最近の自然災害を考慮して、雇用主はそのような災害の影響を受けた従業員を支援するための追加の低コストプログラムを探しているかもしれません。 「寄付休暇」、「休暇共有」、または「自主的な共有休暇」プログラムまたはポリシーは、雇用主が従業員に提供する福利厚生です。一般に、寄付休暇プログラムでは、従業員が有給休暇、個人休暇、または病気休暇の経過時間を寄付して、取得可能な休暇よりも多くの休暇を必要とする他の従業員を支援することができます。ただし、従業員の善意が予期せぬマイナスの結果をもたらす可能性があります。
内国歳入庁は、寄付休暇プログラムの実施と運営に関するガイダンスをほとんど発行していない。このようなプログラムの設立に関心のある雇用主は、寄付休暇プログラムが特定の要件を満たさない限り、そのようなプログラムによる税金への影響が従業員にとって混乱を招き、予期せぬものになる可能性があることに注意する必要があります。
休暇共有プランに関する一般的な税務規則
連邦税法は、サービスの収入はそれを稼いだ人に課税されると規定しています。たとえば、従業員 A が特定の週の仕事で 500 ドルを稼いだ場合、その 500 ドルに課税されます。あるいは、従業員 A が、代わりに雇用主に 500 ドルを同僚に直接支払うよう要求したとします。この場合、税法では、従業員 A が稼いだ 500 ドルを受け取らなかったとしても、その 500 ドルは依然として従業員 A に課税されると定められています。
従業員 A が 500 ドルを同僚に直接送金する代わりに、獲得した有給休暇を同僚に寄付した場合にも、同じルールが適用されます。したがって、同僚が長期間病気で有給休暇を使い果たした場合に、従業員 A が「私には有給休暇が余っているから、自分の有給休暇を使ってください」と言った場合、一般的な税の原則に基づき、その同僚が会社から受け取る給与はすべて減額されます。従業員 A の PTO を使用した場合、課税対象となるのは従業員 A であり、追加の PTO を受け取った同僚には課税されません。
一般的な税規則の例外
IRS は、雇用主主催の休暇寄付プログラムに例外を設けています。 1 つ目の例外は医療緊急事態に対する「正当な休暇共有取り決め」を認めており、2 つ目の例外は自然災害に備えた休暇バンクを対象としています。これら 2 つの例外の要件を満たさない状況下で寄付された休暇は、通常、休暇を寄付した従業員に課税され、雇用税の目的では寄付した従業員の賃金ともみなされます。
医療上の緊急事態の例外
雇用主が主催する休暇共有プログラムでは、医療上の緊急事態が発生した場合に、従業員が未使用の有給休暇を別の従業員に寄付することが認められる場合があります。 IRS 歳入規則 90-29 では、医療上の緊急事態は、「従業員またはその家族の病状により、従業員の長期欠勤が必要となり、従業員の収入の大幅な損失につながるもの」と定義されています。従業員は休暇共有プランとは別に利用可能な有給休暇をすべて使い果たすことになります。」
この例外のもとでは受け取った金額は、休暇を寄付した従業員には課税されず、連邦保険拠出法 (FICA)、連邦失業税法 (FUTA)、および所得税の源泉徴収の目的上、受取人の賃金とみなされます。内国歳入法の特定の条項。休暇を寄付した従業員は、寄付した休暇に対する経費、慈善寄付、または損失控除を請求することはできません。
IRS は、医療上の緊急事態の例外に基づく真正な雇用主主催の休暇共有取り決めを構成するものについてガイダンスを提供しました。休暇共有プログラムが有効であるためには、次のことが必要です。
- 書面で作成し、雇用主によって管理されます。
- 従業員が寄付した休暇を預け、そこから休暇を申請した従業員に分配される「休暇銀行」として設立されます。
- 休暇は医学的緊急事態の場合にのみ使用することを明記し、従業員または従業員の家族の長期欠勤が必要な重大な病気または病状に限定する必要があります。 IRS はまた、親、子供、または配偶者の死亡後の長期休暇を含む計画を承認しました。
