職場にお弁当箱を持っていきましょう。
このようなフレーズは、企業のオフィスについて何年もの間取り沙汰されてきました。これらは、勤勉なブルーカラーの仕事への取り組み方、つまり、その人が仕事で忙しくてランチに出かける時間がないことを象徴することを意図しています。
それは何も悪いことではありませんが、リモートワークの増加により、おそらくその慣用句を別のもので更新する時期が来たのでしょう…これについては後で戻りましょう。
さらに差し迫ったニュースとして、コロナウイルスのパンデミックの発生は悲劇的かつ深刻です。私たちはこの状況を軽視したり、それを表面的に有利に利用したりするつもりはありません。
しかし、企業の観点から見ると、この予期せぬ緊急事態は、多くの企業が、従業員がオフィスに出社できなくなった場合に事業を継続することによる経済的影響に対処する準備がひどく整っていないことを示しています。
これは衝撃的な投稿ではありません。
衝撃的な投稿は、オフィスに手指消毒剤を備蓄し、401,000 を現金化し、防空壕を建設することを奨励するでしょう。
むしろ、この投稿は、現代の労働力におけるリモートワークの可能性について警鐘を鳴らすことを目的としています。長期にわたる緊急事態が発生した場合に、請求書の支払い機能など、ビジネスを前進し続けるためのツールを備えていますか?
現在の AP のワークフロー、スタッフの責任、部門階層を検討し、その一部をクラウドに移行するという情報に基づいた決定を下すことを検討してください。クラウドでは、インターネット接続があればどこからでも作業を完了できます。
AP 業界の最新トレンドに詳しくない場合のために、最新情報をご紹介します。
買掛金の自動化により、リモート AP チームとその内部構成員は、実際にオフィスにいる必要がなく、請求書処理の責任を効果的に実行できるようになります。
この投稿では、リモートワークの利点、リモートワークの実行可能性について現在の環境を評価する方法、AP 自動化により企業が分散した労働力を通じてどのようにして支払いをシームレスに実行できるかについて説明します。
始めましょう。
リモートワークのメリット
前述したように、米国ではリモートワークが増加しています。
過去 10 年間で、リモートで働く習慣は 91% 増加しました。 2015 年には、米国の労働者 390 万人がオフィスの外で働いていたと報告されており、その数は最大 470 万人に達し、人口の 3.4% に相当します (フレックスジョブ）。
それはなぜですか？
ここでは、分散した労働力に関連するさまざまな利点のいくつかを簡単に見ていきます。
感染症の蔓延を制限する
新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) に関する絶え間ない報道について私たちが何かを学んだとすれば、際立っていることが 2 つあります。
- コミュニティの集会が行われるエリアでは、ウイルスの蔓延が増加する可能性があります。
- 社会的距離を保つことは、地域社会への感染拡大を制限するのに大きな効果をもたらす可能性があるため、在宅勤務に利用できるツールがある場合はそうすべきです。
スポーツ イベント、会議、教会の集会、学校の授業、そしてもちろんオフィス環境はすべてウイルスの蔓延に寄与する可能性があります。
ウイルス感染の連鎖を断ち切る最も直接的な方法は、人との交流や人が集まる環境を止めることです。
私たちは決して医療の専門家ではありませんが、完全に分散された労働力は、少なくとも働いている間は感染症の蔓延に寄与する可能性がはるかに低いことを説明するために、ここで大胆な行動をとります。
リモートワークで生産性が向上
おそらく多くの企業がリモートワーク方針を採用する際に抱く最大の懸念は生産性です。スタッフの姿が物理的に見えない場合、どうやって彼らの生産性を管理できるのでしょうか?
