Software-as-a-Service は、企業の運営と革新の方法を変革しました。 SaaS テクノロジーは変革をもたらし、組織全体のスタッフのイノベーションをサポートする新しい機能を提供します。
しかし、SaaS は導入が簡単ですが、管理は困難です。 SaaS アプリケーションの使用が急速に増加するにつれて、それに関連する複雑さが大幅に増大する可能性があります。 IT スタッフは、従業員がどのアプリケーションにアクセスしたのか、何を使用しているのか、どのように使用しているのか、どの情報 (機密データを含む可能性がある) にアクセスできるのか、組織にどのようなセキュリティ上の危険をもたらす可能性があるのかを特定するのが難しい場合があります。これらはすべて、SaaS のスプロール化に伴うリスクであり、管理不能になる前に対処する必要があります。
現在、IT プロフェッショナルおよび経営幹部の 3 分の 1 以上 (37%) が、「ソフトウェアの使用を最適化する方法を見つけること」が「重大な課題」であると報告しています。 Flexera 2024 ITAM 現状レポート。今こそ、SaaS 管理を全体的なソフトウェア資産管理 (SAM) と IT 資産管理 (ITAM) の取り組みに組み込む時期です。
1. SaaS の可視性を向上させる
多くの SaaS アプリケーションは試しやすく、簡単に導入できます。購入前に試用できるオプション、低価格の初期価格、柔軟なサブスクリプション、魅力的な機能などは、ユーザーがそれらを求める理由の一部です。 IT の購入 (ソフトウェア ライセンスを含む) は IT 経由で行う必要があると会社が明確にしている場合でも、従業員は会社の一元的な IT 調達プロセスを経ずに SaaS を購入してしまうことがよくあります。
理想的には、企業は自社のすべての IT 資産 (ソフトウェアとハードウェアを含む) について包括的な知識を持っていますが、多くの場合、そうではありません。アプリケーションが急増するにつれて、それらは シャドーIT – 「あらゆるソフトウェア、ハードウェア、または情報技術…IT 部門の承認、知識、監督なしに企業ネットワーク上で使用されるリソース。」
認可されていない SaaS の使用は、企業が以下に関する非常に重要な可視性を持っていないことを意味します。
- それらの SaaS アプリケーションがどのように使用されているか、
- SaaS にどれくらい費やされているか、
- これらの SaaS アプリケーションが抱える可能性のあるセキュリティ リスク。
SaaS 管理プラットフォームは、SaaS の可視性を向上させ、一般的なリスクを軽減するのに役立ちます。効果的な SaaS 管理イニシアチブには、組織の IT ランドスケープを完全に可視化するための詳細な使用状況データが必要です。包括的な検出手順により、社内のあらゆる場所で実行されている、認可済み、未認可、ライセンス済み、および無料の SaaS アプリケーションが明らかになります。 IT 環境全体をサポートし、ひいては企業全体の意思決定の有効性をサポートするには、データが正確である必要があります。明確性により、セキュリティ脅威の効果的な管理がサポートされます。
SaaS の可視性の向上は、スプロール化を緩和し、セキュリティを強化するだけではありません。収益を向上させることができます。最も支出の多いベンダー (Salesforce や ServiceNow など) を明確に把握することは、効果的なライセンス交渉に役立ちます。これは、サブスクリプションを最適化し、契約を統合し、未使用のシートを回収し、冗長なアプリケーションを排除することによって可能になる可能性があります。
可視性における最大のギャップの 1 つは、データの明瞭さです。データは多くの場合、十分に深く掘り下げられていないか、正規化プロセスが行われていないソースから取得されるため、誤った結果が得られます。たとえば、ソフトウェアが「Adobe Acrobat」ではなく「Adobe」と識別されるなどです。可視性を得るには、正確で明確な詳細レベルが重要です。
2. SaaS 責任の所有権を割り当てる
組織は、断片化した SaaS の取得やそれに伴う複雑な問題に対処するのではなく、SaaS の責任の所有権を割り当てることで、SaaS 管理の取り組みを改善できます。 SaaS ガバナンスの監督を専門とするチームは、リスクを管理し、SaaS のスプロール化を防ぐガードレールを設定および維持できます。
ビジネスとして、SaaS への支出や SaaS のスプロール化を止めることはできません。しかし、次回マーケティング チームがお気に入りのマーケティング キャンペーンのモジュールの機能である XYZ サービスを必要とするとき、決定を停止したり、ブロックしたり、判断したりすることはできません。目標は、チームが教育を受け、ユーザー ライセンスのコストだけでなく、SaaS 支出の総所有コストを理解できるように支援することです。
SaaS 管理の改善を検討している組織は、このチームに次のような責任を監督できる権限を与える必要があります。
- アプリケーションの合理化を強化します。これは、アプリケーションの重複と、その結果生じる費用とリスクを最小限に抑えるために、重複する IT アプリケーションを特定し、どれを削除するかを評価することです。
- 非準拠ソフトウェアのインストールと使用の防止、
- SaaS アプリの正確な構成を確保してセキュリティ リスクを最小限に抑え、
- ビジネスの成長を促進するため、SaaS のサイロ化された購入を終了することで戦略的取り組みを統合し、
- SaaS 支出とユーザー ライセンス モデルの TCO を特定する、
- ライセンス契約の交渉を改善します。
3. SaaS ガバナンスの向上
SaaS の効果的なガバナンスは、多くの組織にとって困難であることがよくあります。調達、調達、請求の管理と標準化にギャップがあると、企業はリスクにさらされる可能性があります。しかし、SaaS の人気が高まっても、過剰支出、セキュリティの脆弱性、データ ガバナンス違反の可能性による規制リスクが標準になる必要はありません。
SaaS リーダーは、さまざまな手段を通じて SaaS に関する会社のガバナンスを改善できます。
- 貴社のテクノロジー エコシステムを注意深く検討し、従業員が SaaS アプリケーションを調達する理由の根本を探ってください。彼らのニーズは、イノベーションへの欲求と技術調達へのより機敏なアプローチを物語っている可能性があります。
- 今日非常に一般的となっている、ばらばらでサイロ化された SaaS の使用および購入パターンを排除することを優先します。代わりに、SaaS への一元的なアプローチによってサポートされるビジネス成長のための統一されたビジョンを強化します。
- 計画的な SaaS ベンダー調達プロセスを確立します。データ保護、暗号化、ベンダーの信頼性などの要素を評価するベンダー スコアリング システムを統合します。ユーザーが依然として中央ITを経由せずにアプリケーションを取得する場合、この構造は責任ある調達を保証するのに役立ちます。
- 規制されていない SaaS の使用に関するリスクと、より一貫性のあるアプローチによってもたらされる可視性、セキュリティ、節約のメリットをスタッフが理解できるようにします。
- データ (顧客や従業員のデータを含む) へのアクセスと取り扱いを管理するデータ プライバシー規制に組織が準拠していることを確認してください。
SaaS での成功
あなたはあなたのビジネスの成功を支援する味方になることができます。 SaaS を効果的な方法で特定して管理します。ソフトウェアの使用方法を合理化し、認識します。ユーザー向けに SaaS を実現しながら、優れた IT プラクティスとガバナンスを通じてビジネスに革新をもたらす新しい方法を導入します。
成功への最善の方法は、関係者との良好なコミュニケーションを確保し、関係者がより良い取引を交渉するために適切なデータを使用できるように支援し、ビジネス全体でコスト削減を確実に文書化し、成功をリーダーに報告することです。目に見えないものを管理することはできないことを忘れないでください。それは可視化から始まります。
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