雇用主は従業員の記録をどのくらい保持していますか？

記録管理は、人事部門の中心的な部分であり、たまたま最も混乱して複雑なものの1つです。 何故ですか？ それは、州ごとに異なる無数の記録管理要件と雇用記録保持法に関係しています。

それだけでなく、IRS、公正労働基準法（FLSA）、および米国平等雇用機会委員会（EEOC）にはそれぞれ、あなたが従わなければならないユニークな記録保持要件があります。そうでなければ、あなたが監査にさらされている場合、あなたの組織はお湯に巻き込まれる可能性があります。これは間違いなく対処したくないものです。

ほとんどの新しいHRの専門家が尋ねる質問は、「会社と一緒にいなくなったら、これらの従業員の記録をどれくらい保持する必要があるか」です。

この質問に答えることは言うよりも簡単です。だから私はまとめました 従業員の人事記録を維持するための究極のガイド。

この記事の終わりまでに、あなたは次の時間を維持する時間がわかります：

• 給与記録

• 人事ファイル

• 医療記録

• FMLAドキュメント

• 税記録

• 採用記録

• パフォーマンス評価

• タイムカード

• 残業時間

ご覧のとおり、後に保持する必要がある多くの異なるタイプの従業員ファイルがあります 終了、それが従業員の記録保持を理解することがHR部門にとって必須である理由です。どのドキュメントを保持する必要があるか、どのドキュメントが結果を経験することなく削除できるかを学びます。

従業員にはどのファイルが必要ですか？

まず、各従業員のために作成して保持する必要があるレコードを分解することから始めましょう。

重要な注意： 従業員の記録に加えて、オープンポジションのために受け取ったすべての求人アプリケーションも保持する必要があります。不幸な申請者があなたの組織に対して差別請求を提出した場合、手元に求人申請とインタビューの記録を持つことは命の恩人になる可能性があります。

従業員の記録保持法を和らげることに加えて、従業員の記録を維持することは、人事部門にとって別の重要な目的を果たします。

一般的に、あります 保持する必要がある3種類の従業員ファイル：

• 人事ファイル。これらには含まれます パフォーマンス評価、あなたの署名されたコピー 従業員ハンドブック、従業員の識別番号、緊急連絡先情報、賞、トレーニング記録、および 終了文字。

• 給与ファイル。あなたの 給与 ファイルには、W-4、W-2、タイムシート、直接預金、賃金率が含まれている必要があります。

• 医療ファイル。福利厚生に関連するすべての従業員のドキュメントは、医療ファイルに入る必要があります。これは、FMLA（医療休暇）書類、OSHAの負傷報告、およびADA（アメリカ障害者法）に基づく宿泊施設のリクエストも保存する必要がある場所です。

I-9が人事ファイルに入るべきだと思われるかもしれませんが、より良い戦略は I-9Sを完全に個別のファイルに保存します。

何故ですか？

組織が移民関連の監査を受けた場合、調査員はすべてのI-9を調べたいと思うでしょう。彼らがあなたの人事ファイルに集まっている場合、調査員は敏感な従業員の連絡先情報にアクセスすることもできます。

そのため、I-9のためだけに一意のファイルを作成することが最善です。

連邦従業員の記録保持法

以下を含む、従業員の記録保持を必要とするすべての連邦法を知ることが不可欠です。

• Eeoc 終了日後、従業員の人事ファイルを1年間保持する必要があります。

• ADEA（雇用法における年齢差別）記録要件3年にわたって給与記録を保持する必要があります。また、保持する必要があります 従業員の福利厚生 プランの全期間と終了後1年後のファイル。

• 公正労働基準法（FLSA）は、従業員が3年間給与記録を保持しなければならないと述べています。

• EPA（Equal Pay Act）は、雇用主が2年間異性のメンバーに異なる賃金を支払うことを正当化するすべての記録を保持しなければならないと述べています。

• 従業員が連邦公民権紛争に関与している場合、解決策があるか、EEOCが問題に関する決定を発するまで、すべての従業員ファイルを保持する必要があります。

• また、従業員の記録保持に影響を与える可能性のある州法を考慮する必要があります（これについては少し詳しく説明してください）。

これらの連邦法に違反したくないので、従業員の文書を保持するかどうかがわからない場合は、このリストを参照してください。

従業員の記録をどのくらい保持する必要がありますか？

連邦政府の記録保持法についてもっと知っているので、各タイプのドキュメントを保持する時間を学ぶ時が来ました。 雇用主は従業員の記録をどのくらい保持していますか？

雇用主の産業、州、および適用される連邦法など、いくつかの要因に基づいて異なります。レイオフ後に従業員の記録を保持することが不可欠ですが、どのくらいの期間それらを保持する必要がありますか？最も一般的なタイプの従業員記録を調べて調べてみましょう。

