私たちは最近、自動化プロジェクトが混乱に陥るのを目の当たりにした人事担当者と話をしました。彼の組織はプロセス改善という大変な作業を省略し、既存の人事プロセス環境に自動化を導入しただけでした。その結果、重複するワークフロー、一貫性のない慣行、および以前には存在しなかった新しい形態の無駄が複雑に絡み合った結果となりました。残念ながら、これは特別なケースではありません。人事およびより広範な組織における自動化の歴史には、これらのストーリーが散りばめられています。
成熟した人事チームは、壊れたプロセスを自動化すべきではないことを知っています。そうすることによって、すでに存在する問題が加速したり、新たな問題が追加されたりするだけです。
人事プロセスの自動化をサポートするために取り組んでいる取り組みについて人事リーダーにアンケートをとったところ、人事プロセスの標準化と最適化が最も一般的な回答でした (図 1、右上を参照)。人事部門は、自動化と変更管理戦略の策定後、人事スタッフをより価値のある業務にシフトさせることにも取り組んでいます。
1. 現在存在しているプロセスを文書化する
理解できないものを改善したり標準化したりすることはできません。成熟した人事部門は、プロセスを実行するチームとのワークショップを通じて、現在存在するプロセスを文書化することからプロセス改善作業を開始します。そうすることで、人事チームは一歩下がって全体像を見つめ、改善の機会を見つけることができます。
プロセス マッピングは、プロセス内のステップとタスクを示すグラフィック表現またはフローチャートを作成するもので、人事部門が現在の状態のプロセスを文書化する最も一般的な方法の 1 つです。プロセス マップは、プロセス内のエラー、非効率、冗長性を特定するのに役立ち、自動化を実装する前にそれらに対処できます。
紙とペンを使用しているか、既製のプロセス マッピング製品を使用しているかに関係なく、主要なステップ、意思決定ポイント、関係者、引き継ぎなど、プロセスの最も単純な機能から始めることをお勧めします。
2. 改善の機会を特定する
再設計に着手する前に、時間をかけてプロセスの問題点や非効率性を分析してください。目標は、どのステップが価値をもたらし、どのステップが遅延、エラー、フラストレーションを生み出すかを理解することです。実行が不十分または不必要なビジネス ルールまたはステップの改善を優先します。
この分析をガイドするための一般的な手法が 4 つあります。
- 無駄のない原則 組織が重複した承認、重複したデータ入力、不必要な引き継ぎなどの無駄を見つけて排除できるように支援します。
- サイクルタイム分析 各プロセスの開始から終了までにかかる時間を測定します。サイクル時間が長いと、ボトルネックや過剰なハンドオフが明らかになることがよくあります。
- リスク分析 エラー、コンプライアンス上の問題、またはセキュリティ リスクが発生する可能性がある手順を示します。自動化する前に、リスクの高い領域に対処してください。
- カスタマージャーニーマッピング 顧客 (人事サービスを利用している従業員など) の視点からプロセスのビューを作成し、混乱点、繰り返しの要求、または遅延を明らかにします。
これらの洞察を活用して、プロセスを再設計して、プロセスをより無駄がなく、リスクを減らし、より従業員に優しいものにすることができます。
3. 新しいプロセスを設計する
将来の状態のプロセスを設計すると、人、データ、テクノロジーがどのように相互作用して、すでに効率的で持続可能なプロセスを自動化が確実にサポートするかについての明確な青写真が作成されます。 2 つの一般的なツールは、この作業を明確にし説明責任を与えるのに役立ちます。
- SIPOC (サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客) 図 プロセスに何が入り、何がプロセスから出てくるのかについての概要を提供します。人事部門にとって、これは、上流の依存関係 (例: 給与データ) と下流の影響 (例: 従業員エクスペリエンス) をマッピングして、重要な点が見落とされないようにすることを意味します。
- RACI (責任者、責任者、相談者、情報提供者) チャート 各ステップの役割と責任を明確にします。これにより、実行中の混乱が防止され、プロセスが稼働するときの説明責任が保証されます。
適切に設計された将来の状態は、自動化を成功させるための基礎を築きます。ただし、まず、適切なテクノロジーを選択し、人々が変化に対応できるようにする必要があります。
4. 自動化と改善されたプロセスを連携させる
さまざまな自動化ツールやテクノロジーを検討する際の目標は、新たな非効率性を導入するのではなく、自動化によってこれまでに行った改善を確実に強化することです。検討しているツールが本当にワークフローに適合するかどうかを評価することから始めます。紙の上では素晴らしく見えるソリューションでも、回避策を強いられたり、既存のシステムと統合されなかったりすると、摩擦が生じる可能性があります。この評価では IT 部門と協力して、機能、セキュリティ、ユーザー エクスペリエンスの適切なバランスをとってください。
自動化は「設定したらあとは忘れる」作業ではありません。パフォーマンスを監視し、フィードバックを収集し、ニーズの進化に応じて構成を調整することで、継続的な改善ループを構築します。継続的な改善により、プロセスがビジネス目標に沿った状態に保たれ、時間の経過とともにテクノロジーが障壁になるのを防ぎます。
また、プロセスに対する明確な所有権を割り当て、監視のための構造をセットアップすることで、プロセス ガバナンスを確立する必要もあります。各プロセスに所有者を割り当てることで、プロセスの品質を維持し、ビジネス ニーズの変化に適応する責任が保証されます。
5. 利害関係者と関わり、変化を管理する
プロセスの改善は多くの場合、チームの働き方を変えることを意味しますが、変更はさまざまな理由から難しい場合があります。変更管理は、変更が重要である理由を伝え、懸念事項に対処し、従業員が意見を聞いてくれていると感じるフィードバック ループを作成することにより、移行をガイドするための構造化されたアプローチを提供します。
トレーニングは変更管理に不可欠な部分です。従業員は、新しいプロセスの実行方法を知るだけでなく、新しい自動化ツールの使用方法や、データ入力などの手動タスクが自動化に代わったら、より付加価値の高い作業形態に移行する方法も理解する必要があります。変更管理戦略の一環として、このトレーニングをどのように提供し、スキルのギャップを埋めるかについての計画を作成します。
枠組みから行動へ
リーダーは、自動化が必要なコストを上回る価値を提供することを期待していますが、自動化が壊れたプロセスを加速するだけであれば、これは起こりません。上記の 5 つのステップすべてを含む HR 自動化のロードマップを作成して、テクノロジーを追加するだけでなく、長期的な価値の基盤を確実に構築します。
組織内にビジネス プロセス管理部門が存在する場合は、その部門と提携するか、プロセス管理の専門知識を持つ同僚とつながり、これらの手順を計画して実行します。これらは、ドキュメントとマッピングが内部的に、またビジネス内の他のグループがすでに行っていることとの両方で一貫していることを確認するのに役立ちます。
この作業を行うときに、車輪の再発明をしないでください。次のようなプロセスフレームワーク APQCのPCF 独自の目的に合わせて採用およびカスタマイズできる、最も一般的なビジネス プロセスの一覧表を提供します。プロセス フレームワークと上で説明したその他のリソースを使用すると、すぐにスタートできるため、プロセス改善の中核的な作業に集中できます。
このコンテンツのデータは発行時点で正確です。最新のデータについては、次のサイトをご覧ください。 www.apqc.org。
#自動化前のプロセス改善ステップ