オールデジタル病院を Epic に移行するための EHR のヒント

これは 2 部構成のインタビューの第 2 部です。ここをクリックしてください パート 1 を読む。

オクラホマ心臓病院はオールデジタルの心臓血管センターであり、最高情報責任者はデビッド マイルズです。最近、マイルズは、Cerner 電子医療記録から Epic システムへの切り替えという、あらゆる病院の大規模プロジェクトを監督しました。彼と彼のチームには、自分たちの仕事が最適でした。

昨日、マイルズとのインタビューのパート 1 で、オールデジタル病院、そのセットアップ、ツール、およびその結果について話し合いました。今日のパート 2 では、EHR の切り替えにのみ焦点を当てます。マイルズは、大きな転換、変化に対するスタッフの抵抗への対処法、そして仕事を正しく遂行するためのコンサルティング会社との協力に関するヒントを同僚に提供しています。

Q. あなたは最近、Cerner EHR から Epic への複雑な移行を通じてオクラホマ心臓病院を率いました。そのプロジェクトから同僚に提供するヒントは何ですか?

A. それは大きな質問です。誰もが知っておくべきだと思うことがいくつかあります。まず最初に言いたいのは、プロジェクトが勢いを増し始める前に、できるだけ多くの時間を費やすことです。物事は別の方法で行われなければなりません。

どの EHR 出身であっても、 Epic 内の自動化 そして、ワークフロー、ツール、そして Epic の設計方法は、多くのクライアントからのベスト プラクティスに基づいています。しかし、私はその時間を、変化を促し、異なるやり方で物事を進める勢いを築くために利用したいと思います。

スタッフも含めて誰もが、楽なことを続けたいと思うのは当然のことです。私たちは皆、自分の知っていることや得意なことにこだわりたいと思っていますよね。それはごく自然な感情です。したがって、変化に向けて早めに前向きな雰囲気を作り、変化しても大丈夫だと人々に感じさせ、抵抗するのではなく変化を促していると感じさせることが、移行をスムーズにするのに本当に役立ちます。よりスムーズに。

他の人にも自分自身にも恵みを持ってください。昨日は古いシステムで非常に優れていた人が、新しいシステムではそれほど優れていない可能性がありますが、それは問題ありません。全く問題ありません。それは予想通りです。したがって、自分自身に恵みを与えること、そして他の人が学んで上達する際に恵みを持つこと、これも重要な要素です。しかし、それに固執してください。お互いに助け合ってください。

次に、プロジェクトの前に、時間をかけて組織内の役割と、それぞれの役割が実行する責任を定義します。ロールベースのプロビジョニングは、IT の世界では新しい概念ではありません。しかし、これは非常に多くのセキュリティ上の利点を提供し、脅威アクターやシステム内部の奥深くに侵入する能力を制限するのに真に役立ちます。

脅威アクターがファイアウォールの背後やシステム内に侵入した場合、ロールベースのプロビジョニングにより、脅威アクターがシステムの他の部分に侵入することが阻止されます。積極的に取り組み、部門と役職に一貫性を持たせることは、役割ベースのアクセスを維持するのに役立ち、スタッフが適切なセキュリティを利用して職務を遂行できるようになります。

つまり、それは私たちにとって本当に重要な鍵でした。私たちはそれに少し遅れて着手し、それを進めるのに少し時間がかかりました。

ある EHR から別の EHR、特に Epic への移行に役立つヒントとして私がもう 1 つ言いたいのは、スタッフが新しいシステム内で効果的に働くために必要なのは、構造化されたトレーニングだけではないということです。

これは新しいシステムの外観と操作性に慣れるためであることを明確に設定してください。特定の職種のトレーニングも同様に重要であり、その種類のトレーニングの実施責任者は、初期段階からシステムの設計と構築の理解に深く関与する必要があります。

私の考えでは、このチームが本当に成功するのであれば、おそらく本番稼働の 2 ～ 3 か月前に Epic プロジェクトに参加し、本番稼働後の最初の数か月間は継続的に継続することになるでしょう。システムに慣れてから、特定の仕事関連のトレーニングを継続してください。トレーニングが厳しいものであることを最初から明確にしておきます。トレーニングを増やせば行うほど、本番稼働時の成功率は高くなります。

私の最後のヒントは、組織が本番稼働時以降の高度な理解に基づいた十分なリソースを確実に確保できるようにすることです。いわゆる即時の必要性を意味します 徹底的な教育サポート、間違いなく避けられないでしょう。