結局のところ、この懸念には現実にはまったく根拠がありません。
実際、ある調査によると、 IWG「85% の企業が、柔軟性の向上によりビジネスの生産性が向上したと認めています。」
Slack や Stride から Microsoft Teams や Google Hangouts まで、チームがリアルタイムでつながり続けるのに役立つツールやプロセスがたくさんありますので、お好きなものを選んでください。各ツールにより、従業員は次のような現実世界の可用性を模倣したステータスを設定できます。 外出中、会議中、邪魔しないでください、など。
次。
従業員は時間と場所にある程度の柔軟性を求めている
必ずしも画期的なニュースというわけではありませんが、労働者は、子どもの学校への送り迎えや子供の世話など、自分たちの生活に欠かせない他の仕事や用事をこなすために、「9時から5時まで」の自宅にちょっとした小刻みなスペースがあれば絶対に喜ぶはずです。家族、またはその他の時間や場所に依存する義務の管理。
そしてこの欲求はますます大きくなっています。
米国の労働者の 80% は、次のような選択肢がなければ仕事を断るだろうと述べています。 リモートワーク、そして別の 勉強、75% 以上がスタッフを維持するための (給与以外の) 最も効果的な方法としてリモートワークを挙げています。競争の激しい採用環境では、この特典を提供するメリットがデメリットをはるかに上回ります。
リモートワークは考え方を「そこにいる」から「完了する」に変える
人材とプロジェクトのマネージャーとして、どちらを望んでいますか?
- 予約した会議室への予定外の社交訪問による割り込みを従業員がバタバタと乗り越え、人々が屋外で電話に出たり（さらに気が散ってしまう）、あるいはソリティアをしながらメールを送っているだけの従業員もいる。
- プロジェクトは予定通り、予算内に完了しました。
これは非常に明白なので、次の質問に進みましょう。
あなたの AP 部門はリモートワークの準備ができていますか?
現在の AP のワークフローと手順を評価する方法
コロナウイルスなどのパンデミックや自然災害に対するフェイルセーフとして、職場を完全または部分的にリモート化するという考えに夢中になっている場合、最初に行う必要があるのは、現在のワークフロー全体を計画することです。
こうすることで、どのプロセスがデジタルでどのプロセスがアナログであるかを知ることができます。
買掛金ワークフローを順番にマッピングする方法:
- 請求書はどのようにしてオフィスに届きますか (郵便、電子メール、システム化)?
- 請求書のデータはどのように取得されますか?
- そのデータはどのようにコード化されているのでしょうか?
- 請求書は承認のためにどのように送信されますか?
- 請求書はどのように確認されるのでしょうか?
- 請求書はどのように承認されるのでしょうか?
- 請求書の最終承認はどのように行われますか?
- 請求書はどのようにして支払いシステムに送信されますか?
プロセスは異なるかもしれませんが、アイデアは理解できます。
最初のステップは、プロセスの各ステップを「デジタル」または「アナログ」としてラベル付けすることです。
ワークフローにアナログ手順 (紙の請求書のスキャンなど) がある場合は、最初にそれらの手順に対処する必要があります。
次に、各ステップに誰が関与するかを計画します。もちろん、これは承認プロセスの観点から大きく異なる可能性があるため、特に AP 部門の外にいる場合は、名前の代わりにプレースホルダーを自由に使用してください。これらの人々がどのようにコミュニケーションを取り、文書をやり取りしているかを調べてください。
最後に、会社の検証ポリシー、請求書の検証と照合にどのような種類の文書 (発注書など) が必要か、を確認します。
ここまでで、社内でデータとドキュメントがどのように流れているかをかなり理解できたはずです。おそらく、合理化できる可能性のあるいくつかの領域をすでに見つけているでしょう。
ここが楽しいところです:
デジタル、クラウドベース、リモートで実行、制御される AP 部門を夢見ていた方のために、Stampli AP 自動化プラットフォームを使用してそれらの夢を実現する方法についてのヒントを今日からいくつかご紹介します。
Stampli の AP オートメーションでビートを逃すことはありません
物理的にオフィスにいなくてもタスクを正常に完了するために必要なツールをチームに提供できなければ、リモート ワーク ポリシーを作成することはできず、ましてやリモート AP 部門を構築することもできません。
