悪い結果を招くにもかかわらず、私たちはスプレッドシートで同じ間違いを繰り返します

スプレッドシートの間違いは、単に個人的に迷惑なだけではありません。 深刻な結果を招く可能性があります。 そしてここ数年だけでも、スプレッドシートに関する恐ろしい話は無数にあります。

2023年8月、北アイルランド警察庁は、情報公開請求に応じて警察官の数とその階級に関する統計を含むスプレッドシートがオンラインで共有され、「途方もない規模」のデータ漏洩があったことを謝罪した。

スプレッドシートには見落とされていたもう 1 つのタブがあり、そこには 10,000 人の勤務警察官の個人情報が含まれていました。

一連のスプレッドシートのエラーにより、2021年後半にウェールズでの研修麻酔科医の採用が混乱した。彼らの選考と採用を担当する機関である麻酔科医全国採用局（ANRO）は、ウェールズのポジションへの候補者全員に対し、「任命不可能」であると伝えた。そのうちの何人かは最高の面接スコアを獲得しました。

責任はインタビューデータを統合するプロセスにあった。 さまざまな分野のスプレッドシートには、書式設定、命名規則、全体的な構造の標準化が欠けていました。 さらに悪いことに、さまざまなスプレッドシート間でデータを手動でコピーして貼り付ける必要があり、時間がかかり、エラーが発生しやすいプロセスでした。

ANROがこの失態に気づいたのは、不採用となった応募者が解雇通知書に疑問を呈したときだった。 ウェールズのポジションに受け入れられると思われる候補者が一人もいなかったという事実は危険信号だったはずだ。 重要なスプレッドシートには明らかにテストや検証が適用されておらず、簡単な手順でこの重大なエラーを防げた可能性があります。

2021年、仮想通貨のオンラインプロバイダーであるCrypto.comは、スプレッドシートに間違った番号が入力されたため、オーストラリアの顧客の口座に誤って100ドルではなく1050万ドル（830万ポンド）を送金した。

オーストラリアの顧客の払い戻しを処理した店員は、スプレッドシートの払い戻しフィールドに彼女の銀行口座番号を誤って入力しました。 間違いが発覚するまで7カ月もかかった。 受取人はマレーシアへ逃亡しようとしたが、多額の現金を持ってオーストラリアの空港で止められた。

2022年、アイスランド国営銀行アイスランズバンキは、スプレッドシートのエラーにより大幅に過小評価された株式の一部を売却した。 異なるスプレッドシートのアセットを統合するときに、スプレッドシート データが「クリーン」されず、適切にフォーマットされませんでした。 その後、同行の株は最大1600万ポンドも過小評価された。

企業ITの暗い問題

上記は、さまざまな組織によって定期的に発生するスプレッドシートのエラーのほんの一部です。

スプレッドシートは、エラー、プライバシー侵害、企業秘密、コンプライアンス違反などの未知のリスクを表します。 しかし、それらは多くの組織が意思決定を行う方法にとっても重要です。 このため、これらは専門家によって企業 IT の「暗黒物質」であると表現されています。

業界調査によると、150 行を超えるスプレッドシートの 90% に少なくとも 1 つの重大な間違いがあることがわかっています。

スプレッドシートのエラーは発生しやすいものの、発見するのが難しいため、これは当然のことです。 私自身の調査によると、スプレッドシートのコードを検査することがスプレッドシートのコードをデバッグする最も効果的な方法であることがわかっていますが、このアプローチではまだ全エラーの 60 ～ 80% しか検出できません。

スプレッドシートの魅力は金融の世界だけに存在するわけではありません。 これらはエンジニアリング、データ サイエンス、さらには火星にロボットを送る際にも不可欠です。 彼らの成功の鍵は柔軟性にあります。

表計算ソフトウェアは常に進化しており、その魅力をさらに高めるために利用できる機能が増えています。 たとえば、Python スクリプトを使用して Excel (最も人気のあるスプレッドシート ソフトウェア) の多くのタスクを自動化できるようになりました。

しかし、前述の問題をすべて考慮すると、Excel やその他の表計算ソフトウェアを脇に置いて、より信頼性の高いソフトウェアを選択する時期が来ているのではないでしょうか?

ヒューマンエラー

これらのスプレッドシートの問題の根本的な原因はソフトウェアではなく、人的ミスです。

問題は、ほとんどのユーザーが作業を計画したりテストしたりする必要性を認識していないことです。 ほとんどのユーザーは、新しいスプレッドシートを作成する最初のステップを、単に直接入力して数値やコードを直接入力するだけだと説明します。

私たちの多くは、スプレッドシートについて真剣に検討する必要があるとは考えていません。 これは、私たちが現状に満足し、自分たちの仕事をテスト、検証、検証する必要がないと思い込むことを意味します。

タスクに必要な精神的労力である「認知負荷」に関する研究では、複雑なスプレッドシートの作成には、一般医が診断を下すのと同じくらいの集中力が必要であることが示されています。 この強い精神的緊張により、間違いが起こりやすくなります。 しかし、一般開業医は資格を取得するまでに何年も自分の職業を勉強しますが、スプレッドシート ユーザーのほとんどは独学です。

繰り返されるスプレッドシートのエラーのサイクルを断ち切るために、組織ができることはいくつかあります。 まず、標準化を導入すると、混乱や間違いを最小限に抑えることができます。 たとえば、これは、スプレッドシート全体で一貫した書式設定、命名規則、データ構造を意味します。

第二に、トレーニングを改善することが重要です。 堅牢で正確なスプレッドシートを作成するための知識とスキルをユーザーに提供することは、落とし穴を特定して回避するのに役立ちます。

最後に、スプレッドシートに対する批判的思考の文化を育むことが重要です。 これは、ユーザーが計算に継続的に疑問を持ち、データ ソースを検証し、作業を再確認することを奨励することを意味します。

Simon Thorne は、カーディフ メトロポリタン大学のコンピューティングおよび情報システムの上級講師です。

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