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自動化を使用してGmailを改善する方法は次のとおりです

Gmailは最も人気のあるものの1つです 電子メールプロバイダー 世界のオプション - 最後の大きなカウントでは、世界中に25億人のアクティブなGmailユーザーがいました。私はそれらのユーザーの1人であり、個人およびビジネスアカウントを持っています。2人の間では、おそらく毎日少なくとも150通のメールを受け取っていますが、そのほとんどは重要ではありません。6か月前、「良い」と「悪い」電子メールを分離するために、Gmailの受信トレイをクリアするために自動化を使用し始めました。 あなたは好きかもしれません 自動化を使用することで、毎日数分を消費していた繰り返しのタスクを排除し、組織を改善しました。また、ストレスを下げることもできました。これはおそらく最も重要な利点です。単一のソリューションを検索するのではなく、Gmailのネイティブ機能を使用して戦略的なサードパーティツールを使用して包括的なシステムを実装しました。これが私の青写真です：私のシステムの基礎は、Gmailの強力なフィルタリング機能に依存しており、高度に組織化された受信トレイを可能にします。TechRadar Pro Newsletterにサインアップして、ビジネスが成功するために必要なすべてのニュース、意見、機能、およびガイダンスを取得してください！送信者タイプごとに電子メールを自動的にソートするフィルターを作成し、色分けされたラベルを適用して、仕事関連、個人、プロモーションなどのさまざまなカテゴリのメッセージを視覚的に区別しています。この方法は、非緊急の通信のために受信トレイをスキップするだけでなく、日常の通知を自動的にアーカイブして、受信トレイをクラッターフリーに保ちます。受信トレイを1週間監査した後、メッセージのパターンを特定したため、送信者ドメインと件名のキーワードに基づいてフィルターが作成されました。このカスタマイズされたアプローチにより、重要な電子メールが優先されることが保証されます。Gmailの組み込みテンプレート機能は非常に貴重であり、スケジューリング、プロジェクトの更新、カスタマーサービスの問い合わせなど、一般的なシナリオにすばやく応答することができます。さらに、Gmailの検索演算子を効果的に使用することを学び、特定のメッセージの検索に費やす時間を大幅に短縮しました。私の最もよく使用されているオペレーターの一部には、次のものが含まれます。`From：名前「特定の送信者からのメッセージを見つける`持っている：添付ファイル`ファイル付きのメールを見つける`後：2025/01/01前：2025/02/01`特定の時間枠からメッセージを見つける`IS：未読ラベル：重要です`未読の優先メッセージを見つける最後に、キーボードショートカットを利用しています。その結果、私の電子メールプロセスは大幅に増加しており、毎日のルーチンから無数のマウスクリックを排除しました。私のワークフローで最も価値のあるショートカットは次のとおりです。`c「新しいメッセージを作成する`r`返信`f「転送する`e「アーカイブに`＃`削除します`/「検索する`k`そして`j`メッセージ間でナビゲートしますGmailのネイティブ機能は強力ですが、Boomerang、TextExpander、Todoistの3つの追加ツールで途方もない価値があることがわかりました。ブーメラン（画像クレジット：Boomerang）ブーメラン 私のGmailワークフローの絶対的なゲームチェンジャーでした！ 「リターンリターン」機能により、受信トレイ管理が変換されました。私の受信トレイは、すぐに行動することができなかったが忘れたくなかったメッセージで散らかっていました。応答追跡により、厄介なフォローアップの状況から数え切れないほどの状況から救われました。先週、私は仕事のための時間に敏感な提案を送り、2日以内に返信しなかったかどうかを思い出させるためにBoomerangを設定しました。リマインダーが表示されたとき、私は穏やかなフォローアップを送りました。また、回答可能な機能に恋をしました。昨日重要なピッチを起草したとき、AIは私の件名を微調整し、数文を短くすることを提案しました。