2022 年 9 月の発効以来、個人情報の保護に関する法規定を近代化する法律 (法案 25) は、媒体や保管場所に関係なく、民間企業が保有する個人情報、または第三者が保管する個人情報を保護することを義務付けています。
提案されたソリューションはサイバー攻撃に対抗することを目的としています。政府の援助とアドバイザーはどちらも、サイバーセキュリティを促進するシステムの導入に焦点を当てています。これらのソリューションは、これらの環境で生まれる新しい情報を適合させることを目的としています。既存の文書や紙文書の保護のために想定されているソリューションが優先されていないように見えます。
ルイーズ・トレンブレイ、情報科学の修士号を卒業。モントリオール大学と彼の研究チームは、セミアクティブ文書、より具体的には会計、人事、法的文書の管理慣行（保管、識別と追跡、破棄）を理解するために、法案25の対象となるケベック州の企業を調査しました。得られた 94 件の回答により、概要を描くことができました。
検索結果
- 企業の個人情報保護の責任者は、一般に、アーカイブ ツールが構築される概念に精通しています。しかし、彼らが保護しなければならない文書の性質を理解しているかどうかは明らかではありません。
- 回答者の 92% が個人情報を含む文書を追跡できると回答していますが、それらを区別できると回答したのは 66% のみです。
- 71% が管理文書を紙の形式で会社の敷地内に保管しています。サードパーティの倉庫を使用している企業はほとんどありません。
- 現場に保管されている紙文書の 80% は南京錠または錠前で保護されています。 7.5% が不正アクセスの試みを報告しました。
- 67% は紙の文書に破棄日を割り当てていません。税務調査に備えて書類を保管しなければならないことは誰もが知っていますが、多くの人はファイルを 6 年間ではなく 7 年間保管しなければならないと誤解しています。
- デジタル データを保存している回答者の 49% がサードパーティの IT サービスを利用しています。クラウド コンピューティングを使用している人の半数は、データがケベック州でホストされていると認めています。
- ビジネスで使用できなくなったセミアクティブなデジタル データを破棄するのは 47% のみです。 18% はこのデータを破壊しませんでした。
ディスカッション
- 法律第 25 号は、企業に個人情報保護ポリシーをウェブサイトで公開することを義務付けています。しかし、法律の施行から 2 年以上が経過した現在でも、ウェブサイトを運営している企業の 40% 近くがこのポリシーを表示していません。
- 特定の慣行は、個人情報の保護にリスクをもたらします。
- 南京錠や錠前による固定は簡単に回避できるため、不十分であると考えられます。
- 給与報告書を組織のサーバーに保存しないと、情報損失のリスクに加えて、文書を保存するという納税義務に違反する可能性があります。
- 中小企業はデジタル情報の管理に関してよりリスクの高い慣行を行っているようであり、他の企業を汚染する可能性のあるサイバー攻撃の主な標的となっています。
- 回答者の約半数は、会社で必要がなくなった文書は破棄すると回答しています。ただし、必要以上に文書を保管すると、機密保持違反のリスクが高まります。
- 情報アクセス委員会 (CAI) が下した最近の決定を読むと、採用プロセス中の心理測定テストの結果、統計データ、電子メール、応募者と間接的に関係のある文書、音声録音などの文書が、特に機密内容を含む文書とみなされる可能性があることがわかります。
- 法案 25 の要件を満たすために、CAI は個人情報を含む文書の記録を保管することを推奨します。回答者の 3 分の 1 以上が作成しておらず、明確なガイドラインがないため、企業が文書をどのように在庫管理するかについて疑問が生じています。
- アーキビストは、ドキュメント管理ツールの導入においてマネージャーをサポートできます。熟考のための 1 つの方法は、アーカイブの教育を管理学校に組み込むことです。
この研究は、ケベック州の企業における半アクティブな行政文書の保存慣行に光を当てました。ルイーズ氏とそのチームによると、アーカイブ ツールは法律 25 の要件を満たすのに役立ち、企業の管理者や文書保存の責任者に教える価値があるとのことです。
概要全文を読むことができます イチ。
#法則 #情報科学の修士号の一環としての研究プロジェクト