ここでは、AP リーダーがチーム メンバーのリモート勤務オプションを有効にするのに役立ついくつかの優れた機能を紹介します。
迅速な実装
Stampli は、 既存 会計システムと請求書のプロセスをマッピングしたすべてのプロセスを引き続き使用できますが、デジタル化され自動化されるだけです。 Stampli は、デジタル化で最も支援が必要な領域を埋めることができ、将来の変更にも簡単に対応できます。
何よりも、Stampli は長時間の実装や広範なトレーニングを必要としません。 実際、数か月ではなく数週間で稼働を開始できます。成長に合わせて新しい AP 自動化が拡張されるため、請求書プロセスを適切な場所に維持できます。
コラボレーションハブ
Stampli に請求書が到着すると、スタッフ間で紙をやり取りする必要はありません。 Stampli AP 自動化プラットフォームは、請求書の通信とアクティビティを請求書に直接送信、追跡、表示できる中央リポジトリです。
請求書を紛失したり置き忘れたりして、机の引き出しや電子メールのスパムフィルターのどこかに放置される必要はもうありません。また、プラットフォームはクラウドでホストされているため、従業員はインターネット接続があればどこからでもシステムにアクセスできます。
ユーザーの委任
リモート チームの最も重要な側面は、何といっても説明責任です。タスクが時間通りに完了しない場合、厳しい言葉のメールでは、直接のパフォーマンス評価ほどの効果はありません。
ただし、Stampli では、ユーザー委任機能を通じて説明責任がシステムに組み込まれています。システム管理者は、誰かが自己負担がない場合（休暇中、病気、クルーズ船で立ち往生している、海軍基地で隔離されているなど）、承認者を変更できます。これにより、ソフトウェアの実装中に 1 回だけ構成される厳格なワークフローに固定されるのではなく、柔軟性が確保され、将来のルールや権限の変更が非常に簡単になります。
これにより、処理の遅延を最小限に抑えることができます。
APステータスの完全な可視性
あなたの組織では、CFO とコントローラー、または同様の役割の間で定期的な会議が行われていますか?多くの企業ではこの種の会議を行っていますが、その理由は、CFO が買掛金が組織のリアルタイムの財務状況にどのように適合するかを理解するためです。
しかし、会議の唯一の理由が AP レポートを通じて情報を提供することである場合、オンライン ダッシュボードと連携して、1 日のその時間を自分自身に取り戻してみてはいかがでしょうか。 Stampli を使用すると、高度な検索、レポート、管理ダッシュボードを使用して、請求書のステータスと指標を 365 度可視化できます。
スマート AP 処理
おそらく、より多くの作業をリモートで実行するための最も効果的な方法は、他の方法よりも高性能な AP 請求書管理システムを使用することです。
当社の AI である Billy the Bot は、非常に効率的なリモート ワーカーの典型的な例です。もちろん、Billy は人間ですらなく、機械学習と人工知能を備えた AP ヘルパーです。
したがって、ビリーは実在の人物ではないかもしれませんが、AP プロセスへの貢献は確かに実在します。 Billy ができることの例をいくつか示します。
- 請求書のキャプチャとコーディングを自動化する
- エラーを見つけて矛盾を認識する方法を学びます
- 潜在的なエラーにフラグを立てて、適切なチームメンバーに警告します
- 今後の締め切りについてリマインダーを送信する
レポートに関して言えば、準備を整えておけば「準備をする」必要はありません。
AP チームがリモートで作業できるようにする準備はできていますか?
繰り返しになりますが、コロナウイルスのパンデミックを軽視するわけではありませんが、この緊急事態は、企業が極限状況にどのように備える必要があるかを示す代表的な例です。適切なツールとシステムが導入されていれば、サービスを中断することなく、より適切に対応できるようになります。
また、緊急事態とは別に、従業員に大きな特典を提供したり、「席を暖める」考え方からプロジェクトの考え方に移行したり、場合によってはオフィス スペースの費用を節約したりすることもできます。
AP チームのリモート作業を可能にするために AP 自動化がどのように役立つかについて話す準備ができている場合は、お問い合わせください。
#コロナウイルスはリモートアカウントの買掛機能に対する警鐘です