バーチャル会議の問題とその解決方法

ほぼ 100% の労働者が少なくとも在宅勤務を希望している 時には。 リモートワークは定着しており、バーチャル会議がオフサイトチームの連携を維持する接着剤となっています。

バーチャル会議は新しいものではありません。 私たちのほとんどは、ビデオ会議の長所と短所、および対面会議の代替としてビデオ会議がどのように機能するかをよく知っています。 オンライン会議は素晴らしいコラボレーション ツールです。 これらはコンピューター画面を通じて距離を埋め、人々を結び付けますが、リアルタイムで顔が現れ、声が聞こえる一方で、何かが欠けています。それは、人間の本質的な要素です。 これが、バーチャル会議が企業にとっての課題となっている理由です。

チームメンバーの関与を維持するにはどうすればよいですか? 人々が自分のアイデアを共有することを恐れている場合はどうすればよいでしょうか? 会議が長すぎたのはいつですか? これらはすべて、マネージャーが直面する潜在的な問題です。 ソリューション？ より人間味を感じる方法を見つけてください。

少し注意して計画を立てれば、リモート会議は対面での会議と同じくらい生産的で、あえて言えば楽しいものになります。 そこに行く方法について話しましょう。

基本をカバーする

バーチャルかどうかにかかわらず、会議は明確な目的があり、全員が参加しているときに最も効果的に機能します。 従業員の会議時間を最大限に活用するためにできることがいくつかありますが、そのほとんどはそれほど多くの労力を必要としません。

仮想チーム会議のベスト プラクティスをいくつか紹介します。

• グループ会議よりも 1 対 1 の会話の方が望ましいのと同様に、大規模な会議よりも少人数のグループ会議が望ましいです。

• 全員からの意見を求め、そのための余地を提供します。 毎月のステータス更新やポリシーの再確認でない限り、従業員はチームの他のメンバーと関連する考えを共有する機会を持つべきです。

• 会議は人々の貴重な労働時間を無駄にするという悪い評判があります。 メールでも簡単に済むはずの会議が毎時間行われると、生産性が低下し、人々は圧倒されてしまいます。 ビデオ会議には、参加者が参加を諦めなければならない時間を費やす価値があることを確認してください。

• バーチャル会議に待合室を使用することを検討してください。 同僚が 1 人か 2 人、他の全員が来るのを待っていると気まずいものになりますが、待合室はそのようなデッドスペースを防ぐのに役立ちます。

それ以上に、会議を活気に満ちた、興味深く、礼儀正しいものに保ちます。これは通常のことです。

議題がある

バーチャル イベントの利点の 1 つは、事前にリモート チームと議題を共有できることです。 重要な会議には必ず意味があり、議題は今後の予定についての事前情報を提供するため、参加者は会議中に質問をしたり、より注意深く聞くことができます。

会議の議題には次のものが含まれます。

• 会議の主な目的

• 議題と具体的な議論のトピック

• 誰が何を発表しているのか

• 各議題の時間配分

• 会議前に確認すべきその他の資料

議題に早期にアクセスすると、従業員が会議の内容に参加できるようになり、理想的には、混乱したときに尋ねられる無知な質問を減らすことができます。 キーワードは「理想」です。 全部に勝つことはできない。

小規模な会議用に撮影する

大規模なグループの参加を維持するには多大な労力が必要となるため、一部の企業では全員参加の会議に多額の予算を確保しています。 オンライン会議プラットフォームも同様です。 多数の人が 1 つの仮想部屋を占有している場合、質問することは貨物列車を止めようとするようなもので、大規模な中断になるため、会議は小規模にしておいた方がよいのです。

これは常に可能なわけではありません。 従業員は経営幹部から時々話を聞くことを好むため、定期的に行う必要があります。 それ以外の場合は、Web 会議が声の嵐や気が散ることがないよう、会議への招待状は必要事項を基に送信する必要があります。

