メールを校正する方法: 確実な 7 つのステップ

正式な手紙であれ、ソーシャルメディアでのDMであれ、すべてのやり取りは印象に残ります。 電子メールも例外ではありません。 電子メールの書き方が不十分だと、受信者が送信者の内容に疑問を抱く可能性があります。 コミュニケーションスキル、プロ意識、思いやりのレベル。 こうしたことは、従業員の評判や昇進の機会に対するストライキとして機能します。

雇用主を代表してメールを書く場合、悪質な電子メールは組織に悪影響を及ぼします。 読者は、必要な情報が分かりやすく伝えられていない混乱を招くメールにイライラしてしまいます。 タイプミスや文法上の誤りが含まれているものは、ずさんまたは無能に見えます。 顧客は、企業が細部に十分な注意を払っているかどうか疑問に思うかもしれません。 自分のビジネスをそのような場所と洗練された場所に任せたいですか?

英語の理解力を向上させるために授業の恩恵を受ける人もいるかもしれません。 しかし、大多数にとって、校正は効果的なメールを書くための鍵となります。 電子メール メッセージのさまざまな要素、再確認すべき事項、校正のヒントを見てみましょう。

住所行を確認してください

メールを受信しているのは誰ですか? ここで注意すべき危険には次のようなものがあります。

• 間違ったメールアドレスまたは古いメールアドレス

• メールアドレスが間違って入力されました

• 対象者全員に送信できなかった

• 誰かのコピーを忘れる

• ブラインドコピーするつもりだった人のコピー (bcc)

• 間違ったグループに大量の電子メールを送信する（経営幹部だけではなくスタッフ全体に送信するなど）

• 新しい従業員を関連する電子メール リストに追加するのを忘れる

この点での間違いが重大な結果をもたらす可能性があることは簡単にわかります。 メッセージは受信されなければほとんど役に立ちません。 同様に、情報が悪者の手に渡った場合、当惑、混乱、プライバシーの問題、または辛い感情が生じる可能性があります。

有益な件名を含める

この行を空白のままにしないでください。 むしろ、これは重要な紹介であり、受信者の注意を引く最初の機会であると考えてください。 適切な件名は、「会議が 3 時に変更になりました」という要点を読者に簡潔に伝えます。 「新たな償還手続き」 「専門能力開発の機会」。 受信者はメッセージを開き、トピックについて聞く準備ができています。 有益な件名を使用すると、電子メールを後で検索してもう一度確認することも容易になります。

テキストのエラーと書式をチェックする

このセクションの専門性と明確さは、基本的な読みやすさから始まります。 派手なフォントではなく、目に優しいフォントを選択してください。 「中」や「12」などの適切なサイズを選択します (電子メール プログラムの動作に応じて異なります)。 ビジネスメールではテキストを黒く保ち、絵文字の使用を避けてください。 そして、おそらくすでに聞いたことがあると思いますが、すべて大文字で作成しないでください。 それは叫び声のように聞こえます。

メールを校正するときは、スペルチェックと文法チェックを行ってください。

以下のよくある間違いを修正するように注意してください。

• タイプミス

• 省略された単語

• 動詞の時制を誤って変更してしまう

• カンマの誤った使用などの句読点のエラー

• 受動態 (つまり、「書類は私が受け取りました」ではなく「書類を受け取りました」と言います)

• 似ているように聞こえる単語（「あなた」と「あなたは」、「そこ」と「彼ら」と「彼らは」など）

• 不適切な構文 (語順や主語と動詞の一致など)

また、精度評価も実施します。 固有名詞のスペルと正確さを再確認してください。 人の名前を正確に聞き取れなかったり、会社名のスペルを間違えたりすると、特に後味が悪いです。 同様に、日付、場所、時間はすべて正しいですか? 電子メールで間違った情報を配布することは絶対に避けてください。

