AI の可能性を最大限に引き出す 3 つのシナリオ

2025 年の始まりにあたり、私が繰り返し聞いてきた新年の抱負の 1 つは、人々が AI についてより賢くなりたいというものです。すでに AI を毎日仕事で使用しているとしても、学ぶべきことは常にあります。私は今でも「なるほど」と思う瞬間が常にあり、AI でできることの制限要因はテクノロジーそのものではなく、私自身の想像力であることに気づきます。

その精神で、私が仕事で最も役立つと感じた副操縦士のシナリオをいくつか共有したいと思います。ここでの共通点は、AI を電子メール、ファイル、会議などの独自の仕事データに接続すると、はるかに強力になるため、AI の応答は 接地された あなたの特定のビジネスの現実で。多くの AI ユーザーは、たとえ知識のあるユーザーであっても、その機会を最大限に活用していません。それでも、これらは最も大きな魔法を解き放つ AI シナリオです。

シナリオ 1: メールを優先する
電子メールを常に把握しておくのは難しい場合があります。 研究結果 Microsoft 365 の最もヘビーなユーザーは 1 日に 250 通以上のメールを受信しているということです。私も共感します。私の受信箱は、人々が単に私の To Do リストにアイテムを積み上げているだけの場所のように感じることがあります。 Copilot を使用すると、これらすべての質問の管理と優先順位付けがはるかに簡単になります。

例を挙げてみましょう。休暇から帰ってくると、山ほどのメッセージが届いていました。すぐに慣れるために、Copilot の「受信トレイの優先順位付け」機能を使用しました。 Copilot は私の受信箱を分析し、最も重要なメッセージを一番上に配置し、それらのメールが重要である理由を説明し、それぞれの場合に具体的なアクション項目を示してくれました。どのように機能するかを見てください ここ。

Copilot は、送信者と件名だけを調べるのではなく、実際にメッセージ全体を分析し、情報に基づいてメッセージの優先順位を決定します。 「コーヒーとドーナツは?」という件名の同僚からのメモ。それほど差し迫ったものではないかもしれません。しかし、Copilot は、送信者が週末までに署名する可能性のある大きな取引について話し合おうとしていることに気づき、私にそのフラグを立てます。

また、あなたにとってメールが最も重要な Copilot (たとえば、主要な顧客や上司など) に教えることもできます。私は副操縦士に上司からのメッセージを監視させて、上司からの重要なメッセージを決して見逃さないようにしています。また、常に把握しておく必要がある顧客に関する緊急の問題がある場合は、Copilot にそれらのメールも監視させることができます。

その結果、電子メールの混雑を軽減するために AI を使用するだけでなく、電子メールを作成するためにのみ AI を使用している場合は、チャンスを逃していることになります。

メールを管理するためのその他のプロンプト:

シナリオ 2: 職場のインテリジェンスをプロンプトに組み込む
私が話をする人の多くは、まだ一般的なプロンプト (「X、Y、Z と書いたお礼のメールを書いてください」) を使用しています。 Copilot にデータを参照させたい場合、他のファイルからプロンプトにデータをコピーアンドペーストすることがあります。しかし、もっと良い方法があります。

関連性のあるカスタマイズされた応答を取得するには、Copilot に特定の作業ファイルを参照して、ビジネスの知識とデータをシームレスに取り込むことができます。こうすることで、ドキュメント内の情報を探してプロンプトに貼り付けるのに時間を無駄にすることがなくなります。

別の例: 重要だが長い戦略文書を受け取り、入力内容をすぐに返信する必要がある場合、Copilot に文書を要約してギャップや危険信号を強調表示して、有利なスタートを切ります。プロンプトでファイル名を引用するだけで、Copilot は元のソース データを参照します。コピー アンド ペーストは必要ありません。

従業員が消費者中心の AI ツールに機密文書を差し込み、誤って機密情報を漏洩してしまうという恐ろしい話を聞いたことがあるでしょう。しかし、副操縦士は安全です。プロンプトとデータは次のとおりです 決して使われていない 大規模な言語モデルをトレーニングするため。また、強力な暗号化と多要素認証により、承認されたユーザーのみがドキュメントにアクセスできるようになります。

シナリオ 3: SharePoint エージェントを使用する
毎日 20 億を超えるファイルが SharePoint にアップロードされます。私のチームには (ほとんどのチームと同様に) 圧倒的な数の共有ファイルがあり、それらすべてを調べて必要な情報を追跡するのは時間がかかります。代わりに、私は SharePoint AI エージェント アクセスできる SharePoint サイトまたはライブラリのコンテンツに関する質問に答えるため。

顧客とのミーティングがあるときは必ず、アカウントの概要、議題、会話中に取り上げるべきトピックが記載されたブリーフィング ドキュメントを受け取ります。これらのドキュメントはすべて 1 つの SharePoint サイトに保存されるため、SharePoint エージェントを使用して会議前に最新情報を入手できます。 「今週の顧客ミーティングの準備をしてください」と頼むと、いつも驚かれます。エージェントは、クエリを実行している SharePoint サイトから直接情報を取得します。結果は元のソース ファイルから直接取得されたものであるため、結果が正確であることがわかります。

SharePoint サイトの編集権限を持つユーザーは誰でも、特定のタスク用のエージェントを作成し、チームと共有できます。これらのエージェントの構築はこれまで以上に簡単です。数回クリックするだけです。実際の動作を見てください ここ。

SharePoint エージェントはあらゆる機能で役立ちます。あなたが金融業界にいるとしましょう。過去 5 年間の財務レポートにアクセスできるカスタム エージェントを作成し、コスト削減策を推奨するよう依頼できます。 IT では、顧客のフィードバックを徹底的に調べて傾向を特定し、将来の製品の機会を特定できるエージェントを構築できます。

SharePoint エージェントは、ユーザーが必要とするもの (場合によっては、ユーザーが必要と認識していなかったもの) を掘り出すために常に待機している仮想の対象分野の専門家であると考えてください。

まとめると
一般的なプロンプトや、職場のデータにリンクされていない AI だけを使用している場合は、テクノロジーの最大の利点を逃すことになります。 AI は、ユーザーの役割、チーム、ビジネスに関する知識があれば、無限に強力になります。これは、今後 1 年間 AI の探求を続けるときに常に念頭に置いておかなければならないことです。

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