例外による管理: その利点と欠点

「何か問題がない限り、私に迷惑をかける必要はありません。」

この声明はその背後にある哲学を体現しています 例外による管理、従業員が日常業務を担当することを奨励する、手を使わない管理戦略です。

このモデルでは、チーム メンバーは、何か異常なことが発生した場合にのみ経営陣に連絡する必要があります。 例外、 偏差、 そして 差異。

ただし、マネージャーのドアをノックする必要があるのは、既存のルールまたは標準に例外がある場合のみです。

たとえば、作業員とその監督者で構成される組立ラインを想像してください。機器が動作し、全員が自分のタスクを完了すれば、上司に連絡する必要はありません。

重要な機器に障害が発生し、業務全体が停止した場合は、管理者に通知する必要があります。

上層部が問題を解決すると、組み立てラインは通常に戻り、労働者は現状維持に戻ります。

例外による管理は、時間を節約し、効率を向上させ、正規従業員の自律性を促進するため、人気のあるモデルです。

これはプロジェクト管理や財務プロジェクトでよく使われる選択肢ですが、マネージャーの中にはこれを頼りになる管理スタイルとして使用する人もいます。

この記事では、例外による管理の利点と潜在的な欠点について詳しく説明しますので、それが自分にとって適切なモデルであるかどうかを判断するために注目してください。

例外による管理の仕組み

例外による管理 (MBE) は、利用可能な無数の管理モデルの中で、より手間のかからないものです。

下位レベルのマネージャー、上級マネージャー、および幹部は、現状に混乱が生じた場合にのみ従業員から連絡を受けます。

こうした標準からの逸脱を除けば、従業員は自らの判断でタスクを完了し、パフォーマンスを監視する必要があります。

その結果、例外管理は従業員への信頼が高いモデルとなります。従業員は日常業務の実行方法を正確に知っていることが期待されているため、管理者の介入が必要になるのは、予期せぬ事態が発生した場合のみです。

高い生産性を引き出すモデルでもあります。

それはどうですか？

それは、従業員が次のようなことをするために自分の業務から強制的に離れさせられることがないからです。

1. 定例会議に出席する
2. 特定のタスクを完了するために許可を求める
3. 「毎日の要約」メールをスーパーバイザーに送信する
4. 定期的に 1 対 1 のパフォーマンス ミーティングに参加する

これにより、従業員は多くの時間を解放され、より多くの作業を行えるようになります。同様に、マネージャーはスタッフの「子守」をする必要がなくなり、時間を解放できます。 MBE 企業では、マネージャーはスタッフの管理ではなく、会社の成長と発展にほとんどの時間を集中します。

ここでは、例外原則による主な管理を見ていきます。

原則 1: 従業員が従うべき明確な基準を設定する

MBE は、透明性のあるビジネス プロセス、従業員の意思決定、問題解決、パフォーマンス基準を確立します。

言い換えれば、スタッフの現状を確立していることになります。あなたの基準は、従業員がパフォーマンスを評価するために使用するベンチマークになります。

従業員は次のことを知っておく必要があります。

• どのタスクをいつ実行する必要があるか
• 顧客からの苦情やその他の小さな問題に対処する方法
• 彼らのスケジュール
• 同僚間の些細な争いを解決する方法
• さまざまな種類のタスクの優先度レベル

基準をより詳細に設定すればするほど、従業員が物事をスムーズに進めることが容易になります。

従業員はいつ誰に連絡すればよいかを知っておく必要があります 重大な逸脱 ワークフローが存在します。

このため、 リーダーシップ 階層 逸脱または差異が発生した場合に従業員が連絡すべき担当者。

例は次のようになります。

• 軽微な問題: 従業員は直属の上司に連絡して、問題の根本原因を突き止める必要があります。
• やや深刻な問題: 従業員は、これらの逸脱について支援を求めるために上級レベルのマネージャーに連絡する必要があります。
• 非常に深刻な問題: 重大な業務上の問題については、従業員は経営陣に連絡する必要があります。

