Excel データを Outlook カレンダーにインポートする方法

このチュートリアルでは、いくつかの Excel レコードから Outlook 予定を作成する方法を説明します。 ソース データをカンマ区切り形式で保存し、そのデータを Outlook フィールドにマッピングすると、ほとんどのデータを適切な Outlook アイテムに簡単にインポートできます。 データを Excel から Outlook に定期的に移動する必要がある場合は、プロセスを自動化して時間を節約することを検討する必要があります。

使っています Microsoft 365 デスクトップ に Windows 10 64 ビット システム このチュートリアルのために。 独自の Excel データを操作したり、 簡単なデモンストレーション .xlsx ファイル。 Outlook.com はこの手法をサポートしていないことに注意してください。

見る： 完全な Microsoft Office マスター クラス バンドル (TechRepublic アカデミー)

大きな絵

この記事には、Excel データを Outlook の予定にインポートするという特定の目的があります。 .csv データと Outlook のウィザードを使用すると、さまざまなデータをさまざまな Outlook アイテムにインポートできます。 最も一般的に使用される Outlook 予定フィールド名のリストについては、以下の表を参照してください。 これは特に次の場合に役立ちます。 Microsoft Office製品のパワーユーザー。

このテーブルは ない 決して包括的なものではありませんが、Excel から Outlook にデータを移動したいユーザーにとっては、出発点として役立ちます。 Outlook では、Yes/No データ型の値をそれぞれ -1 と 0 として保存します。

最も一般的に使用される Outlook 予定フィールド名

分野	データの種類と意味
終日イベント	はい・いいえ。 「はい」に設定すると、「期間」フィールドは 24 時間 (1440 分) に設定されます。
アタッチメント	はい・いいえ。
作成した	日付時刻。 カレンダーアイテムが作成された日時。
間隔	期間は分として保存されます。[終日イベント]フィールドが[はい]に設定されている場合は、24 時間 (1,440 分)。 それ以外の場合は、「終了」フィールドと「開始」フィールドの値の差。 分として保存されます。
終わり	日付時刻。 カレンダーアイテムの終了日時。
修正済み	日付時刻。 カレンダー項目が最後に変更された時刻。
ノート	テキスト。予定のテキスト ボックスの値。
読む	はい・いいえ。 カレンダーアイテムを既読としてマークするかどうかを指定します。
再発	次の設定が適用されます: 0 なし、1 毎日、2 毎週、3 毎月、4 毎年
再発パターン	テキスト。繰り返し、開始、終了の各フィールドの値の組み合わせ。
再発範囲の終了	日付時刻。 定期的な予定表アイテムの最後の日時。
繰り返し範囲の開始	日付時刻。 定期的な予定表アイテムの最初の日付と時刻。
繰り返し発生する	はい・いいえ。 カレンダーアイテムを繰り返すかどうかを指定します。
事前に思い出させる	番号。 会議または約束の前にリマインダーが実行される数分前。
リマインダー	はい・いいえ。 会議または予定の開始時刻がすでに過ぎている場合、リマインダーフィールドを設定することはできません。
リマインダーサウンドファイル	文章。 リマインダーとして再生するサウンド ファイルのパス。
文章。 リマインダーとして再生するサウンド ファイルのパス。	次の設定が適用されます: 0 空き、1 予定、2 取り込み中、3 不在
始める	日付時刻。 カレンダーアイテムの開始時刻。

Excelデータの準備

Outlook の古いバージョンでは、Excel ブック ファイルから直接インポートできましたが、最新バージョンではそうではなくなりました。 Microsoft 365 を使用して Excel データを Outlook にインポートするには、そのデータをカンマ区切り (区切り) 形式 (.csv) で保存する必要があります。

見る： .txt または .csv ファイルを Microsoft Excel にすばやくインポートする方法 (テックリパブリック)

このプロセスを説明するために、次のような単純なデータ セットを使用します。 図A。 予定を識別するための意味のあるテキスト、予定の日付と時刻の値があることがわかります。 Outlook は非常に柔軟であるため、日付と時刻には文字列または日付/時刻値を使用できます。

デモ用の .xlsx ファイルには 1 つのシートしか含まれていません。これは、.csv 機能がサポートしているシートが 1 つだけだからです。Excel では、複数シートのブックを .csv 形式で保存することはできません。保存しようとすると、Excel からエラー メッセージが表示されます。

デモ シートでは、データを整理するために Table オブジェクトを使用していますが、通常のデータ範囲を使用することもできます。レコードは日付順に並べ替えられていますが、この手法が機能するために Outlook では並べ替えられたデータ セットは必要ありません。

次に、次のようにこのシートを .csv 形式で保存しましょう。

1. クリック ファイル タブをクリックして選択 名前を付けて保存 左側のペインで。
2. 必要に応じてファイル名を変更しますが、Excel は Excel ブック ファイルを上書きせず、代わりに新しい .csv ファイルを作成します。
3. [ファイル タイプ]ドロップダウンから、 CSV (カンマ区切り) (*.csv) オプション （図B）。 .csv ファイルが開いている場合、インポート タスクは失敗します。 使用 UTF-8 特殊文字をインポートする場合はバージョン。

4. クリック 保存. データ損失の可能性があるエラーが表示された場合は無視してください。ファイルの場所を忘れる可能性がある場合は、必ずファイルの場所をメモしておいてください。
5. 作成した .csv ファイルを閉じます。.csv ソース ファイルが開いていると、Outlook はデータをインポートしません。

Excel データを .csv ファイルに保存したら、そのデータを Outlook にインポートできます。

データを Outlook カレンダーにインポートする

次に、Outlook を開いて、.csv ファイルにレコードをインポートする準備をします。 ウィザードを使用して、それらを Outlook カレンダーにインポートします。 このプロセス中に、Excel の値を Outlook の予定フィールドにマップします。

