複数のオフィス、リモートワーカー、世界中に広がる事業部門にメンバーがいるチームを擁する Uber では、適切なメモを作成するための意図的なプロセスがあります。
「世界中の何千人もの従業員とコミュニケーションをとるとき、最も優先すべきことは、従業員に圧倒されないようにすることです」と、同社のグローバル コミュニケーション担当シニア マネージャー、クリスティン コーマー氏は述べています。 ウーバーとラガンは語った。 「従業員が同時にあまりにも多くの更新情報にさらされることがないよう、社内全体でメッセージのやり取りを常に調整しています。」
分散した組織向けに、より効果的な社内メモを作成するためにコミュニケーターが使用できるいくつかの実践的な手順を次に示します。
ステップ 1: メモを書く前に社内の編集カレンダーを確認する
チームが複数の地域やタイムゾーンにまたがる大規模な組織では、地域に基づいて異なるトピックをカバーする複数の更新情報が同時に従業員に送信される場合があります。社内の通信チームがその頻度を調整しないと、メッセージが埋もれたり見落とされたりする可能性があります。
コマール氏は、この種のメモを作成するための最初のステップは、従業員が一定期間内に目にする内部コミュニケーションの全容を理解し、その知識に基づいて頻度を選択することであると述べました。
「何かを世界に発信するときはいつも、社内コミュニケーションに重点を置いている同僚と緊密に連携しています」と彼女は言いました。 「従業員に何かを伝える前に、タイミングと承認を確実に調整しています。」
たとえば、コマール氏はラガン氏に対し、ウーバーの職場チームが新しいオフィスプログラムや職場の取り組みについて社内メモを送る予定であれば、その週に伝えられる他の優先事項に応じてタイミングが調整される可能性があると語った。さらに、すべての内部メモのクリアランスをプロセスのタイミングに織り込む必要があると彼女は述べた。
「世界的なコミュニケーションでは、通常、一連の承認とチェックポイントを通過します」と彼女は言いました。 「これにより、メッセージが社内の他のチームが伝えている内容と確実に一致するようになります。」
ステップ 2: 複数のチャネルを通過できるようにメモを作成する
タイミングが調整できたら、次のステップは、どこで働いている従業員にもメモが実際に届くようにすることです。
Uber のようなグローバル企業では、従業員がさまざまなチャネルでメモに遭遇する可能性があります。このメモを最初に会社のグローバル Slack チャネルで目にする従業員もいるでしょうが、全社的な電子メールを通じて、またはグローバル全員参加会議でのリーダーシップの更新中にこのメモに出会う従業員もいます。
「私たちのメモが世界中の従業員に確実に届くよう、いくつかの異なる方法を使用しています」と彼女は言いました。 「まず、当社には、オフィスにいるかリモートにいるかに関係なく、全従業員が参加できるグローバルな Slack チャネルがあります。私たちはそれを多くのメモに使用しています。また、会社全体に適用される電子メール エイリアスもあるので、全員に送信する必要がある特定の内容の場合は、それらを使用します。」
ステップ 3: ライフサイクル全体を計画する
オフィスの移転や拡張など、職場での取り組みによっては、成果が出るまでに数か月、場合によっては数年かかる場合もあります。従業員は、何が起こっているのか、それが自分たちにどのような影響を与えるのかを理解するために、一貫した最新情報を必要としています。
コマール氏は、グローバルな社内メモを、個別の 1 回限りの発表ではなく、コンテンツ キャンペーンのように扱うことを推奨しました。彼女は 3 段階のコミュニケーション タイムラインを構築します。
- 最初の社内メモ
- 定期的なフォローアップ更新
- 途中のマイルストーンに関連付けられたメッセージ。不規則なタイミングになる可能性がある
たとえば、コマール氏は、Uber のアムステルダム オフィスの全面改修中にこの戦術を採用し、新しいフロアの追加とワークスペースの再設計が行われました。彼女は、変更ははるかに長いスケジュールであったものの、新しい賃貸契約が締結されるとすぐに従業員に通知されたと述べた。
「プロジェクトが進行中であると知るとすぐに、それが私が従業員とコミュニケーションを開始するきっかけになります」とコマール氏は言いました。 「私たちは、今後何が起こるかを人々に知らせるため、早めに発表します。その後、プロジェクトに応じて、通常、完全なアップデートを 1 ～ 2 か月ごとに提供します。目標は、従業員をライフ サイクル全体に沿って参加させ、ライフ サイクルの一部であると感じさせることです。」
コミュニケーションのリズムを計画したら、最後の部分はメモのプロセスを複製可能にするシステムの構築です。
ステップ 4: 反復可能なワークフローがあることを確認する
世界中のチームまたは分散したチームに届くメモの標準化されたプロセスを作成すると、コミュニケーターがより迅速に行動し、一貫性を保つことができます。コマール氏は、メモのプロセスをテンプレート化することでメッセージが明確になり、下書き時間を短縮できると述べました。
「毎回ゼロから始めることがないように、すべてのプロジェクトをテンプレート化しようとしています」とコマー氏は言います。 「ラフドラフトを用意しておけば、情報をプラグアンドプレイするだけで済みます。」
また、Komar は対象分野の専門家や自動化と緊密に連携して、メモが視聴者にとって適切な量の詳細を提供できるようにしています。
「特定のテーマについて、その分野の専門家であれば誰とでも連絡を取り、重要な日付、写真、メモに記載する必要のある詳細を収集します」と彼女はラガン氏に語った。 「その後、AI を使用して草案の作成を支援し、そこから開始します。その後、プロジェクトの範囲に応じてレビュー プロセスを経ます。」
コマールにとって最大の教訓は、効果的な社内メモは、チーム全体での慎重な調整、計画、コラボレーションの結果であるということです。
「私たちは、タイミング、チャネル、従業員がすでに見ているものについて常に考えています」とコマール氏は言います。 「こうしたことを意図的に意識すれば、メッセージが実際に届きやすくなります。」
Sean Devlin は Ragan Communications の編集者です。
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