ボストンの眼科コンサルタントは、検査室管理テクノロジーにより年間 75 万ドルを節約

ボストン眼科コンサルタントは、高度な眼科医療の紹介センターであり、グレーターボストン、メトロウェスト、ノースショア、サウスショア、ケープコッド全域の患者にサービスを提供しています。 ボストン眼科コンサルタントは、1969 年に設立された国内初の民間の多専門眼科診療所でした。現在、ボストン眼科コンサルタントは 66 の医療提供者と 450 人の従業員を擁し、14 の診療所と 250 の検査室を備えています。

問題

この医療組織は、小規模診療所の集合体に似た独自の臨床体制をとっており、各医師が独自に運営し、眼科コンサルタントから臨床スペースを借りており、その一部は眼科コンサルタントが所有し、一部は民間代理店からリースしています。 そのため、眼科コンサルタントが部屋や技師などの費用を負担するのではなく、個々の医師が自分たちで負担することになります。

「医師は使用する検査室の費用を自腹で支払うため、毎日どの医師がどの部屋を使用したかを正確に把握する信頼性の高いシステムが必要でした」と、ボストンの眼科コンサルタントの上級ビジネス インテリジェンス開発者、クリスタル ドゥアルテ氏は述べています。 「検査室管理テクノロジーに目を向ける前、私たちはすべての医師が使用したすべての病室のスプレッドシートを毎月保管していました。

「私たちは、医師が使用した部屋の料金を確実に支払っていることを確認するだけでなく、使用していない部屋に対して過剰な料金を請求されていないことも確認したかったのです」と彼女は続けた。 「これにより私たちのスタッフに残されたのは、 管理上の負担が大きい 正確な使用状況データを収集し、医師が元々割り当てられていた部屋を使用しなかった場合の矛盾を修正しようとしています。」

スプレッドシート方式では、医師が一日に休んだり、5 つの診察室から 4 つの診察室に変更された場合でも、スタッフには通知されません。 多くの場合、チームが情報を処理して財務チームに提出するのが 2 か月遅れており、スペースをどのように使用しているかが把握できませんでした。

これはデータの正確性の欠如を引き起こしただけでなく、医師への不満やスタッフの燃え尽き症候群を引き起こしました。

提案

問題を解決するために、ボストンの眼科コンサルタントは、ベンダー QGenda の検査室管理システムを買収しました。

「私たちの最大の目標は、データの精度を高め、検査室の使用に関して信頼できる情報源を確保することでした」とドゥアルテ氏は説明しました。 「QGenda は、今後の検査室の使用状況と空室状況をリアルタイムで正確かつ一元的に把握できる検査室管理システムを提案しました。これにより、医師は医師の休暇のニーズに基づいてスペースをリクエストし、再割り当てすることもできます。

「この種のテクノロジーはデータ問題の解決に役立つだけでなく、スケジュール全体の効率を向上させ、医師の透明性と満足度を高め、財務のスケジュール報告を合理化するでしょう」と彼女は付け加えた。

課題に対処する

新しい検査室管理テクノロジーを使用して、眼科コンサルタントは、次のような新しいポリシーを作成することができました。 病室管理とスケジュール管理への医師の関与 単一のシステムで。 このシステムが財務チームにとって正確なスケジュール情報源となって以来、医師は休暇申請を含む自分のスケジュールと診察室を毎日確認できるようになりました。

「私たちのチームも、問題を積極的に簡単に特定できるようになり、精度と透明性の両方が向上しました」とドゥアルテ氏は述べました。 「その結果、医師たちは料金を請求された部屋を使用しているという自信を得て、仕事の満足度が向上しました。

「使用率の面では、部屋の使用状況をより明確に把握できるようになりました。」と彼女は続けました。 「以前は、医師が病室の変更を求めた場合、追加の医療提供者を配置する余地がないとよく言われていたため、全体の使用率は 100% に近いと考えていました。」

しかし、QGenda システムからの洞察により、眼科コンサルタントは使用率が 50% に近いことを発見しました。

「そのため、このテクノロジーを導入する際の私たちの当初の目標は、正確な部屋の使用状況データを可視化して、医師が適切に請求されるようにすることでしたが、同時に、スペース使用率の向上と今後の臨床リソースの最適化について戦略的に考えて、次のような決定を下すことも可能になりました」眼科コンサルタントと患者に利益をもたらします」と彼女は言いました。

結果

検査室管理テクノロジーが提供するデータの洞察により、眼科コンサルタントは戦略的な意思決定を行い、不動産コストと諸経費を削減することで全体的な財務健全性を向上させることができます。 具体的には、スタッフはオフィスをどこに統合できるか、およびそれに伴うコストを判断できます。

「たとえば、ある拠点では部屋の使用率がわずか約 46% であることが判明しました」と Duarte 氏は報告しました。 「それで、相互参照しました 患者の人口統計 そして、患者のほとんどが、予約に向かう途中で他のクリニックの場所を車で通り過ぎていることがわかりました。 その結果、既存の臨床医を他のより便利な場所にある施設に移転し、スケジュールを設定しました。

「これらすべての洞察を総合すると、医師や患者のアクセスを妨げることなく、十分に活用されていない場所を閉鎖し、高額な長期賃貸契約に縛られることを回避できると確信しました」と彼女は付け加えた。

Ocularmic Consultants は、利用率が低い 2 つの診療所を閉鎖することに成功し、年間 75 万ドルを回収しました。 つい最近、さらに 2 つのクリニックを閉鎖し、合計 4 つのクリニックを閉鎖したため、その金額は増加し続けています。

「管理上の負担という点では、当社の財務チームは QGenda のサポートで安心感を得ています」と彼女は言いました。 「以前は、家賃報告を行うのに 1 ～ 2 か月かかっていましたが、私たちはこれらのプロセスの最適化を続けており、約 1 週間で完了することを目指しています。」

他の人へのアドバイス

「試験室管理テクノロジーを検討している組織に私が提供したい最大のアドバイスは、複数のニーズに対応する単一のシステムを提供するベンダーを実際に見つけることです」と Duarte 氏は述べています。 「私たちにとって、それは、検査室管理のサポートを提供してくれるだけでなく、最初はその必要性がわからなかったとしても、医師や技師のスケジュール調整も支援してくれるベンダーを意味していました。

「医師と技術者のスケジュール調整も、連携して行われる手動のプロセスでした。そのため、医師と技術者を一緒に行うことで、両方のスケジュール設定の効率が向上します」と彼女は続けました。

この種のテクノロジーを導入するときは、それが提供できるデータと洞察に本当に力を入れてください。そうしないと、医師、そして最も重要なことに患者から無駄にせずに、組織に多額の費用を節約する方法を見落とすことになる可能性があります。と彼女は結論づけた。

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