契約ライフサイクル管理（CLM）：完全なガイド

精度が重要：契約の完全性を確保する上でのCLMの役割

今日のますます複雑になっているビジネス環境では、契約ライフサイクル管理（CLM）は、企業が持つべきものよりも単なるものよりも必要になっています。

なぜ？多くの近代的な組織は、膨大な数の契約を扱っています。 CLMシステムを使用すると、有効期限までに作成から整理されたドキュメントが保持されます。

さらに、法的拘束力のある契約として、関係者は契約の正確性を優先する必要があります。契約ライフサイクル管理プラットフォームは、適切な用語、適用可能な規制、署名、日付などを支援します。

機能と利点の観点からCLMプラットフォームを調べてみましょう。

契約ライフサイクル管理とは何ですか？

契約ライフサイクル管理を、契約プロセスに最初から最後まで体系的に処理する方法と考えてください。このようなエンドツーエンドの注意は、物事を迅速かつ徹底的に動かします。

私たちの世界経済では、契約はこれまで以上に詳細で多数です。 CLMは、すべての「t」が交差し、「i」が点在することを保証します。

集中契約リポジトリは、効果的なCLMの基盤です。すべての契約に単一の真実のソースを提供し、簡単なアクセス、バージョン制御、安全なストレージを確保します。

集中リポジトリの主要な機能は次のとおりです。

• バージョン制御：契約のすべての変更とバージョンを追跡する
• メタデータのタグ付け：検索とフィルタリングを簡単に検索するために、関連するメタデータとのタグ付け契約
• 検索機能：キーワード、メタデータ、およびその他の基準に基づいて契約の迅速かつ効率的な検索を有効にする

誰がCLMを使用していますか？

CLMは、製造、不動産、金融、ヘルスケア、およびテクノロジーに非常に役立つことが証明されています。これらの業界での契約の複雑さと厳しい規制要件により、CLMは運用を合理化し、リスクを軽減するために価値があります。

標準化された法的言語とプロセスを必要とする大量の契約を扱うセクターは、CLMシステムにも依存します。小売、教育、政府、自動車、エネルギー、ユーティリティはユーザーの1つです。

もちろん、契約の種類は、各業界の性質によって異なります。 CLMシステムで扱われるいくつかの一般的な契約には次のものがあります。

• ライセンス契約
• ソフトウェアメンテナンス契約
• サプライチェーン契約
• ベンダー契約
• フランチャイズ契約
• コンサルティング契約
• リース契約
• 建設契約
• 契約を付与します
• 患者の同意フォーム
• 臨床試験協定
• プロバイダー契約
• ローン契約
• 保険契約
• クレジットカード契約

契約ライフサイクル管理の利点

組織は、CLMソリューションを実装することにより、大幅に獲得することを支持しています。 CLMができることは次のとおりです。

組織が契約に関連する潜在的なリスクを特定し、軽減するのに役立ちます。

企業が契約上の義務を遵守し、適用されるすべての法律および規制を遵守するのを支援します。

タスクを自動化し、ワークフローを合理化し、契約処理時間を大幅に改善し、手動の努力を削減します。

契約ライフサイクルに関与する利害関係者間のより良いコミュニケーションを促進します。

契約管理に関連するコストを削減することで、組織がお金を節約するのに役立ちます。

• より大きな可視性と制御を提供します

すべての契約の集中ビューを提供し、より良い追跡、監視、分析を可能にします。

契約ライフサイクルの段階

契約には複数のステップが含まれます。契約ライフサイクル管理ソリューションはそれぞれを促進します。

1。契約開始

さまざまなビジネス状況には契約が必要です。商品やサービスの販売または取得は間違いなく一般的なシナリオです。または、おそらく組織はパートナーシップを締結したいと考えています。

正式な合意の必要性が発生すると、契約作成が開始されます。この初期段階では、利害関係者は望ましい結果を検討します。彼らは、主要な成果物、パフォーマンスの期待、およびそれぞれの側の責任を特定します。

2。 契約の起草とオーサリング

これを書き込み段階と考えてください。契約には、想定されていない必要があるすべての必要な詳細を含める必要があります。

企業は、毎回ホイールを再発明する代わりに、事前に承認された契約テンプレートに頻繁に頼ります。クリエイターは、これらの標準化されたテンプレートを適切な情報で記入します。 CLMは、多くの場合、スマートフィールドと他のプラットフォームとの統合を使用して自動入力できます。

CLMは、地域、製品、サービス、価格条件などの入力基準に基づいて特定の契約コンテンツを生成することもできます。著者は、必要に応じて契約の個々の条件を調整することもできます。

テクノロジーはドラフトに便利です。手動入力ではなく自動化は時間を節約し、エラーを減らします。搭載されたツール 人工知能 契約に含めるように関連する条項を提案し、考慮が必要な潜在的なリスクを特定することさえできます。

3。契約 交渉とコラボレーション

関係者は、しばしば契約の大まかなドラフトのすべてに同意しません。彼らは、aを通じて相互に満足のいく変更を加えることに取り組んでいます 交渉プロセス。

合意を解決するには、やり取りが必要です。 CLM コミュニケーションツール 相互作用を促進します。

契約の複数のバージョンの代わりに、協力者はリアルタイムで協力してドキュメントを完成させることができます。統一されたワークスペースは、さまざまなツールとファイル間のジャンプを排除します。