会議を小規模に保つためのいくつかの方法を次に示します。

• 単一チームのメンバーのみを招待する

• 複数の会議を開催し、参加者がどの会議に参加するかを選択できるようにする

• 個別のトレーニング モジュールを使用し、Web 会議を完全に回避します

バーチャル会議は、正しく処理すれば強力な効果をもたらす可能性があるため、会議は小規模に留めて最大限のチャンスを与えてください。

自分のペースで進みましょう

ビデオ会議の問題の 1 つは、アイコンタクトやボディランゲージの欠如である可能性があります。 人々は異なる場所におり、物理的に互いに隔離されているため、部屋の様子を把握し、自分の主張がいつ行われたか（または主張していないか）を知ることが非常に困難になることがあります。

バーチャル会議には独特の舞台恐怖症があり、それは早口のスピーチ、グループからのメッセージの無視、聴衆の混乱という形で現れます。 ファシリテーターは情報を明確に提示するよう注意する必要があります。

どうやって？ 速度を落とすことによって。 次のポイントを共有する時間を取り、次に進む前に少し考えてみましょう。 ほんの少しのカジュアルなスペースがあるだけで、質問の余地が生まれ、ブレインストーミングが行われるようになります。

時間が限られている場合は、後で参加者が参照できるように、議題に情報を残しておいてください。

物理とデジタルのギャップを埋める

バーチャル会議を効果的にする方法の基本について説明しましたが、次の課題は、会議の人間味を高める方法を見つけることです。

人々が断片的に伝えられる場合、何が「自然」なのかを定義するのは困難です。 遅延とジッターにより、人の文章が中断されます。 モバイルデバイスがフリーズし、人々が電話会議から離脱してしまうことがあります。 インターネット接続が飛び交うにつれて、声は異質なものになります。 硬いです。

ウェビナーの主催者やコーディネーターが注意すべき問題は、自然な流れの中断です。 それらに備える方法について話しましょう。

ボディーランゲージの代わりに言葉を使う

対面での会議では、人々が注目しているかどうかが簡単にわかります。 ご覧いただけます。 彼らが眠りに落ちたり、退屈から携帯電話をチェックしたりしている場合は、今が方向を変えて先に進むのに良い時期かもしれないことがわかります。

Zoom通話の場合はそうではありません。 バーチャル会議では、この認識をほぼ不可能にします。 へー、あなたもできます 自分のループビデオ 注意を払わないように仮想背景上で。 したがって、常に状況を把握する唯一の方法は、直接質問することです。

数分ごとに、人々の気分を尋ねてください。 彼らが提示された内容を理解しているかどうかを調べます。 彼らが婚約しているかどうかを確認してください。

チェックインに関する質問やアイスブレイクには次のようなものがあります。

• 1 から 10 のスケールで、これまでの内容をどの程度理解できましたか?

• 特に興味深い点や不明瞭な点はありますか?

• 速すぎるのか、それとも遅すぎるのか?

• この情報についてどのような感情や考えが頭に浮かびますか?

• 提示されている内容に関して懸念や懸念はありますか?

• この中で個人的にまたは職業的に共感できるものはありますか?

• もっと多くの例や実際の応用例を挙げていただければ助かりますか?

• 私が提示している内容は、組織としての目標や課題とどのように一致していますか?

プレゼンテーション中のミニクイズのような、コンセプト中心の質問も役に立ちます。 Q&Aセッションを通じて意見や感想を求めます。 チャンスがあれば、チームが違うことをする可能性があるかどうかを確認してください。

会議中に出席者にどう感じたかを尋ねることが、状況を直接、対面で理解するのに最も近い方法です。

事前に設定しておく

対面会議では、発表者は参加者が集まってきたときに気軽に会議室をまとめることができますが、仮想会議にはそもそも物理的なスペースがありません。 準備が役に立ちます。 事前にプレゼンテーションの質問を会議の議題に追加することを検討してください。 出席者に考えるべきことのアイデアを与え、会議を開始するのに役立つフォローアップの質問をいくつか準備します。

技術的に難しい人向けに、簡単な仮想会議ガイドを作成すると便利です。 すべての人に役立つわけではありませんが、仮想会議ソフトウェアの使用方法とトラブルシューティング方法を人々に教えるのに最適な時期はありません。

ガイドには次の情報を含めることができます。

• オーディオ設定とよくある質問

• カメラと背景の設定

• マイクをミュートにする方法

• 手を上げる

• グループチャットに書き込む

また、ビデオ通話のエチケットに関する情報を含めることもできます。これは、新入社員やビデオ会議プラットフォームの理解と操作に苦労している人にとって非常に役立ちます。

