メールの過負荷との戦いに AI を活用する

考えてみてください。私たちの 2024年 労働動向指数年次報告書電子メールの過負荷は、Microsoft 365 ユーザーにとって依然として根強い問題です。電子メールの 85% は 15 秒以内に読まれ、一般的なユーザーは 1 通の電子メールを送信するごとに 4 通の電子メールを読みます。しかし、ユーザーは電子メールの破産を簡単に宣言することはできません。ほとんどの人にとって、電子メールには依然として重要な情報や更新が含まれていますが、メッセージはあっという間に蓄積されていきます。ユーザーが受信トレイの管理に多くの時間を費やすと、組織にとっての機会費用はどれくらいになるでしょうか。

AI は、従業員がそうした時間の一部を取り戻し、より戦略的な仕事のためのスペースを解放するのに役立ちます。Copilot の初期ユーザーを対象とした調査では、大手企業の従業員は、電子メールのやり取りに 25 ～ 45 パーセントの時間を費やしていました。

AI の活用により、今後の仕事では、受信トレイに目を通す時間がますます短くなる可能性があります。今すぐ次の 4 部構成の計画を採用して、組織がメールの氾濫を抑える習慣を身に付けられるよう支援してください。

蒸留: 副操縦士 長いメールスレッドを圧縮します 要約にまとめられるので、要点を見つけるために何度もやり取りを繰り返す必要はありません。また、CEO のスタッフ長がメールを含む複数のプラットフォームで送信したメモなど、重要なアクション項目を収集して強調表示することもできます。チームに AI キャッチアップ要約を朝のリズムに組み込むように勧めれば、すぐに状況を把握できるようになります。

掘る： 重要なファイルや情報を検索するときに、受信トレイにある何千ものメールのどれに探している情報が含まれているかを覚えておく必要はもうありません。Copilot があなたに代わって検索します。検索範囲は Teams のメッセージやさまざまなフォルダー内のファイルにまで広がります。Microsoft のモダン ワークおよびビジネス アプリ、製品マーケティング担当シニア ディレクターの Maryleen Emeric 氏は、次のような例を挙げています。「だれかがすばらしい PowerPoint スライドを送ってくれたことはわかっているけれど、それがメールだったのか、会議中だったのか思い出せない」。今では、彼女は Copilot にそれを表示するよう依頼するだけで、時間を節約しています。Emeric 氏は、この機能によって「情報の検索方法が 100% 変わりました」と述べています。

下書き： Copilotはメールの初稿を代筆してくれます。その後、事実確認や補足をすることができます。時間を最大限に節約するには、次のことを伝えましょう。 いつも 何を書けばよいかわからないときだけでなく、Copilot で作成した下書きから始めることもできます。「行動を変えることが重要です」と、Microsoft のシニア ビジネス プログラム マネージャーである Tom Heath 氏は言います。「日々の業務に反射神経を組み込む必要があります。」

診断: 下書きができたら、Copilot はメッセージのどこが曖昧で不快なのかを診断します。Copilot の「コーチング「送信」機能を使用すると、メールのトーンをチェックし、明確さを評価し、受信者の気持ちを考慮するよう作成者に思い出させることができます。(あなたのメッセージは丁寧、ぶっきらぼう、または少し防御的に聞こえますか?) これは、文章を書くのが好きではない人、英語を第二言語として話す人、または送信ボタンを押す前に少し安心したい人にとって特に役立ちます。

私たちは皆、メールの過負荷に悩まされています。AI を活用してメールを管理する習慣を身につければ、受信トレイを短時間で整理し、ストレスを軽減して、最も重要な情報を確実に把握できるようになります。

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