AI が従業員のより人間的なレベルでのコラボレーションをどのように支援しているか

ナレッジ ワーカーで構成され、リモートまたはハイブリッドな配置が増えている職場では、コラボレーションは、従業員が週 5 日オフィスで体験するものから、主に IT 部門の助けを借りて調整する必要があるものへと進化しています。そして人事機能。現在、人工知能は HP などのプロバイダーのテクノロジー ソリューションに組み込まれています。 ズームアトラシアンと Asana は、会議の義務を軽減し、よりスムーズなコラボレーションを可能にして、リモートワークに優しい職場環境を実現します。

アトラシアンのチーム エニウェア担当バイスプレジデントであるアニー ディーン氏は、「私たちは、現在、あるいは最近まで、調整のせいで解決するのが難しすぎた非常に複雑な課題を解決する、本当に創造的な仕事の領域に向かうことになるかもしれません」と語った。 ニューズウィーク。

過去 5 年間で柔軟な勤務形態が急増したことにより、完全な仮想環境でワークストリームを再構築することが、企業が適切に対応する必要がある重要な課題となっています。分散した従業員のエンゲージメントと生産性を維持する さまざまな戦術が必要になる 誰もが毎日オフィスにいた頃から。

「私たちが学んだことの 1 つは、仕事はこれまでとは異なる方法で行われる可能性があるということです。しかし、課題は、フレームワークを定義する必要があるということです」と、リンバッハ社の最高人事・文化・マーケティング責任者であるメリッサ ディムーロ氏は述べています。人物建築サービス会社はこう語った ニューズウィーク。 「以前は、廊下を歩いたり、私たちの場合は大規模な現場に行ったりするだけでなんとかなりました。今日では、リーダーはより意図的に成果と目標を設定する必要があります。」

AI と機械学習テクノロジーを使用して、会議を要約するためのさまざまなツールが利用できるため、すべての会議に出席する必要がなく、非同期のコミュニケーションとコラボレーション (ホワイトボードやバージョン管理など) が可能になります。また、情報への迅速なアクセスをサポートし、さまざまなポリシー、プロセス、手順の推進を支援する AI エージェントを作成する機能により、プロジェクトや組織の目標のステータス チェックや次のステップに関するガイダンスを提供することもできます。

これらのツールの多くは、リモートおよび ハイブリッドワーカー。

「柔軟な働き方は素晴らしいことだ」とZoomの最高製品責任者であるスミタ・ハシム氏は語った。 ニューズウィーク。 「また、非常に騒がしいです。では、真に人間らしく、クリエイティブな面や顧客のニーズに応えるためにお互いにつながるための精神的なスペースをどのように解放しますか? そこで AI が大きな役割を果たせるのです。」

会議の削減

プロジェクト管理ソフトウェア会社 Asana では、プロダクト リーダーが、部門を超えたプロジェクトが職場のコラボレーションの「最小公倍数」と呼ばれるもの、つまり電子メール、インスタント メッセージ、対面での会議から脱却するのを支援することが多いと述べています。

「そこですべての文脈が失われ、人々は真に共同作業するのではなく、翻訳や行ったり来たりすることにあまりにも多くの時間を費やしているのです」と Asana のビジネス責任者兼最高執行責任者のアン・ライモンディ氏は語った。 ニューズウィーク。

アン 2024 年 10 月の Asana アンケート 労働者は不必要な会議で週に 5 時間を無駄にしていると報告しており、労働者のほぼ半数 (48%) が前回の会議は不必要だったと回答していることがわかりました。調査対象となった労働者は、時間の 53% が忙しい仕事に費やされているとも答えました。

「ナレッジワーカーとして私たちが最も多くの時間を費やしているのはコラボレーションです」と、Asana の社内シンクタンクであるワーク イノベーション ラボの所長、レベッカ ハインズ氏は語ります。 ニューズウィーク。 「企業は非同期的に進めようとしていますが、それがより効率的で効果的であり、より良いワークライフバランスを実現できることを認識していますが、適切な基盤を持っていませんでした。」

状況確認会議に費やされた時間は、場合によっては AI 主導のエージェントの助けを借りて従業員に返却することができ、通常は会議や一連のメモで共有される情報を記録、要約し、質問に答えることもできます。 。

「チームは電話遊びをやめ、情報を得るためにテクノロジーを使い始める必要がある」とディーン氏は語った。 「私たちの勤務時間の多くは、お互いに情報を共有することに費やされていますが、そのような時間を費やす必要がないので、それはもう必要ありません。 [and] 会議を待つ必要はありません。」

ハシム氏は、Zoom が企業ユーザーに追加費用なしで AI コンパニオンを追加したこと、会議の概要と会議中の質問が最もよく使用される 2 つの機能であることを共有しました。

「カレンダーには二重、三重に予約が入っていることがよくあります。だから、会議、何が起こったのか知りたいのですが、会議に行かなくても済むととても安心します。近況報告に行くだけで済みます」 」と彼女は説明した。

ハシム氏は、Zoom のホワイトボード機能により、エンジニアリング、デザイン、その他のクリエイティブ チームの非同期コラボレーションが可能になると付け加えました。同社はまた、販売、リード発掘、顧客サービスなどのさまざまな機能に特化したソリューションを提供しており、これらの役割に AI を活用した機能を備えています。