ビジュアル化する

仮想会議の利点の 1 つは、画面共有機能です。 切断、再接続、セットアップ、トラブルシューティングなど、AV テクノロジに伴う煩雑な作業を行う必要はなく、ボタンをクリックするだけです。 ブーム！ 誰の画面もチーム全体が見ることができます。

プレゼンテーションを最大限に活用するのに役立つ画面共有の方法はいくつかありますが、最も基本的な方法は PowerPoint プレゼンテーションです。

もうため息が聞こえてきました…心配しないでください、何も特別なことをする必要はありません。 専用のスライドにいくつかの具体的なポイントを入力し、各概念を説明する箇条書きをいくつか書くだけです。 正直なところ、美しいグラフィックや適切にフォーマットされたビデオリンクがあるかどうかを気にする人はいません。 彼らに従うべき何かを与えてください。

会議の外で

バーチャル会議のもう 1 つの利点は、発表者の邪魔をせずに議論できることです。 考えてみてください。授業中に生徒がささやいていると教師は激怒しますが、Slack メッセージは誰にも聞こえません。 ブレークアウト ルームでは、他の参加者の気を散らすことなく、参加者同士で会話することができます。

さらに、Slack や Microsoft Teams などの仮想会議プラットフォームは会議チャット ルームをアーカイブして、後でメモを確認できるようにします。 議題項目、重要な指標、猫の写真など、会議中に取り上げられたものはすべて後でアクセスできます。 ファイル共有も簡単です。

継続して

ほとんどの人は会議について「目に見えない、意識しない」と考えているようです。 彼らは情報が提示されている間 30 分間従事し、その後仕事に戻ってそのことを忘れます。

フォローアップメールはレッスンを定着させるのに役立ちます。 重要な内容について話し合ったので、本当に覚えておいてもらいたい場合は、重要なポイントを会議の参加者に送信します。 返答などは必要ありません。ただ見て、関連する概念について考え直すように依頼してください。

会議の直後にフォローアップ メールを送信しないことをお勧めします。 まず 1 ～ 2 日待ってから、「先週の会議で話し合った内容を共有したいと思っています。」のようなことを書きます。

電子メールには次のようなものが含まれる場合があります。

• 議論された重要なポイントの要約

• 説明または詳細情報

• 実施項目と期限 (ある場合)

• 次のステップまたは次回の会議の計画

• 参加への感謝

• 関連する添付ファイル

宿題を出すのが好きな人もいます。 家での個人的な時間をあまり侵害しない限り、これは問題ありません。

ソーシャルに招待する

リモートワークは少し…奇妙になることがあります。 家で他人から隔離されて何日も座っていると、社会的スキルが衰え始める可能性があります。

実際、私たちは対人関係に依存した社会に生きています。 人付き合いはある程度避けられないものです。 社交スキルが欠けている人は、日常生活を営むのが難しいだけでなく、チームワークで成功することも困難になる可能性があります。

リモートワーカーはワークスペースを離れ、たまには外に出る必要があります。 企業は、外食や映画館での映画鑑賞など、外出が必要な活動にギフトカードを利用することで、これを促進できます。 それは義務ですか？ もちろんそうではありませんが、人々が社交的なスキルを身につけ、仕事をより楽しく生産的にするのに役立つかもしれません。

最後に

最高の仮想会議は、会議をより人間味のあるものにするあらゆる試みから恩恵を受けます。 しかし、私たちのほとんどは、これらのことが通常どのように起こるかに慣れています。 会議にセンスが欠けても失敗ではありません。ただ面白くないだけです。それは問題ありません。

一番大切なのは人の時間を大切にすることです。 自分の主張を述べ、質問やディスカッションの時間を設けてから、別れを告げましょう。 チームによっては、一緒に働く人々と一緒に時間を過ごすことが常に良いという考えから、単にたむろするような会議をすることを好みます。 それがうまくいくなら、そうしてください。

最後に、1 対 1 は常に、情報を共有する最も直接的かつ効果的な方法です。 数か月ごとに個別に会う時間をスケジュールし、楽しいことは大規模な会議のために取っておきます。