Clare-Alice Vertue パートナー、Karl Blom パートナー、Siya Ngcamu シニア アソシエイト、Sidrah Suliman アソシエイト、Webber Wentzel 著
従業員が夜明けの強制捜査や規制当局とのやり取りの際にどのように行動すべきかを理解することが重要です。これを怠ると、雇用主に重大な結果をもたらす可能性があります。
WhatsApp や Snapchat など、一時的または消えるメッセージ機能を提供するメッセージング プラットフォームの使用は、従業員や管理者に誤ったプライバシーの感覚を与える可能性があります。従業員は、電子メールのような永続的な形式で扱いたくない情報の共有や機密性の高いトピックについての議論をより快適に感じる可能性があります。同様に、規制当局が玄関にいるとき、シュレッダーのスイッチを入れるのをためらう従業員は、雇用主が規制当局に見られたくないと思われる通信をすぐにポケットに手を入れて削除ボタンを押すことができます。欧州委員会の罰金が示すように、その結果は依然として企業が負担する可能性があります。世界中の金融機関は、従業員が機密事項を話し合うためにメッセージング アプリを使用していることを巡り、規制当局の監視に直面している。従業員の仕事用携帯電話でサードパーティのメッセージング アプリを使用しない傾向が見られますが、この傾向は南アフリカではまだ見られません。
南アフリカでは、多くの規制当局や公的機関が夜明けの強制捜査を行う権限を与えられている。たとえば、夜明けの襲撃は次のように行われる場合があります。
- 南アフリカ警察。
- 南アフリカ歳入庁;
- 競争委員会。そして
- 情報規制当局。
各当局は、与えられた権限を管理する異なる法律の対象となりますが、一般原則として、当局は企業の敷地内に入り、文書を押収および/またはコピーし、調査の一部を形成する電子データを収集することができます。ウェバー・ウェンツェル氏の経験によれば、ドーン・レイドの重要な焦点は、サーバーやデバイス上の電子文書へのアクセスです。企業が夜明けの強制捜査中に法的義務を遵守しなかった場合、多額の罰金や刑事罰が課される可能性があります。夜明けの強制捜査が効果的な捜査ツールであることが証明されているため、規制当局と法執行機関は今後も南アフリカで夜明けの強制捜査を実施し続けると予想されます（そしてその頻度はおそらく増加するでしょう）。
最善の防御策は、よく知られ、理解されている効果的な文書管理とコミュニケーション ポリシーを確立することです。ドーンレイド対応企業の特徴は次のとおりです。
- 従業員には明確な報告ガイドラインがあり、夜明けの襲撃が発生した場合に誰に連絡しなければならないかを示しています。
- 従業員は、夜明けの強制捜査中にいかなる文書や情報も削除、破壊、隠蔽、改ざんできないことを認識しています。これは、雇用主だけでなく従業員に対しても刑事責任を問われる可能性があるためです。これには、携帯電話やコンピューターに保存されている雇用主の業務に関連する情報が含まれます。
- 従業員には、夜明けの強制捜査中の権利と義務、および法律の範囲内で雇用主の機密情報や法的に特権情報を保護するためにどのように行動しなければならないかについての研修が提供されます。
- 従業員は、いかなる夜明けの強制捜査も、特に法定代理人の助けがなければ、自分の尊厳と、不利になる可能性のある質問に答えない権利を十分に考慮して実施されなければならないことを認識しています。そうは言っても、従業員は調査員に協力し、質問に誠実かつ能力の限り答えなければなりません。
- 雇用主は機密情報の開示手順を実施する必要があります。これには、雇用主がそのビジネスおよび/またはその顧客への損害を軽減するための措置を講じることができるように、法律で開示が義務付けられている情報を従業員に雇用主に開示するよう要求するプロセスが含まれる場合があります。そして
- 従業員は、雇用主の許可がない限り、夜明け襲撃について他の従業員や第三者と話し合うことができないことを認識しています。
雇用主は、ビジネスに関連するコミュニケーションの機密性、可用性、完全性を保護するための措置を講じる必要があり、従業員が日常的にメッセージング アプリを使用して業務を行う場合、困難に直面する可能性があります。一部のアプリケーションは暗号化されたメッセージングを提供しており、通信データは通常、雇用主がアクセスできない「クラウド」に保存されます。企業は、従業員が業務を遂行する際にサードパーティのアプリケーションをどの程度使用しているかを理解し、ポリシーと手順を適切に調整する必要があります。
#規制当局は従業員へのメッセージングを取り締まる