I-9

I-9フォームは、米国内で働く従業員の身元と適格性を確認します。組織のすべての従業員にI-9がファイルに登場する必要があります。前述のように、他のレコードとは別のファイルに保管する必要があります。

従業員のI-9と付随するIDドキュメントを維持する必要があります 雇用後3年または分離後1年。保持日が通過したら、従業員のプライバシーを確保するためにドキュメントを細断する必要があります。これにより、INA（移民および国籍法）およびIRCA（移民改革および管理法）への順守が保証されます。

バックグラウンドチェック

あなたの会社は、すべての潜在的な従業員にバックグラウンドチェックを提供していますか？ もしそうなら、少なくともそれらを保持する必要があります 雇用終了の1年後。バックグラウンドチェックにはお金がかかりますが、雇用主は少数の資格のある候補者に対して複数のバックグラウンドチェックを実施することを選択することがあります。

ただし、従業員のバックグラウンドチェックを保持する必要はないため、雇用していないため、それらを取り除くことができます。

雇用している従業員の場合、クレジットチェック、運転記録、同意書、犯罪歴のフォーム、およびバックグラウンドチェックに関連するその他の文書を保持する必要があります。

1年が経過すると、その従業員に結び付けられたすべてのバックグラウンドチェックドキュメントを自由に細断できます。 1年間のバックグラウンドチェックを保持することで、EEOC、FCRA、およびタイトルVIIへのコンプライアンスが保証されます。

雇用オファー

また、これはあなたの州に依存します。一部の州では、雇用主が最大3年間雇用オファーと契約を保持することを要求するためです。ただし、ほとんどの州では、あなたがそれらを保持することのみを要求しています 1年後 従業員の終了。

雇用オファーの傘下にどのような種類の文書が含まれていますか？

すべての履歴書、求人アプリケーション、採用および採用記録、インタビューメモ、スクリーニングツール、および就職広告はすべて、雇用の提供文書としてカウントされます。これらの記録を1年間維持することで、EEOC、ADA、およびADEAへのコンプライアンスが保証されます。年が増えると、すべての雇用は、影響を恐れることなく文書を提供できます。

医療記録

州に関係なく、あなた 終了後3年間従業員の医療記録を保持する必要があります。

ADA、ジーナ、およびOSHAは、医療記録のトップ統治団体であり、それらはすべて、3年間医療文書を維持する必要があります。

これには、FMLAの記録、従業員の給料、従業員の福利厚生文書、従業員のデータの識別、医師のメモ、ADAリクエスト、休暇時間、および従業員が提供するその他の医療情報が含まれます。

3年が経過したら、すべての医療記録を細断することができます。

給与記録

絶対です 従業員の終了後3年間、すべての給与記録を保持してください、バーなし。これには、従業員のタイムカードが含まれます。これは、フェアレイバースタンダード法（FLSA）とADEAに準拠するために3年間保存する必要があります。

給与情報には以下が含まれます。

• 従業員名、住所、社会保障番号、生年月日、性別。

• 職業。

• 支払い料金。

• 毎週の報酬。

• 職務分類。

• 毎日のスケジュール。

• 支払い期間。

• 支払い日と金額。

• 控除と追加。

これらの文書に加えて、終了後2年間、性別間の賃金の分散の記録を維持する必要もあります。これにより、EPAへのコンプライアンスが保証され、残りのドキュメントは、FMLA、FLSA、ADEA、およびDavis-Bacon Actに準拠するのに役立ちます。

税記録

従業員の税記録については、それらを保持する必要があります 税金が支払われたか支払われてから4年。あなたが維持する必要がある税記録には、従業員の識別番号（EIN）、ヒント、雇用日、所得税記録、およびPTOが含まれます。

税記録を4年間維持することで、IRS、FICA、FUTA、および内国歳入法の順守が保証されます。

重要な注意： 特定の州法は、税記録を4年以上保持することを要求するため、税務記録を保持することが最善です 最大7年 問題が発生しないようにします。

従業員の記録保持のための顕著な州法

50州すべての保持法を共有するのに十分なスペースがありませんが、 テキサス そして カリフォルニア 言及する価値のあるいくつかの顕著な法律があります。

カリフォルニア

• 従業員の終了後少なくとも3年間、すべての給与記録とタイムカードを保持する必要があります。

• カリフォルニアフェアペイ法では、雇用主は3年間、性別間の賃金の分散を表す文書を保持することを要求しています。

テキサス

最終的な考え：雇用主は従業員の記録をどのくらい保持していますか？

従業員の記録管理の品質は、人事部門の成功に直接影響するため、プロセスを習得する必要があります。その一部には、連邦法と州法に準拠するために記録を保持する必要がある期間を知ることが含まれます。従業員の記録を保持するか、削除する必要があるかどうかわからない場合は、このガイドを参照して調べてください。