マップとは、1 つの Excel フィールドを 1 つの Outlook フィールドに接続することを意味します。Outlook に、Outlook 内で Excel の値を保存する場所を指示します。Outlook フィールドは Excel セルに似ていますが、はるかに複雑です。名前、データ型、その他の識別機能があります。Outlook はユーザー定義フィールドもサポートします。

ウィザードを起動するには、必要に応じてOutlookを開き、[ファイル]タブをクリックして、 開いてエクスポート 左側のペインで をクリックし、 インポート・エクスポート に示す「開く」セクションから 図C。

次に、次のようにウィザードを実行します。

1. ウィザードの最初のペインで、(必要に応じて) 「別のプログラムまたはファイルからインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
2. 「カンマ区切り値」を選択し、「次へ」をクリックします。
3. [参照]ボタンをクリックし、フォルダー構造を調べて、前に作成した .csv ファイルを選択します。 図D にデモ ファイルを示します。

4. クリック わかりました そのファイルを選択すると、ウィザードは同じウィンドウに戻ります。ここで、Outlook が .csv ファイル内の重複をどのように処理するかを決定することもできます。 この例には何もありませんが、これを自分の作品に適用する場合は、適切に選択する必要があります。 ここでは、デフォルトのオプションである「重複の作成を許可する」を受け入れ、「次へ」をクリックします。
5. カレンダーを選択 (図E）を選択し、「次へ」をクリックします。 複数のカレンダーがある場合は、必ず正しいものを選択してください。

6. この次のステップには少しバグがあるため、細心の注意を払ってください。 ウィザードにインポートするファイルが表示されます。 わかりにくいですが、ファイル名の左側にある四角形はチェックボックスです。 チェックマークを表示するには、それをクリックする必要があります。 このチェックが表示されない場合は (図F)、ウィザードはそれ以上先に進みません。 正しくクリックすると、ウィザードによってマッピング ダイアログが自動的に開く場合があります。 その場合は、次の手順で説明するように、[カスタム フィールドのマップ]をクリックする必要はありません。

7. 「カスタム フィールドのマップ」と表示されている場所をクリックします。手順 6 で得られた結果によっては、この手順は必要ない場合もあります。
8. この時点で、Excel の値を Outlook の予定フィールドと一致させる必要があります。 このプロセスはマッピングと呼ばれると前述しました。 左側のペインには Excel フィールドがリストされ、右側のペインにはカレンダー フィールドがリストされます。 ご覧のとおり、 図G, Outlook は、開始日、開始時刻、終了時刻の 3 つのフィールドを正しくマップします。 これは、Excel のフィールド名が Outlook のフィールド名と同じであるためです。

9. [タスク]フィールドに相当するフィールドがないため、このフィールドを手動でマップする必要があります。[タスク]フィールドをマップするには、左側のペインから右側のペインにドラッグするだけです (図H) を作成し、それを Outlook の件名フィールドにマップします。自動的にマップされなかった他のフィールドについては、この手順を繰り返す必要がある場合があります。

10. すべてのフィールドをマッピングしたら、「OK」をクリックし、「完了」をクリックしてインポートをトリガーします。 図I は、新しく作成された予定を示しています。

この時点で注目すべき点が 2 つあります。まず、マッピング ダイアログの Task にファントム文字があることに気づきましたか? このような文字が表示された場合、ほとんどの場合、最初のフィールドにあります。これは、Excel が .csv に変換するときに削除できなかった書式設定コードです。無視してかまいません。マッピング後にインポートに問題がある場合は、.csv ファイルを開いてフィールド名を再入力してみてください。

次に、同じ Excel レコードをインポートすると、Outlook によって予定が複製されます。 手順 4 で表示された複製オプションを[重複したアイテムをインポートしない]に変更した場合、これは行われません。

見る： 初心者から上級者までの Microsoft Excel: 短期集中コース (TechRepublic アカデミー)

Outlook カレンダーを Excel にリンクできますか?

残念ながら、Excel と Outlook の間に動的リンクを作成するためのネイティブ プロセスはありません。 Excel ファイルを更新するときは、この記事で説明するプロセスを繰り返す必要があります。 ただし、これが頻繁に発生する場合は、次のように使用できます。 Microsoft パワーオートメーション プロセスを自動化するフローを作成します。

Power Automate について詳しくは、次の記事をご覧ください。

よくある質問

Excel をカレンダーと同期できますか?

はい、Excel データを .csv 形式で保存し、カレンダー アプリケーションにインポートすることで、Excel をカレンダーと同期できます。

Excel データをカレンダーにするにはどうすればよいですか?

Excel データをカレンダーに変換するには、日付、時刻、イベント、場所などの列を含むテーブルを Excel で作成します。その後、データを .csv ファイルとして保存します。 次に、アプリケーションによって提供される特定の手順に従って、.csv ファイルを好みのカレンダー アプリケーションにインポートします。 スムーズなインポート プロセスのために、.csv ファイル内の列をカレンダー アプリケーションの対応するフィールドにマップする必要がある場合があります。

予定表エントリを Outlook にインポートするにはどうすればよいですか?

通常、Outlook を開いて[ファイル]>[開いてエクスポート]>[インポート/エクスポート]を選択することで、予定表エントリを Outlook にインポートできます。 そこから、「別のプログラムまたはファイルからインポート」を選択し、カレンダーのエントリを含む .csv ファイルを選択します。 プロンプトに従ってインポート プロセスを完了し、データ フィールドを正しくマップしてエントリを正確に転送します。