はその後、IRCCが2023年に「プロジェクト」に着手し、「このような質問や混乱が再び発生するのを防ぐため、非アクティブなユーザーIDを全員から外し、汎用ビンに切り替える」ことを提案した。

当局はまた、ITチームがシステムを「定期的に」「クリーニング」していたかどうかも疑問視した。当初、IT運用部長ですら、こうした質問に対する答えがわからなかった。

「私たちは、 [the operations team] 「（私の記憶が正しければ）」とIT担当者は2022年12月12日の電子メールで述べた。「数年前にこのプロセスを含む監査があったことを覚えています。受信トレイを確認しています。」

オペレーション担当者は後に、ITは「[s] プロセスが実施されていることを示しているが、それが遵守されているかどうかは確実には言えない」

IRCCは非アクティブなIDを使用しなくなりました

IRCCは、この新たな情報について議論するためのCBCからのインタビュー要請を拒否した。

同省は電子メールで、CBCの報道から4か月後、つまり2023年4月から5月の間に、処理システムを通過する申請書を整理するために「汎用ID」を使用するよう移行したことを明らかにした。

IRCCは、125の新しい汎用IDを作成し、必要に応じてさらに追加する予定だと述べた。

「非アクティブな可能性のあるすべてのユーザーIDは、新たに設立された汎用責任センター（RC）IDに体系的に再割り当てされました」とIRCCは金曜日に発表した。

「これにより、警官が突然不在になったり、退職したりしても、ファイルが見落とされることがなくなります。」

一方、永住権（PR）申請者は CBCによる最初の記事のインタビュー 彼らは、PR が発行されてからわずか 4 か月後に PR を受け取ったと述べています。

「[It’s] 「少しがっかりしました」と、当時コードRA9519に割り当てられていたアンドレア・ボーテさんは語った。

メールによると、RA9519 は、ファイルが誤ってシドニー (ノバスコシア州) のオフィスの所有物としてリストされていた 7 つの ID のうちの 1 つでした。その後、レビュー中に正しいチームに転送されました。

「これがさらに良い改革につながることを期待している。受動的ではなく、より積極的にこれらの問題を解決していくことを望んでいる」とボート氏は木曜日に語った。

IRCCのシステムの不透明性について警鐘を鳴らしてきた移民弁護士ジェイミー・リュー氏は、たとえメディアの注目に反応したものだったとしても、同省がファイルを調べたのは良いことだと述べた。

「そうは言っても、政府が今何をしているのかもっと透明性を高めてくれると素晴らしいと思う… [latest] 情報は、 [access to information] 「要請だ」とリュー氏は語った。

「これらのファイルの背後には実在の人物がいる」とリュー氏は官僚らに思い出させた。「人々の命が危険にさらされており、 [their] 将来と計画。」