結果の電子メールはすぐに応答しました！私のチームミーティングもスケジュールが簡単です。ワンクリックミーティングツールを使用して、機能する時間を見つけようとする無限の前後の電子メールを排除しました。これらの機能は、少なくとも5時間の時間を節約し、私のコミュニケーションをより組織的で専門的に感じさせます。テキストエキスパンダー方法は信じられません テキストエキスパンダー 私の毎日のコミュニケーションに革命をもたらしました！何年もの間、私は同じ応答をコピーして貼り付けたり、クライアントに同一の説明を入力したりしていました。今、私はスニペットの個人的なライブラリを構築し、毎週私を節約しています。ちょうど昨日、私は「感謝」を入力し、すべての連絡先の詳細を含む完全にフォーマットされた感謝のメールを即座に拡張しました。カスタマイズオプションは、私のワークフローのためにゲームを変化させています。プロジェクト提案のためにスニペットを作成しました。 「提案」と入力すると、パーソナライズする必要がある領域に自動的にジャンプするカーソル位置を備えた標準テンプレートを挿入します。また、クライアント名とプロジェクトの詳細のためのフィールドフィールドを備えたスニペットをセットアップしました。プラットフォーム全体の汎用性は、最も重要な驚きの利点でした。私はどこでもTextExpanderを使用しています - もちろん、私のメールでは、もちろん、契約を起草するとき、チームのスラックチャネルで、そして外出先でクライアントに応答するときさえも言葉でも使用しています。ブラウザウィンドウでトリガーできるソーシャルメディアの投稿用のスニペットを作成しました。正直なところ、私はそれなしで働くことに戻ることを想像することはできません - テキストエクスパンは朝のコーヒーと同じくらい私のワークフローに不可欠になっています！Todoist Gmail統合（画像クレジット：トドリスト）発見してから電子メール管理を完全に変換しました Todoist Gmail統合。以前は、受信トレイとタスクマネージャーを常に切り替え、貴重な時間を無駄にし、しばしば重要なフォローアップを見逃していました。今、私はそのギャップを完全に埋めました - クライアントの電子メールが毎朝私の受信トレイをあふれさせるとき、私は2回のクリックで実行可能なアイテムをタスクに変換します。各タスクには、元のメールへのリンクが自動的に含まれています。これは、後でコンテキストが必要な場合に命の恩人です。主にラップトップから作業しているため、ワークスペースアドオンではなくクロム拡張機能をインストールしました。ワークフローにシームレスに統合されています。私が最も気に入っているのは、Gmailを離れることなく、タスクを追跡、優先順位付け、完了する方法です。緊急のクライアントリクエストのために、私は緊急のクライアントリクエストの優先順位フラグと特定の期日を追加します。私のチームもそれを受け入れました - 同僚に属するプロジェクトリクエストを受け取ったとき、私はそれらを受信トレイから直接割り当て、明確なメモを追加し、Todoistの進捗を追跡できます。デバイス全体でリアルタイムの同期は、通勤中または会議中にタブレットから携帯電話からフォローアップを管理できることを意味します。このシステムを実装して以来、私の仕事はかなり組織化されていると感じています。 「その重要な電子メールに返信するのを忘れていた」という瞬間をパニックに陥れ、受信トレイを常に管理するのではなく、実際の作業に焦点を当てています。手動でタスクを作成しないことから節約された時間はかなりのものであり、おそらく毎日1時間節約できます。電子メールの過負荷を定期的に扱っている私のような人にとって、この統合は、集中し続け、亀裂の中を重要なスリップを確保するために必死に必要な合理化されたソリューションでした。ゆっくりとしてください結論：Gmail Automationに飛び込む前に測定されたアプローチをとることは、生産性とデジタル幸福に非常に役立ちます！ゆっくりと開始すると、メールの習慣を実際に知り、本当に自動化する必要があるものを発見します。さらに、物事をシンプルで管理しやすくします。 #自動化を使用してGmailを改善する方法は次のとおりです