電子メールはコミュニケーションを容易にするものでなければなりません。実際、それらはしばしば私たちの集中力を妨げます。ルールは最悪の行き過ぎを抑制することはできますが、根本的な問題は解決しません。
私のメールを受け取りましたか？
キャサリン・フォールズ/ゲッティ
電子メールの蔓延ほど、企業内でしぶしぶ受け入れられている習慣はおそらく他にないでしょう。ほとんどの会社員は、1 日に最大 100 通の電子メールを受信し、その返信に最大 3 時間を費やすことを諦めています。単純に降参する人もいます。ある CEO は、重要なメッセージはいずれにしても再送信されるため、未読メールが 800 件ある場合はすべてのメールを削除すると私に言いました。別のマネージャーは、受信トレイ内の未読メールを 1,000 件未満にすることが目標だと述べました。これが本当に満足のいくものであるかどうかは疑問が残ります。
多くの人がデジタル メールボックスの処理にストレスを感じていますが、電子メールの洪水は続いています。これはおそらく、電子メールが祝福であると同時に呪いであるためです。電子メールは高速で、多くの受信者に届くのに実用的で、しかも無料です。しかし、それらはまさに欠点です。迅速に送信することは必ずしも受信者による迅速な処理を意味するものではなく、受信者の数が多いことは必ずしも大きな影響を意味するものではなく、電子メールの処理コストを考慮すると無料でもありません。
ボスもCCに所属しています
ビジネスの世界ではよくあることですが、問題を解決する責任は個々の従業員に委ねられます。デジタルコミュニケーションをより上手に扱えるようにする必要がありますが、それはそれほど難しいことではありません。一般的なアドバイスは、メッセージに 1 日に 2 回のみ返信すること、ポップアップ通知をオフにすること、受信トレイ内のフォルダー システムを適切に維持することです。しかし、そのような単純なヒントは症状を抑えるだけです。諸悪の根源は別のところにある。
ほとんどの企業には、デジタル通信手段の使用に関する拘束力のある規制がありません。その後、制御不能な増大がプログラムされ、電子メールはコミュニケーション ツールではなくコラボレーション ツールとして使用されます。予防策として上司に CC を送信することで、起こり得る結果から身を守ることができます。半日以内にメールへの返信が届かない場合は、別のチャネルで「私のメールを受け取りましたか?」と尋ねてください。
新しい仕事の世界におけるコミュニケーションに関するワークショップで、私は参加者に電子メールの応答時間はどれくらいであると期待しているかを尋ねました。 ２時間以内の回答を期待するとの回答もあれば、２日以内の回答が適切との回答もあった。このような暗黙の前提と期待の大きな相違により、スムーズに連携することが困難になります。
中央データベースが役立ちます
明らかな解決策は、電子メールやその他のチャネルに関する全社的なガイドラインです。これにより、どのチャネルが使用されるか、どの程度の可用性と応答時間が予想されるか、緊急時に通信がどのように規制されるかが定義されます。特に電子メールによるコミュニケーションの場合、複数の受信者がどのように扱われるか、またすべての電子メールで挨拶や挨拶が本当に必要かどうかを明確にすることが重要です。件名のルールや電子メール内の構造も重要です。ガイドラインが整備されるとすぐに、いわゆる社会的矯正が働き始めます。誰かがルールを遵守しない場合は、明確なフィードバックが与えられるべきです。多くの人は対立を避け、直接のフィードバックを避けるため、簡単に聞こえることもハードルとなることがよくあります。
ただし、このような政策は解決策の一部にすぎません。また、企業はドキュメントを一元的に保存し、頻繁にやり取りする必要がないようにすることで、電子メールの数を確実に削減する必要があります。これにより、異なるバージョンのドキュメントを使用する場合の問題も回避されます。これは、情報や文書を持参する義務から収集する義務への文化的な変化も意味します。
代替プラットフォームにも落とし穴がある
電子メールに悩まされている人なら誰でも、電子メールがなかったら世界はどうなるだろうかと考えたことがあるでしょう。一部の企業では、少なくとも内部コミュニケーションに関しては、ユートピアのように聞こえることが現実です。たとえば、そこでのコミュニケーションはもっぱら Microsoft Teams または Slack プラットフォームを介して行われます。私の友人のコンサルタントは、顧客に約 10% の生産性の向上を約束しています。それは魅力的に聞こえますが、現実への影響は困難です。前述のツールはコラボレーションにより適していますが、コミュニケーションが詳細ではなく短いメッセージで行われるため、メッセージの洪水が増加することがよくあります。
「ちょっと世界を救わなきゃ、あと 148 通のメールをチェックして」とティム・ベンズコは同名のヒット曲で歌いました。数年後、この曲の一節が混乱して眉をひそめるようなことになったらどんなに素晴らしいだろう。なぜなら、電子メールの洪水は過去のものになるからです。それまでは、おそらく、相応の努力でメールを管理できない場合は、私たち全員が時々勇敢にメールを削除する必要があるでしょう。
ニコール・コップは労働心理学者および組織心理学者であり、コンサルティング会社 GoBeyond の共同創設者です。
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