役割の一部としてシステムを使用するほぼすべての臨床医は、稼働後にその必要性を抱えることになります。そのため、通常はベンダーからのプロジェクト チーム メンバーと自社の常駐スタッフの両方を確実に確保し、システムをより深く理解して展開し、そのレベルの即時機能を提供できる人材を十分に確保する必要があります。 – 包括的ではないかもしれないが、1 つまたは 2 つの問題、または従業員のサブセグメントのみを対象とした現場トレーニング。

Q. EHR への切り替え中にスタッフの抵抗に遭いました。この課題に対処するためにどのような戦略を使用しましたか?

A. 需要は非常に大きいので、これを達成できれば、見返りはさらに大きくなります。人間は一般に変化に抵抗します。確かにそうです。私は心地よいもの、自信のあるものが大好きです。だから、そういう意味ではそれは誰にとっても当然のことだと思います。

しかし、ここ OHH でそのような種類の問題が発生した場合、私たちはワークグループ、諮問委員会、執行運営委員会を頼りに、私たち全員がこの問題に一緒に取り組んでいるというメッセージを伝えてくれます。まだ新しいです。私たちは皆、何がうまくいき、何がうまくいかないのかを学んでいます。

私たちは意図的にあなたの声を聞きたかったのです。あなたが問題を抱えていることを私たちは理解しており、私たちは耳を傾けています。あなたの声が聞こえます。あなたが苦労していることは理解しています。その後、それらの懸念に対処し、安心感をもたらすような変化を行っていることを示す必要がありました。

これらは私たちが使用した戦略の一部です。私たちは、プロジェクト中に決定を下したとき、それが正しいものではなかったかもしれないという考えを明らかに受け入れました。

私たちも勉強していました。私たちは、創設医師グループの一員である患者重視の取り組みを確実にしたいと考えていました。患者様のことを念頭に置いてシステムを設計したいと考えています。しかし、やはり私たちは「最初に正しい決定を下せなかったかもしれない」と正直にならざるを得ませんでした。しかし、誠実に耳を傾け、調査に誠実に取り組み、変更を構築し、変更をテストし、スタッフを教育し、最終的には実稼働環境にそれらを実装することで、変更に伴う緊張の痛みを和らげることができたと思います。

これはプロセスであり、全員がそれに確実に投資できるようにしたいと考えました。

Q.移行中はインターフェイスの複雑さへの対処に重点を置いて、コンサルティング会社 CereCore と協力しました。貴社との取り組みとその成果について説明してください。

A. Epic に移行する契約に署名した後、プロジェクトが開始されるずっと前に、私たちは以前の EHR に接続していたすべてのシステムをリストアップしました。約 35 の異なるシステムが接続されていることがわかりました。そして、もう少し詳しく調べてみると、約 125 あることがわかりました。 独自のインターフェースで情報とデータを自動的に交換。

弊社にはフルタイムのインターフェースエンジニアが1名在籍しています。私たちは、誰かの助けがなければ予定通りのスケジュールを達成できないことを非常にすぐに悟りました。そこで私たちが行ったのは、いくつかの企業に面接に行ったことです。私たちは CereCore を検討しましたが、彼らが私たちにもたらしてくれたのは、これらのインターフェイスに関する基本的なエンジニアリング作業のほとんどを彼らが行っていたということでした。

彼らは、Rhapsody というオープン エンジンと、Epic の Bridges というエンジンを介して実行される Epic インターフェイスにいくつかの専門知識をもたらしました。私たちは、彼らのスキルが、インターフェースのドキュメントや表記の基準を引き上げるのに役立っていると本当に感じました。実際、私たちはこれまで、インターフェイスが何をするように設計されているのか、その構造がどのようなものであるのかを十分に理解できませんでした。

CereCore から使用しているスタッフのおかげで、これをさらに堅牢にすることができました。そしてそれに対して私たちはとても感謝しています。 CereCore を使用して他にもいくつかのことを行いました。私たちは、今後、他のエンジニアがその作業を取り上げ、その内容を理解できるようにする必要がありました。

CereCore はインターフェースの一部を簡素化するのに役立ち、非常に役に立ちました。私はシンプルさが大好きです。 IT の世界では一般に、シンプルさは信頼性と同等です。そして最後に、CereCore はインターフェイス周りのプロジェクト管理を提供しました。

全体として、CereCore から獲得した人材、およびプロジェクト リーダーが連れてきたリーダーシップと監督に非常に満足しています。私たちは最終的に選んだ選択にこれ以上満足することはできませんでした。

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