- 従業員が医療上の緊急事態や状態を説明した書面による休暇申請を行う手順を用意します。従業員は、申請が承認され、申請者が利用可能なすべての有給休暇を使い果たした後にのみ、銀行から休暇を受け取る資格を得ることができます。プログラムを通じて従業員が取得した休暇は、従業員の通常の報酬率で支払われる必要があります。
- 特定の寄付者が年間に放棄できる有給休暇の日数に制限がある場合は、それを指定します。
- 寄付プログラムに基づいて譲渡された休暇が、受給者によって実際に医療休暇として使用されていることを確認します。プログラムが寄付された休暇を清算して受取人に現金を支払う場合、そのプログラムは適格な医療緊急休暇プログラムとみなされません。
大規模災害の例外
従業員が「大災害」に見舞われた場合、従業員は雇用主が提供する休暇銀行から引き出すこともできる。 「大災害」は IRS によって次のように定義されています。
- スタッフォード法第 401 条に基づいて大統領によって宣言され、連邦政府による個人支援または個人および公的支援が必要とされる災害。
- スタッフォード法第 501 条に基づいて大統領が宣言した大災害または緊急事態。
州または地方自治体によって宣言された災害は、この例外の目的における「重大な災害」の定義を満たしません。医療緊急プログラムと同様、大規模災害プログラムに基づいて寄付を行った従業員は、寄付された休暇に対する経費、慈善寄付、または損失控除を請求することはできません。また、プログラムに基づく受給者への支払いは、内国歳入法に基づいて除外されない限り、FICA、FUTA、および源泉徴収の目的で受給者の賃金として扱われます。
納税義務を寄付者から受給者に移すには、大規模な災害休暇共有プログラムが書面で作成され、以下の要件を満たしている必要があります。
- このプログラムでは、寄付者が、大規模な災害によって悪影響を受けた他の従業員のために、未払い休暇を雇用主が主催する休暇銀行に預けることができます。これは、災害によって従業員やその従業員の家族に深刻な困難が生じたことを意味します。従業員に仕事を休むよう要求する。
- このプログラムでは、休暇を寄付する従業員が休暇の受取人を指定することはできません。休暇取得者は、銀行に預けられた休暇から、取得者の標準給与率で有給休暇を受け取ることができます。休暇は特定の災害に関連する目的で使用しなければなりません。
- 寄付従業員が寄付できる年間休暇の最大額は、その年に通常取得される休暇の最大額を超えることはできません。
- この制度では、災害の程度に応じて、災害発生後、休暇を寄付・利用できる期間に合理的な制限を設けています。
- 受け取った有給休暇の代わりに現金を受け取ることはできません。
- 雇用主は、受給者が取得できる休暇の量を合理的に決定する必要があります。
- 1 つの大規模災害に対して積み立てられた休暇は、その災害で被災した従業員のみが使用できます。銀行に預けた有給休暇のうち、発災後一定期間内に使用されなかった場合は、寄付した従業員に返還しなければなりません。
州固有の考慮事項
従業員が寄付できる休暇の種類は、通常、州ごとに異なります。これは、有給休暇、有給休暇、不労休暇など、休暇手当や傷病手当など、さまざまな種類の休暇に対する従業員の権利に関して各州で異なる規則があるためです。 、または包括的な有給休暇。したがって、雇用主は、州法に違反しないように、事業を展開する各州でどのような休暇が寄付されるのかを認識しておく必要があります。
税務上の不利な結果を回避する
雇用主は、休暇共有プログラムに基づく寄付者の従業員に対する税務上の悪影響を理解し、回避する必要があり、そのような場合にどの従業員が課税対象の賃金を受け取るのかを把握する必要があります。プログラムが 2 つの例外のいずれかに適切に適合する場合、納税義務は事実上寄付者から受領者に移転されます。
#寄付休暇ポリシーの実施における税金の考慮事項