6 年前、ネブラスカ州小児医療システムには、スケジュールに関して唯一の真実の情報源がありませんでした。
問題
Children’s Nebraska は、プロバイダーの観点から見ると年間 10% ずつ成長しており、当時、スケジュール設定とオンコール生成は、紙に書き留めたり、電子メール カレンダーに保存したり、追跡したりするなど、部門をまたがる無数のシステムで行われていました。スプレッドシートで。 多くの異なる方法があり、誰もそれらすべてを追跡することはできませんでした。
プロセスを合理化するために、スタッフは手元にあるスケジュールの詳細をすべて組み合わせてコミュニケーション センターに送信し、そこで誰かが Microsoft Word または Excel ファイルにスケジュールを手動で入力して追跡します。
これは、誰かが土壇場でスケジュールを変更する必要がある場合、その変更がコミュニケーション センターに送信されないことを意味します。つまり、スタッフにはスケジュールに関する信頼できる情報源を保持する場所が 1 つも存在しませんでした。
また、次のような場合にも課題が生じました。 プロバイダーのカレンダーで予定をスケジュールする。 部門管理者が予約をするために複数のスケジュール形式を相互参照する必要があるため、プロバイダーは二重予約になることがよくありました。
「医療提供者の数が増えるにつれて、問題はさらに悪化しました」とチルドレンズ・ネブラスカの最高医療情報責任者であるスティーブン・ドルター博士は述べた。 「このマニュアルやさまざまな方法でスケジュールを管理することは、すぐに管理上の負担になりすぎ、これらのプロセスを自動化するテクノロジーが必要であることがわかりました。
「私たちは最終的に、プロバイダーとオンコールのスケジュールを迅速かつ効率的に作成し、臨床能力を最適化できる従業員管理テクノロジーを求めて QGenda に頼りました。」と彼は付け加えました。
提案
QGenda は、Children’s Nebraska が直面している障害に対処するために、プロバイダーのスケジュール設定、オンコール、診療所と検査室の管理にまたがる従業員管理テクノロジーを提案しました。
「現在では、100% 常に正確な標準化されたオンコール プラットフォームを導入することで患者の安全を確保できるだけでなく、時間の節約も実現しています。 管理負担の軽減、私たちがこの種の技術から望んでいた最も重要な非臨床的利点のうちの 2 つです」とドルター氏は説明しました。
「医師の時間が解放されたことで、医師は免許の最高水準で診療を行い、患者の診察に集中できるようになりました。また、医療提供者が管理業務に取り組むのではなく、より多くの患者を診察して質の高いケアを提供できるようになり、私たちの組織にとっても経済的なメリットがありました。
「それを念頭に置いて、私たちは従業員テクノロジーを活用してスケジュールの作成と変更をコミュニケーション センターに自動的にフローさせ、直前の変更を自動的に更新して、スケジュールを迅速かつ効率的に作成できるようにすることを目指しました。」と彼は続けました。
課題に対処する
プロバイダーのすべての部門や部門、コミュニケーション センター、およびオンコール ランディング ページ上の誰もが、従業員管理プラットフォームを確認できます。 これには、医療提供者、看護師、薬剤師、ソーシャルワーカー、ケースマネージャー、PT および OT チームなど、病院内のあらゆる人が含まれます。
このベンダーのテクノロジーは、組織が使用している Microsoft Outlook と統合されているため、スケジュールされたシフトや休暇が予定として表示され、システム内の全員が確認できるようになります。
「これは重要です。」 ドルター氏は指摘した。 「誰かがプロバイダーとの時間を予約しようとしている場合、臨床サービス中はブロックされていてビジー状態に見えるため、オーバーブッキングすることはありません。さらに、QGenda は当社の安全なテキストメッセージング プラットフォームである Voalte と統合されているため、オーバーブッキングする必要はありません。各プラットフォーム間を行き来する必要がないため、ユーザーフレンドリーなエクスペリエンスが提供されます。」
結果
実装する前に、 労働力管理 スタッフ配置の傾向を追跡するための真実の情報源がなかったため、ドルター氏は個人的にハロウィーンの夜勤を8回連続で行っていた。 だからこそ、彼とネブラスカ州チルドレンズの残りのスタッフは新しいシステムを高く評価しています。このテクノロジーは、そのようなスケジュールを特定して修正することができます。
「これで、同じ休日に何度も予定を入れることを心配する必要がなくなります」とドルター氏は説明した。 「それ以上に、このプラットフォームの大きな利点の 1 つは、履歴データと洞察を可視化できることです。
「誰がどのシフトで何時に働いたかを確認できるため、今後は医師が専門分野で同じシフト数で働いていることを確認できます」と同氏は続けた。 「このテクノロジーが登場する前は、そんなことは起こりませんでした。しかし、職場の満足度とワークライフバランスという点では、大きな進歩を遂げています。」
Children’s Nebraska は、新しいシステムのデータと洞察機能の活用についてまだ表面をなぞっただけではありませんが、このテクノロジーを最大限に活用して組織が次のことができるようにすることを楽しみにしています。プロバイダーが契約上の義務にどのように向かう傾向にあるかを測定する。 部門、専門分野、場所、プロバイダー全体にわたる休暇の傾向を理解する。 季節ごとの需要傾向を地域ごとに積極的に調整します。 もっと。
「来年中には、客室管理の改善について具体的に報告できるようになるだろう」とドルター氏は述べた。 「報告できるような明確な指標はまだありませんが、より迅速な自動スケジュール生成による運用効率の向上について報告することができ、スタッフからはこのテクノロジーにどれほど満足しているか聞いています。
「12か月という期間では信頼できる結論を導き出すことができると考えていますが、医療提供者のスケジュールと部屋管理を統合することで、利用可能な診療室や検査室の使用を最適化しやすくなり、患者のケアへのアクセスが向上することもわかっています」と同氏は述べた。 。
他の人へのアドバイス
ドルター社は、同様の従業員管理テクノロジーの活用を検討している他の医療提供者組織に、いくつかの考慮事項を提供します。
「まず、電子メール カレンダーや電子メール カレンダーなど、できるだけ多くの他のプラットフォームと統合することをお勧めします。 安全なメッセージング 「また、このテクノロジを使用するチームのスケジュール管理者は通常、追加の時間とサポートが必要になるため、インストールと実装に必要な時間よりも 50% 多くの時間を予算として計上するようにしてください」と同氏はアドバイスしました。変化に適応し、ワークフローを学びます。
「これは、チームの変更管理を強調することの重要性につながります」と彼は結論付けました。 「まったく新しいプラットフォームの実装に伴う事前の作業や学習曲線はあるかもしれませんが、時間の節約とワークライフ バランスの観点から、将来の成果と見返りには十分な価値があるでしょう。」
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