社内 CFO から社外社員、敵対者まで: CIO が IT コストをより適切に管理できる方法

Brian Sterud 氏、フェイス地域医療サービス担当副社長兼 CIO

現在の環境では、特にコスト管理に関して、医療 IT リーダーが直面する試練に事欠きません。

フェイス・リージョナル・ヘルス・サービス社CIOのブライアン・スタルド氏は、「金融情勢はこれ以上に厳しいものはない」と述べた。 「全体的に出費が増えました。 これに償還額の引き下げを組み合わせると、解決するのは非常に困難な方程式になります。」

特に中小企業や地方の組織のリーダーが、サービスを犠牲にすることなく IT コストを削減しようと努力するにつれ、従来の戦略ではコストを削減できないことがますます明らかになってきています。 また、ダウンサイジングのような「すぐに解決できる」解決策もありません。

「特定のサービスを廃止するのではなく、IT 運用全体を掘り下げて実際に検討し、システム全体の無駄を削減することに重点を置きたいと考えています」と、ネイサン リタウアー病院兼養護施設の CIO であるジェームス ウェルマン氏は述べています。 「私たちは運営方法を改善できる投資をしたいと考えています。」

最近の パネル・ディスカッションSterud 氏と Wellman 氏は、Healthlink Advisors の CEO、Lindsey Jarrell 氏と対談し、チームがこれらのハードルにどのように取り組んでいるかについて話し、さまざまな設定に適用できるベスト プラクティスを共有しました。

契約書の見直し

パネリストによれば、理想的な出発点は契約書のレビューであり、これは明白に見えるかもしれないが見落とされがちな作業だという。 「細かい文字を見ると、驚くべきことにいくつかのことを取り除くことができます」とウェルマン氏は語った。 「重複した契約や、1 年以上前に契約を解除した製品の代金を支払っている契約を見ると、今でも驚きます。」

最もよくある間違いの 1 つは、新規購入を実施した後に既存のソリューションの契約をキャンセルしなかったことです。これにより、1 年間に料金が 2 倍になる可能性があります。 そして、これは確かに意図的に行われたものではないが、それでも IT 部門の財務に大打撃を与える可能性があると同氏は指摘した。 「忙しい世界です。 あらゆるところからプレッシャーやノイズが入ってくるため、適切な追跡プロセスやプロジェクト構造がなければ、物事がすり抜けてしまう可能性があります。」

社内CFO

キャリアの初期にプロバイダー側でしばらく過ごしたジャレル氏によると、これは「社内 CFO」を置くことで利益が得られるところだという。 マネージャー、ディレクター、または IT アナリストを契約の監督に指名することで、CIO は発生するコストをより認識し、不愉快な事態を避けることができます。

James Wellman 氏、ネイサン リッタウアー病院および養護施設 CIO

一例でしょうか？ 新型コロナウイルス感染症の流行中に締結された緊急契約は現在更新が迫っており、その一部には契約解除ポリシー（およびその後のコスト）に関して非常に具体的な文言が盛り込まれている。 「詳細レベルで何が起こっているかをすべて知っており、すべてのベンダーの支払いを把握している人がいることがどれほど重要であるかは、どれだけ強調してもしすぎることはありません」と彼は言いました。 実際、ジャレル氏のチームは最近、何年も使用されていなかった製品のアフターマーケット ハードウェア メンテナンスにお金を払っていたクライアントにとって、大幅な節約を発見しました。

「こういったことが起こります。 人々は忙しいので、請求書を品目レベルで見ることができません」と彼は付け加えた。 「だからこそ、これらのことを冷静に知っている IT 内部の皇帝が必要なのです。 サプライチェーンが契約の責任を負っている場合でも、ベンダーは最初の期間後に自動更新を喜んで受け入れるため、これにより再確認することができます。 そして、こうした自動更新には大幅な価格上昇が伴うことがよくあります。」

ウェルマン氏によると、インクの署名後に値上げについて交渉する余地はないが、交渉の余地はあるとのことで、契約で定められた値上げについて慎重に検討するよう同僚指導者らにアドバイスした。 「今はベンダーと正直に話し合い、『双方が支払える合理的なものを導入しましょう』と言う絶好の機会だ」と同氏は語った。 ネイサン・リタウアーのような組織の場合、これには 7% のスパイクは含まれていません。 しかし、合意前に話し合いを行うことで、CIO は「より有利な契約」をまとめることができます。