ハインズ氏は、従業員が以前に共有された情報の検索に週平均 9 時間を費やしているという最近の研究結果を指摘しています。現在、経営幹部やマネージャーは、プロジェクト管理ツールを使用して、個別のタスクやプロジェクトを追跡するだけでなく、より大きな取り組みの進捗状況を追跡することができます。また、新しい AI コンポーネントにより、リーダーは、これらのプロセスや人員配置を最適化する方法について自動化された提案から恩恵を受けることができます。

「進行中の作業を共有できる場所を持つことは非常に重要です。現在、非常に多くの会議が行われている大きな理由は、このような状況更新会議があるからです」とハインズ氏は言いました。 「真実の情報源があり、一元的なレイヤーがあれば、会議の数を最小限に抑えながら進行中の作業を共有できます。」

プロセスの改善、測定、人員配置

作業プロセスの管理と追跡をクラウドベースのツールに導入することで、企業はより迅速に行動し、成功の原動力をより深く理解できるようになります。 AI は、グループで作業する必要がある複数の文書やプレゼンテーションの概要の初稿を生成することもできます。機械学習ツールに供給される情報が増えるほど、その出力にはより多くの情報が含まれます。

「AIがそれを補ってくれる場合もある」 [blank spaces on forms] なぜなら、過去のプロジェクトやそのドキュメント、『素晴らしいブリーフはこんな感じ』『最近の 10 件のブリーフ』などの入力からのコンテキストがあり、AI が実際にこれらの空白の一部を埋めることができるからです」とハインズ氏は述べています。ライモンディ氏は、プロフェッショナル サービス企業がプロジェクトの人員配置をサポートするために AI 主導のプロジェクト管理ツールを使用しており、書籍出版社が製品をより迅速に市場に投入するために Asana を使用していると付け加えました。

AI エージェントは、プロジェクト承認の目標とパラメータを明確にするのにも役立ちます。承認された内部提案、進行中の作業、チームおよび会社全体の取り組みに関する情報がマネージャーや従業員に透過的に提供されれば、より迅速に共同作業を行い、より頻繁に付加価値のあるタスクに取り組むことができます。

「私たちは、騒音や日常的なことを排除し、より生産性を高めるために、ユーザーが実際に時間を解放できるようにどのように支援するかという精神で取り組んでいます」とハシム氏は語った。

ディーンは、アトラシアンの社内ポリシーの実装と強制を支援する AI の能力を受け入れています。ポリシー文書を AI エージェント ツールにアップロードしました。AI エージェント ツールはプロンプトを使用してプログラムでき、コーディングは必要ありません。エージェントは 24 時間年中無休でポリシーに関する従業員の質問に答え、変更を追跡することができます。

「毎週月曜日にログインすると、組織のすべての目標に貢献するすべてのプロジェクトが表示され、毎週、それらすべてのプロジェクトに関するツイートサイズの更新情報が表示されます」とディーン氏は語った。 「私は、組織内で自分の下に 4 つのレベルがある人々との状況会議に参加しようとはしていません。そうすれば、まったく異なるレベルの可視性で組織を管理できるようになります。」

目標設定と従業員エクスペリエンス

チームに品質管理スコアを上げる、または製品出力の特定の組み合わせを保証するという目標がある場合、それらの目標を、関連するタスクとともにプロジェクト管理ツールに設定できます。そして、AI エージェントと追加サポートを備えたこのソフトウェアは、ナッジを送信し、機能横断的なチームに通知を提供し、定期的なコミュニケーションを必要とせずに目標の進捗状況をすべてのチームメンバーに可視化できるようになりました。

多くの企業では、過去数年間にさまざまなチームや部門が独自の新しいプロセスを開発している可能性があります。ライモンディ氏とディーン氏は、システムを簡素化し、部門を超えて連携して作業するチームが作業を共有し、進捗状況を報告できる 1 つの場所を確保する方法を見つけることを主張しています。

「私たちはデジタルの枯渇、つまり非常に多くのツールの追加によって感じる疲労という考えを見てきました。 [recently]「その多くはAIの存在を反映している」とライモンディ氏は語った。 サイロで採用 ワークフローを構築し、これらの部門を超えたユースケースをサポートするためにそれをどのように使用できるかを総合的に考えるのではありません。」

これには、従業員や部門または事業部門のリーダーからの支援と意見を得て、IT チームと人事チームの調整が必要です。リンバッハの最高人事責任者であるディムーロ氏は、学習と能力開発の目標をサポートするためにデジタル ツールと AI を導入していると語った。

「人事部が非常に興奮しているのがわかります」 [for] 人間のような報告に依存するのではなく、実際の可視性と透明性を確保する必要がある」とライモンディ氏は付け加えた。

「また、人事部門が企業のテクノロジー戦略にさらに関与するようになっていると考えられます」とハインズ氏は述べた。 「従業員エクスペリエンスのデジタル化はますます進んでいます。IT、CIO、CTO、人事の間で多くの素晴らしいパートナーシップが築かれていますが、このデジタル枯渇はコストが高くつき、従業員エクスペリエンス全体に影響を与えることを認識しており、より戦略的な役割を果たしたいと考えています。テクノロジー戦略の調整を支援します。」