1708010483
2024-02-15 15:15:01
Parkwood は RSM の洞察を活用して効率と検索性を最適化します
競争の激しいビジネス環境では、すべての企業が主要なビジネス機能を磨き、効率性を高める機会を求めています。 より簡単で合理化されたプロセスを作成すると、摩擦が減り、エンド ユーザーにとってより多くの洞察が得られるだけでなく、従業員と顧客のエクスペリエンスも向上し、最終的には利益も増加します。
Parkwood は、ジャック、ジョセフ、モートン マンデル財団だけでなく、クライアントに投資、税金、法律、不動産計画のソリューションを提供する民間金融サービス会社です。 パークウッドは、膨大なファイル ライブラリを抱え、Windows エクスプローラーによるドキュメント管理から、SharePoint Online のクラウドベース ソリューションとそのより広範なアクセス、管理、および検索機能への移行を模索しました。
「彼らの CEO は、大規模な SharePoint 実装を行っていた別の組織の出身で、パークウッドでも同じことを望んでいました」と RSM US LLP のシニア ディレクター、トッド ブリーカー氏は言います。 「さらに、一部のユーザーは過去にメタデータ コンテキストで SharePoint を使用した経験があり、コンテンツを検索する機能を気に入っていました。 コンテンツを集約、フィルタリング、並べ替え、グループ化する機能は、自社の環境に求めていたものでした。 しかし、おそらく最大の要因は、ネットワークに接続していないとクライアントのドキュメントにアクセスできないことでした。」
業界の視点
RSM は過去に、ピア組織向けに SharePoint Online ポータルの設計と実装に成功し、パークウッドに RSM を推奨しました。 パークウッドが潜在的なアドバイザーを検討する中で、RSM の実績、業界での深い経験、革新的なソリューションを提供する取り組みが際立っていました。
「私たちはこのプロジェクトのために非常に多くのコンサルタントを精査し、RSM は私たちの業界で素晴らしい経験を積んできました」とパークウッドの信託および法務業務マネージャーのアダム ヤング-マーフィーは言います。 「彼らが業界と、私たちがソリューションから何を得ようとしていたかを理解していたことは明らかです。」
新しいソリューションに取り組む前に、RSM は Parkwood の既存のファイル構造のコンテンツを使用して、メタデータがフラッシュされたデモ環境を作成しました。 このプロセスにより、パークウッドの関係者は SharePoint の機能を最初に理解し、潜在的な機能をテストできるようになりました。
「彼らは、私たちが望んでいたいくつかのコンセプトのベータテストとデモを許可してくれるという信じられないほどの意欲を持っていました」とヤングマーフィー氏は言います。 「私たちが実際に何かを進める前に、RSM は簡単な例を作成して、それが何であるかを正確に示し、私たちがお互いを理解できるようにしてくれました。 それを実行し、実際に私たちの手を握って、最初のステップのいくつかをガイドして、彼らがバックエンドで何を話しているのかを本当に理解できるようにすることは絶対に必要でした。」
共通の目標に向かって取り組む
RSM がすべての新しい部門サイトとイントラネット サイトを SharePoint 内に構築し始めたため、コラボレーションはプロジェクトの重要な要素でした。 まず、パークウッドにとって最適な目的地環境を決定するために、各部門とのディスカバリ セッションが開催されました。 次に、RSM チームは、サイトとライブラリの構造と、それらにアクセスできるグループを詳細に示す図を作成しました。 RSM は、その図に基づいて、必要な構造と権限を備えた完全に構築された SharePoint サイトを作成するための堅牢なスクリプト セットを開発しました。
SharePoint 基盤が整備されたことにより、パークウッドの重要な内部データと顧客ドキュメントの広範なライブラリの移行と整理に注目が集まりました。 Parkwood の関係者と RSM チームは協力してメタデータを収集し、SharePoint に移行されたドキュメントの検索性を向上させました。 RSM は、初期の増分ファイル移行を実行し、その後週末により大規模なファイル移行を実行し、複雑なメタデータを追加しました。
「私たちは RSM チームにいくつかの本格的な変化球を投げました」とヤングマーフィーは言います。 「私たちは 150 万個のファイルを移行し、すべてのタグ付けを行った結果、実行可能な方法を思いついたと言いたいのです。」
さらに、RSM は合理化された検索ページを作成したため、パークウッドが当初考えていたよりもさらにドキュメントにアクセスしやすくなりました。 彼らは図書館に行って、希望するコンテンツを並べ替え、フィルターし、グループ化することを期待していました。 しかし今では、メインのイントラネット サイトにアクセスし、所定の絞り込み条件リストから選択してコンテンツを検索するだけで、必要なコンテンツを取得できるようになりました。
「検索対象を入力する必要さえありません。見ているコンテンツの有効な値のリストから選択するだけです」と Bleeker 氏は言います。 「それは彼らにとって驚きだったと思います。」
移行と移行の後、Parkwood チームは、高度な機能を備えた、より最新のドキュメント管理およびコラボレーション システムを利用できるようになりました。
#金融サービス会社が #SharePoint #Online #でドキュメント管理を変革