昨年、ミネアポリス市は、自動化ソフトウェアを使用するデジタルプロセスに800を超える許可タイプの紙ベースの許可システムを移行しました。市当局は、この変更により、イベント許可申請のレビューと承認のために、管理時間が50％削減されたと述べました。
Software-as-a-Service Platform Smartsheetを搭載した新しいシステムにより、市は毎年市の住民がホストする数千人の屋外イベントを許可する方法を改善することができました。これには、フードイベント、季節のベンダー、増幅されたサウンドを備えた1回限りのイベント、市のファーマーズマーケットへの参加が含まれます。
許可申請のレビューと承認にかかる時間を短縮するとともに、当局は、Smartsheetが申請者と市との間の通信を改善し、Docusignとのシステムの統合を介して許可料のクレジットカード支払いを許可するなど、申請状況に関する自動化された通知が改善されたと述べました。
ミネアポリスの上級ビジネスアナリストであるスコット・ゲーリグは、彼のオフィスの問題が年間300〜600の食品イベントを許可することを許可していると語った。昨年初めに新しいシステムに切り替え始める前に、彼のオフィスは定期的に「2フィートの高さ」の紙スタックのアプリケーションを扱いました。昨年2月、Gehrig氏によると、彼のオフィスはソフトウェアの使用を拡大して、保健部門の17の許可プロセスのうち12を含めるように拡大しました。それ以来、オフィスは新しい方法を使用して約120の季節アプリケーションを処理しました。
「あらゆる種類のアプリケーションについて質問があれば、電話を取り、誰かに電話するか、誰かにメールしなければなりません。 「SmartSheetでは、今やらなければならないのは、アプライダリにスマートシートをすぐに更新リクエストを送信することだけです。それは申請者にすぐに行き、それから彼らは彼らのラインで返信することができます。」
新しいシステムは、手動の申請プロセスの別の側面も改善しました。乱雑な手書きを解読するのが難しいです。 Gehrigはまた、このシステムにより、市は申請プロセスを12ページのPDFから5ページの電子形式に短縮できるようになったと述べました。また、ミネアポリス市の役人は、検査官にタスクを割り当て、プロジェクトの進捗を追跡し、イベントカレンダーを管理し、ドキュメントを共有し、その他の作業を管理することができます。
イベントカレンダーは、最も必要な人と共有することもできます。たとえば、Gehrigは、Smartsheetのカレンダーは許可を受け取るイベントで自動的に更新され、そのカレンダーは地元の警察地区と同期されるため、どのイベントが法的にホストされているかを認識していると述べました。
「増幅されたサウンドアプリケーションについての1つのことは、イベントの1週間前に警察地区に通知しなければならないことです。 [before] 「さて、4月15日に起こっているこのイベントを通知する必要がある」と言ったカレンダーに実際に置かなければなりませんでした。 4月8日にそれを送らなければなりません」とゲーリグは言いました。
スマートシートでは、イベントの日付と正しい境内に基づいて通知が自動的に送信されると彼は言いました。
Gehrig氏によると、Smartsheetシステムは、他の部門の市の自動化を拡大する可能性も可能にします。そして、彼の部門は、アクセシビリティの理由や純粋な好みを要求する人々にまだ紙の許可フォームを送信していますが、Gehrigは潜在的な拡大はエキサイティングだと言いました。
「このテクノロジーを探している部門がますます多くなるのを見るのは素晴らしいことです。 [issue permits] この13ページのドキュメントを通過し、すべてのページに記入する必要があるよりも、電子的には非常に優れています。
Keely Quinlanによって書かれました
Keely Quinlanは、Statescoopのプライバシーとデジタル政府について報告しています。彼女は現在テネシー州にあるクラークスビルの調査ニュース記者であり、そこに住んでおり、彼女の報道には地方犯罪、裁判所、公教育、公衆衛生が含まれていました。彼女の作品は、Teen Vogue、Stereogum、その他のアウトレットに登場しています。彼女はニューヨーク大学でジャーナリズムと社会的および文化的分析の修士号を取得しました。
#ミネアポリスでの承認時間を許可する自動化は削減されました