バンドルに関する懸念

Sterud 氏によると、リーダーにとってもう 1 つの潜在的な地雷はバンドルであり、大量の買い物をするときに誘惑される可能性があります。 「素晴らしいアイデアのように思えますが、すべてをすぐに実装しなければその価値は失われます。」これは、リソースが不足している組織ではよくあることです。

さらに合理的なのは、段階的なアプローチを活用し、それらのソリューションやサービスの使用を開始するまでコストが発生しないようにすることであると同氏は発見しました。

リンジー・ジャレル氏、ヘルスリンク・アドバイザーズ CEO

ジャレル氏もこれに同意し、ここで透明性が重要になると指摘した。 「ソフトウェアベンダーとバンドルする状況になると、トップレベルでマスターディスカウントを設定しているため、品目の詳細が消えてしまう可能性がある」と同氏は述べた。 また、バンドル取引の品目ごとの価格を常に確認できるわけではありませんが、CIO は更新の議論中に、たとえば「7 個すべてを再度購入したくない場合、いくらで購入してもらえますか」と発言することで影響力を行使できます。これらの部分を取り除けば脱げますよ」と彼は言った。 そうすれば、「今日は希望の価格が得られなかったとしても、少なくともキャンセルで何が得られるかがわかります。」

撤退計画

最後に、シュテルド氏によると、徹底した契約解除条項がなければ契約は成立しません。 「私は、アウト句が重要であることを十分に知っています」と彼は言いました。 ただし、これを作成するにはベンダーと多くのやり取りが必要で、ベンダーは「私たちは素晴らしい製品を提供している」と言ってベンダーの必要性を軽視する可能性があります。 なぜ除外条項について話しているのですか？」

理由は単純で、自動更新や隠れたコストから身を守るためだとステルード氏は述べ、反対を受けても銃を持ち続けるよう参加者にアドバイスした。 結局のところ、「私に素晴らしいサービスを提供するという自信があるのなら、それは問題ではないはずです」と彼は指摘した。

「フレネミー」

契約管理は確かに、同じレベルのサービスを提供しながら IT コストをより効果的に管理する上で重要な要素ですが、リーダーが検討できる手段は他にもあります。 ジャレル氏によると、そのうちの1つは「フレネミー」と協力しているという。

以前は、独立した施設は同様の組織と提携してリソースを組み合わせるなど夢にも思わなかったが、現在ではその機会を受け入れている施設もある、と同氏は述べた。 特に、同じ EHR および収益サイクル システムを共有しているため、アプリケーション サポート チームや分析チームを共有できる組織です。 「私たちはこのようなことがさらに起こっているのを目にし始めています。」

ウェルマン氏によると、それを利用している組織の1つはネイサン・リタウアーだという。 「我々は、いわゆる『フレネミー』、つまり歴史的に我々が競合してきたであろう人々と話し合いを行っており、合弁事業を締結している。 それは有益であるだけでなく、人材の採用と維持に苦労している分野では「生き残りの問題になりつつある」のです。

もちろん、企業秘密が「行き来しないように」するには行政との多大な協力が必要だが、全体的にはメリットがデメリットを上回っているようだとウェルマン氏は指摘した。

従来とは異なるパートナーシップの締結を検討している人々にとって、現実的な目標を設定し、長期的に考えることが重要であるとジャレル氏は指摘する。ジャレル氏のチームは現在、施設間の連携に取り組んでいる。 「節約がどこから来るのかという観点から財務予測を見ると、それは将来に関するものです」と彼は言いました。 彼のアドバイスは？ 「これを長い目で見てください。 3 年後を見据えて上流で少しずつ取り組んでください。」

特に地域の病院にとって、より多くのリソースを備えた新しいサービスデスクのようなものを市場に投入する機会は、長期的には大きな利益をもたらす可能性があるとウェルマン氏は述べています。 「結局のところ、私たちはサービスを提供するためにここにいます。 私たちは医療の一部です。 それが私たちのやっていることの最終目標です。 そして、私たちと同じ苦しみに苦しんでいる人たちと、喉を切るような競争をしても何の役にも立ちません。」

そして、それには「文化の転換」と、医療指導者たちが提供することを躊躇してきた透明性のレベルが必要になると同氏は考えているが、リソースを共有することは正しい方向への一歩である。

「素晴らしい機会だ」と彼は言った。

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