科学＆テクノロジー

受信箱を整理する方法

ケルビン・チャン著、AP通信ロンドン (AP通信) — 新年は、電子メールの受信箱も含めて、常に新たなスタートを切るのに良い時期です。 2025 年を白紙の状態でスタートするには、不要なメッセージをすべて削除してみてはいかがでしょうか?あなたが私と同じなら、領収書、銀行やクレジットカードの明細書、携帯電話の請求書、航空券、レストランの予約、リマインダー、セキュリティ警告、スパムなど、受信箱に大量のメッセージが溜まっていることでしょう。管理上の残骸の中に、友人や家族からの個人的な手紙が含まれている可能性があり、保存しておく価値があります。デジタル上の不要なものをすべて削除する理由はいくつかあります。 1 つは、データ侵害が発生した場合のリスクを軽減することです。ハッカーが何らかの方法であなたの電子メールにアクセスしたとしても、クレジット カードの詳細などの個人情報や財務情報を盗むことはできません。受信トレイが整理されていると、大量の無関係なメッセージを選別する必要がなくなり、重要なメッセージを見つけやすくなるため、生産性と集中力が向上します。生産性の支持者の中には、受信トレイをゼロにすることを提唱する人もいます。これは、受信する各電子メールに対処し、一日の終わりには受信トレイが空になるようにすることです。しかし、そのための時間とエネルギーを誰が持っているでしょうか？忙しい場合は、すぐに対応する必要があるメッセージにのみ対処し、残りは無視する方が簡単です。つまり、バックログが大きくなりすぎるまでです。ここでは、重要なメールから不要なメールを選別して、受信トレイを整理するためのいくつかのトリックを紹介します。添付ファイルを捨てる以前は電子メール アカウントの保存容量が限られており、最大でも 1 ～ 2 ギガバイト程度でした。これは、大きな添付ファイルを含むメッセージが多くの容量を占有することを意味していました。最近では、電子メールには十分な無料ストレージが付属していますが、サイズが大きいメッセージは時間の経過とともに蓄積される傾向があるため、削除することをお勧めします。忘れ去られた友人の孫の高解像度の写真をすべて保管しておく必要があるでしょうか?Microsoft Outlook では、[サイズ]列またはボタンをクリックすると、最大のメッセージが上部に表示され、そこで確認して削除できます。 Outlook では、ユーザーが添付ファイルごとに並べ替えて、ファイルが追加されたメッセージが一番上に表示されるようにすることもできます。メッセージ自体を保存したい場合は、添付ファイルを右クリックして削除します。Gmail では、検索設定に移動して、特定のサイズを「超える」メッセージを除外します。たとえば 20 メガバイトから始めて、徐々に数を減らしてください。並べ替えるニュースレターやメーリング リストなど、頻繁に自動送信される送信者からのメールは、受信トレイで多くのスペースを占める可能性があります。あるいは、銀行から、現時点では重要であるかもしれないが、すぐに古くなってしまうセキュリティ通知を大量に受け取っている場合もあります。多くの場合、個別に削除するのは面倒なので、送信者ごとに受信トレイをフィルタリングして、グループとして削除します。 Outlook で、[差出人]列またはボタンをクリックします。 Gmail または Yahoo メールでは、検索バーを使用して送信者の電子メール アドレスを探します。これを日付範囲を絞り込む別の検索テクニックと組み合わせて、削除できなかった古いメールをすべて除外します。 Outlook や Gmail では、たとえば 2010 年から 2017 年までの電子メールをキャプチャする日付範囲を設定できるため、たとえば、不要になった公共料金の請求書をすべてなくすことができます。キーワードメーリング リストからのメールには、フィルターで簡単に除外できる特定の単語や言語が含まれる傾向があります。そのような明白な用語の…