Redliningを使用すると、契約をマークして、さらに議論する必要がある変更や領域を表示できます。色の区別は改訂を強調しているため、利害関係者はバージョン間の違いを簡単に確認できます。

4。契約実行

この段階には、関連する利害関係者による最終契約承認が含まれます。法務チームがコンプライアンスの問題に気付くなどの問題を見た場合、契約は解決されるまでCLMプロセスの前のステップに戻ります。

自動化された承認ワークフローは、整然とした方法でドキュメントを正しい人にルーティングすることにより、プロセスを高速化します。

契約には、合法になるには適切な署名が必要です。人々がジョン・ハンコックを発行するのを待つと、ボトルネックを引き起こす可能性があります。 CLMソフトウェアは通知とリマインダーを送信でき、電子署名は実行を促進できます。

一部の企業は、高度な電子署名機能を備えたCLMを選択します。これらの追加のユーザー認証測定値は、署名の有効性に対する信頼性を高めます。

5。契約管理とコンプライアンス

契約ライフサイクルはeシグネチャでは終わりません。勤勉な監視により、当事者が条件を実行することが保証されます。

CLMプラットフォームは監視に役立ちます。彼らは、契約で提示された重要な日付、マイルストーン、および締め切りを追跡し、合意されたメトリックに対する契約のパフォーマンスを監視し、すべての関連する法律と規制を順守します。

AIおよびその他のテクノロジーの進歩により、CLM Softwareはこれまで以上に多くの実行契約契約管理の機会を提供します。企業は、次のような契約関連の問題について貴重な洞察を得ることができます。

• 契約サイクル時間
• コンプライアンス率
• 管理されている契約数
• 逸脱
• リスク
• 財務パフォーマンス（コスト削減や生成される収益など）

6。契約更新または 終了

最も重要なCLMシステム通知の1つは、有効期限に近づいている契約の認識です。このヘッドアップにより、オプションを検討するのに十分な時間がかかります。

有効期限に近い契約として、企業は決定を下す必要があります。彼らは契約を更新、修正、または終了する必要がありますか？

多くの要因が選択に影響します。組織は、ビジネスニーズと目標を考慮し、現在の契約のパフォーマンスと、それがビジネスに価値を付加するかどうかを評価し、現在の市場の状況を検討します。

更新は、述べられているように現在の契約を延長することを意味しますが、新しい日付があります。契約条件を再交渉し、新しい契約を作成するために、起草段階に戻ることが含まれる可能性があります。

終了契約は閉鎖されます。 CLMシステムはその終わりを文書化し、参照目的で適切にアーカイブします。

技術的な考慮事項

すべての重要なビジネス上の決定と同様に、契約管理システムを選択するには、思考が必要です。それらがすべて同じだと仮定しないでください。

代わりに、あなたの会社の状況で何が最適かを考えてください。 オプションを評価するとき、次のような質問を熟考します。

• このCLMソフトウェアは、契約ライフサイクルのすべての段階をサポートするために必要な機能を提供していますか？
• このCLMソリューションには、契約量の増加を処理するなど、私たちと一緒に成長する能力がありますか？
• このプラットフォームは、CRM（顧客関係管理）やERP（エンタープライズリソースプランニング）などの既存のシステムとシームレスに統合しますか？
• この契約ライフサイクル管理ソフトウェアは直感的でユーザーフレンドリーですか？
• 契約関連のすべての活動を追跡するための詳細な監査証跡を維持していますか？
• 機密契約データを保護するためには、どのような種類のセキュリティ機能が必要ですか？

多くの企業にとって、この最後の問題は最も重要です。検討中のCLMシステムが、データ暗号化（輸送と安静時の両方）とアクセス制御（誰がアクセスできるかの制限）の観点からどのように運賃を課しているかを調べます。

バイイン

リーダーは、CLMシステムを採用する前に、CLMシステムを実装するためのビジネスケースを見たいと思うことがよくあります。このリクエストは、個々の組織の状況のために間違ったツールを選択すると、欲求不満と無駄なリソースにつながるため、理にかなっています。

価格設定を調べます。ソフトウェアライセンス、実装コスト、継続的なメンテナンスなど、CLMシステムの所有権の総コストを正確に推定します。

次に、契約管理の現在の状態を分析します。改善のための非効率、リスク、および領域を特定します。

CLMがコスト削減、リスク削減、効率の向上など、CLMが組織にもたらす可能性のある価値を明確に表現しています。投資収益率を予見できることは、利害関係者の利益を促進します。

採用されたら、別の重要なグループであるスタッフからのバイインの確保に取り組みます。

従業員が効果的な契約ライフサイクル管理の重要性とその役割と責任を理解するのを支援します。彼らが努力にメリットがあると感じた場合、受け入れはより迅速に発生します。

同様に、テクノロジーの使用に関してトレーニングとサポートを提供する必要があります。能力は自信とより前向きな姿勢を繁殖させます。

より多くのリソース：
デジタル時代の職場：ソフトスキルがこれまで以上に重要な理由
才能の不足：職場のギャップの拡大に対処します
従業員のスキルギャップ：彼らは何であり、どのように対処するか

このような洞察がもっと欲しいですか？訪問 Beth Braccio-Heringの著者ページ 彼女の他の記事やビジネス管理の専門知識を探る。