これにより、従業員は直属の上司が簡単に対処できる軽微な問題で上級管理職の時間を無駄にすることがなくなります。

原則 2: 実際のパフォーマンス指標を測定して、基準が満たされていることを確認する

MBE では他の管理スタイルに比べて分析がはるかに少なくなりますが (従業員にショーを実行させることになります)、それでもチームのパフォーマンスが水準に達していることを確認する必要があります。

これは、次のような、測定する主要なパフォーマンス指標を設定することを意味します。

• 完成・販売台数
• 不良率
• お客様の声
• 応答率
• 出席率

使用する正確な指標は、管理するビジネスの種類によって異なりますが、KPI に常に注目して、すべてが希望どおりに実行されていることを確認することが重要です。

この方法でパフォーマンスを測定するもう 1 つの利点は、 スタッフが通知することなく、差異をスポットで確認できるこれはプラスです。

原則 3: 分散分析

例外による管理とは、重大な問題に対処し、解決するかどうかは完全にリーダーシップ チーム次第であることを意味します。

最初のステップは、簡単な分析を行うことです。

特に、A) 逸脱が発生したかどうか、B) それに対して何か対処すべき点があるかどうかを判断することを目標にする必要があります。

逸脱は 1 回限りの発生である可能性があるため、解決策を実装する必要はありません。

あるいは、従業員が間違っていたのに差異が生じなかった可能性もあります。このようなシナリオでは、マネージャーは逸脱を無視し、通常どおりの仕事に戻ります。

ただし、重大な問題によって現状が崩れる場合には、是正措置を講じる必要があります。

重大な問題が特定された場合、マネージャーは、それを解決しようとするか、チェーンの上の誰かに問題を渡すかを決定する必要があります。

ここでは、リーダー階層を確立することが役立ちます。下位レベルのマネージャーは、特定の問題について経営陣の誰かに連絡する必要があるかどうかを知ることができるからです。

例外によるアクティブ管理とパッシブ管理

ほとんどの場合、MBE は消極的なアプローチを採用しますが、これが当てはまる場合はごくまれです。

例外による積極的な管理 (M.B.E.A) は、マネージャーが組織の日常業務にさらに積極的に参加できるようにすることで、モデルに刺激的なひねりを加えます。

それはMBEとは異なる経営スタイルになるのではないでしょうか？

原理は同じなので必ずしもそうとは限りません。マネージャーは従業員の支援にもっと積極的になるかもしれませんが、緊急の事態が発生するまでは基本的には手を出さないままです。

AMBE はハイブリッド アプローチです。 MBE の効率性の向上と従業員の信頼を享受しながらも、1 対 1 のチェックインと パフォーマンスレビュー。

これにより、スタッフはマネージャーとの関わりやつながりをより感じることができ、プラスの効果をもたらす可能性があります (MBE の長所と短所については後ほど詳しく説明します)。

例外による受動的管理 (MBEP) は、その名前が示すように、従業員に対して可能な限り寛容であることが求められます。

逸脱が発生しない限り、スタッフがあなたに連絡して SOP に従うことはありません (標準操作手順) ビジネスを継続するために。

MBEP は、個々のプロジェクトを管理する場合に最適に機能します。

全員が SOP とその期限を知っている限り、プロジェクトは自動的に進行します。これにより、従業員とマネージャーの両方が多くの時間を節約できます。

ただし、MBEP を組織全体に適用すると、より悪影響が生じる傾向があります。

スタッフにはさらなる指示が必要な場合があります。さらに悪いことに、監督の欠如を機会として責任を無視したり、窃盗などの違法行為に手を染めたりする可能性があります。

例外管理の利点は何ですか?