メッセージに添付ファイルを渡しますか? 送信を押す前に、必ず含めてください。 このようなアドオンは非常に忘れられやすいものです。

適切な締めを選択してください

電子メールの最後の部分は受信者によって異なります。 馴染みの同僚にメールを送る場合は、単純に「よろしくお願いします」、「ありがとうございます」、または「よろしくお願いします」の後に自分の名前を付けるだけで十分です。 よく知らない人、社外の人、顧客への電子メール メッセージには、完全な情報が必要です。 あなたの名前、役職、会社名、連絡先情報を含めてください。 受信者の利益のために、または包括的な取り組みへの支持を示すために、好みの代名詞を入れることを検討してください。 多くのビジネス電子メール システムは、送信するすべてのメールに締め切り情報を自動的に含めるように設定されています。

長さと明瞭さを確認する

一部の電子メールでは、大量の情報が配信されます。 それらは便利な参照点として機能し、会議の必要性を置き換えることもできます。 ただし、長いメールに直面しても、受信者によっては気にしない人もいます。 流し読みするだけで、重要なことを見逃してしまう可能性がある人もいます。 したがって、電子メールを読みやすいものにすることが課題となります。

テキストのブロックを作成しないでください。 むしろ、情報を段落に分割してください。 情報を論理的に整理します。おそらく同様の項目を説明的な太字の見出しの下に置きます (例: 重要な日付 または アクションアイテム）。 言葉遣いに注意してください。 「とても」や「本当に」などのつなぎ言葉は、メッセージを長くする以外にはほとんど役に立ちません。

自分の書いたものを読み返すときは、明確かどうかを評価してください。 人々はあなたの言うことを簡単に理解できますか? 知識のギャップを埋めるために背景情報を追加する必要がありますか? 段落間の移行を改善することで流れを改善できますか? 頭字語や略語は使い慣れているものですか、それとも初めて使用するときに書き留めるべきですか? 必要に応じて調整を行ってください。

トーンを再確認してください

プロフェッショナルなメールは言葉以上のものを伝えます。 受け取り手に全体的な印象を与えます。 同僚に対しても顧客に対しても、適切な雰囲気を作りたいと考えています。

最初の経験則: 怒っているときはメールを書かないでください。 後で後悔するようなものを作曲してしまうかもしれません。 頭を冷やす時間を取ってください。 精神状態が良いときに執筆と校正を行ってください。

あからさまな怒りは簡単に捕まえて修正することができますが、嫌味には注意してください。 電子メールはますます受動的攻撃的な行動のはけ口となりつつあります。 Preplyが実施した調査では、言語と コーポレートコミュニケーション 個別指導サービス — 回答者の 83% が、個別指導サービスを受けたことがあると回答しました。 受動的攻撃的な電子メール で 仕事上のコミュニケーション。 そして逆に、回答者の 44 パーセントが、職業上の立場で受動的攻撃的なメッセージを送ったことがあると告白しています。 校正するときは、読者が次のような表現に不快感を覚える可能性があることを考慮してください。

補足として、電子メールへの過度の依存には注意してください。 迅速で便利ですが、通信には常に最適な選択であるとは限りません。 敏感な対象や感情的な対象は、（直接またはビデオチャットで）対面で話すことが有益です。 これらの方法はより個人的なものであり、ボディランゲージや反応を判断する機会を提供します。

セカンドオピニオンを得る

非常に重要なメールには、より多くの目と耳が必要です。 まず、自分で文書を校正します。 人によっては、間違いやもっと良く書ける部分を「聞く」ために、声に出して読むと役立つと感じる人もいます。 次に、信頼できる同僚に校正サービスを依頼します。 新鮮な目は望ましくない文法の間違いを見つけることができ、新鮮な耳は混乱した文章や未熟な口調などの問題を特定する可能性があります。 エラーのない、適切なメールを作成できたと自信を持ったら、いよいよ送信をクリックしてください。