MBE は慎重に導入すれば、組織、マネージャー、従業員に大きな利益をもたらします。

MBE を使用する主な利点を次に示します。

高レベルの効率

おそらく、MBE の最大のメリットはその効率性です。従業員は日々の業務を維持し、マネージャーは成長と発展に専念します。

このモデルは無駄な時間をほとんど使わず、高レベルの効率と生産性をもたらします。

ただし、この利点を享受するには、SOP が次の条件を満たす必要があります。 気密性の高い スタッフが監督なしでビジネスを正常に運営できるようにするためです。また、差異分析と解決策の発見に優れるようにマネージャーを訓練する必要があります。

これらの要素を適切に配置すると、組織は MBE を使用して成長できます。

組織がさらに集中する必要がある場合、または繰り返しの会議、従業員の握手、マイクロマネジメントに時間を無駄にしている場合は、MBE を検討する価値があります。

従業員の強い信頼と自主性

このメリットは主に従業員に影響しますが、それでも言及する価値はあります。 MBE は従業員を信頼しており、従業員は多くの自由を享受しています。

MBE 従業員は、小切手を書いたりアクションを承認したりするための許可を常にマネージャーに求める代わりに、これらのタスクを自分で実行できます。

多くの従業員、特に細かい管理を好まない従業員は、このレベルの自主性を享受しています。

また、従業員がショーを運営するため、MBE 組織は継続的な教育と昇進の機会を提供します。従業員は、日々の業務を円滑に進めるために、他の方法では学べないタスクを学ぶことができ、スキルセットの幅を広げることができます。

MBE は従業員に明確な優先順位を設定します

もう 1 つの利点は、MBE が従業員に特定のタスクの優先順位を教える方法です。詳細な SOP 文書を設定すると、従業員はどのタスクが優先され、どのタスクを待ってもよいかを知ることができます。

スタッフが優先事項について質問するたびにドアをノックする必要がなくなるため、これは生産性と効率にとって素晴らしいニュースです。

代わりに、すべてを独立して処理できるため、ユーザーは将来の成長の予測など、より重要な問題に集中できるようになります。

例外管理の潜在的な欠点は何ですか?

例外による管理のプロセスには課題があります。

潜在的なマイナス面を理由に、このモデルを完全に避ける人もいます。

ここでは、MBE が組織にどのような悪影響を与える可能性があるかを見ていきます。

MBE は従業員に問題を隠蔽させる可能性がある

MBE の最も重大な欠点の 1 つは、 チームとのやり取りを制限し、ネガティブな問題のみに対処します。

これは、従業員があなたに連絡してきた場合、それはあなたに何か否定的なことを伝えるためであり、それが彼らを引き起こす可能性があることを意味します。 問題を取り上げないように隠す。また、問題が発生したときにのみスタッフとやり取りすると、スタッフがあなたに連絡するたびに自分の仕事が危険にさらされていると感じる可能性があります。

そうなると、従業員が問題をあなたに通知する代わりに、問題を隠蔽または無視しようとする可能性が高まり、MBE の目的全体が台無しになってしまいます。

MBE は従業員の意欲を低下させる可能性がある

もう一つの潜在的な欠点は、 従業員エンゲージメント。

MBE を使用すると、従業員は何か問題が発生した場合にのみ、上司または上級レベルのマネージャーと対話する機会が得られます。

これは、スタッフとの一体感を形成することがほぼ不可能であることを意味しており、従業員エンゲージメントには適していません。

つながりのある従業員はパフォーマンスが向上し、企業での勤務期間が長くなります。これを裏付ける研究があります。

ギャラップ社のレポートによると、従業員はつながりを持っていることがわかりました。 燃え尽き症候群になる可能性が 68% 低下 職場では、スタッフとつながりを持ちたいという動機が生まれます。

私の提案は？

例外によるアクティブな管理モデルを使用します。

これにより、問題に対処する以外でもスタッフと確実につながり、関与できるようになり、信頼されやすくなります。

まとめ: 例外による管理

要約すると、例外による管理は、標準の運用手順からの逸脱に対処するためにスタッフとのみ対話する、手動の管理モデルです。

このモデルは個々のプロジェクトを管理するのに最も効果的ですが、一部の組織ではこのモデルを管理モデルの選択として採用しています。

例外モデルによるアクティブな管理とパッシブな管理があり、後者は信じられないほど緩いです。

例外によるアクティブな管理モデルを使用すると、潜在的な欠点に対処しながら、MBE の利点を享受できます。

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