職務内容を更新する際の重要な考慮事項

職務内容を最新の状態に保つことは、企業の採用活動をサポートする重要なタスクです。 パフォーマンス管理、および法令順守。 連邦法またはほとんどの州法では、雇用主が職務内容を保持または提供するという技術的要件はありませんが、最新の職務内容を持たないことは問題を引き起こします。

職務内容の更新は、新入社員を採用する際の一般的な手順ですが、多くの人事専門家や中小企業のリーダーは、現在のチームメンバーの職務内容を定期的に更新する必要性を見落としています。 職務の具体的な職務と要件は時間の経過とともに徐々に変化することが多いため、職務内容を定期的に更新する必要があります。 職務記述書は、ADA、FLSA、FMLA、およびその他の主要な労働法に準拠する上で重要な役割を果たすため、毎年の職務記述書の更新を見逃すべきではありません。

職務内容に含めるべき内容

新しい職務記述書を作成する場合でも、既存の職務記述書を更新する場合でも、これら 3 つのコンポーネントを含める必要があります。

仕事の本質的な機能

仕事の基本となる職務と期待をリストアップします。 これにより、候補者はその役割で何をするかについてのアイデアを得ることができます。 このポジションに採用された場合、従業員が完了する必要がある必須タスクとコンピテンシーをすべてリストアップします。 「あると便利なもの」または追加される可能性のあるタスクについては、後の説明で説明します。

必須機能リストは、米国障害者法 (ADA) の宿泊施設や FMLA の休暇管理にとっても重要です。 このリストは、障害のある従業員が職務上どのような合理的配慮を得る権利があるのか​​、また、重篤な健康状態を持つ従業員がセルフケアのために FMLA 休暇を取得できるかどうかを決定するために使用されます。

仕事の必須ではない機能

非必須の職務とは、その職務の主な目的に不可欠ではないタスクと責任です。 これらは、障害のある従業員に対応するため、またはその他の理由で必要に応じて削除できる業務です。

重要でない職務には、特別プロジェクト、他のチーム メンバーのサポート、または従業員の主要な職務以外で利用できる空き時間を埋めるために使用されるその他の活動などのボーナス タスクが含まれる場合があります。 このため、これらは必須の機能よりも頻繁に変更される傾向があるため、職務内容の更新を行う際には、この領域に特に注意を払う必要があるかもしれません。

FLSA時間外ステータスの指定

公正労働基準法 (FLSA) は、労働者が免除または非免除に分類される場合のガイドラインを規定しています。 エグゼンプト従業員は通常、給与を支払われており、時間外手当の対象にはなりませんが、 非免除対象従業員 通常、時給が支払われ、残業代を支払う権利があります。

FLSA ガイドラインを確認する 必須であると特定した職務と非必須であると特定した職務が、その労働者を時間外労働の免除対象として分類できるかどうかを判断します。 職務内容の FLSA ステータスが免除または時間給であることに注意してください。

職務内容をいつ更新するか

職務内容を更新する最も一般的な時期は、新入社員を雇用するとき、または誰かを新しい役職に昇進させるときです。 採用担当者は通常、人事チームと協力して採用プロセスの開始時に職務内容を更新し、求人情報がその役割を正確に反映していることを確認します。

ただし、既存の従業員の職務内容を定期的にレビューすることも不可欠です。 これらは、次の場合にはいつでも定期的にやり直す必要があります。

• 新しい職務の追加または古い職務の削除によって仕事が変化します。 そして

• 従業員は、仕事の構成が変わったと報告しています。

• 従業員のステータスが臨時から正社員に、パートタイムからフルタイムに、または免除から時間外に、またはその逆に変更されました。

• その職またはその職に就いている人がリモートワークを開始しました。

ベストプラクティスは、毎年次の期間に職務内容を確認することです。 人事考課 季節。 これは、従業員に現在の職務内容が正確であるかどうかを尋ね、従業員が引き受けた追加タスクや、その役割で活用している新しいスキルがあればメモする良い機会です。 そうすれば、管理者が最新の職務要件と役割に対する義務に基づいて従業員を評価していることを確認できます。

職務内容を更新する方法

職務記述書を更新するプロセスは、新しい職務記述書を作成するプロセスとかなり似ていますが、既存の下書きを使用することで時間を節約できます。 職務記述書を徹底的に更新するために従うべき重要な手順は次のとおりです。

以前のバージョンの職務記述書を確認する

既存のバージョンの職務記述書を更新の開始点として使用できます。 ただし、必ず各行を確認し、内容がすべて役割に関連している、または法的に準拠していると想定しないでください。

また、説明を全体的に見て、一般的すぎるか、過度に限定されていないか検討することも必要です。 説明ではその役割を明確に示し、その仕事の中核となる機能と要件を潜在的な応募者に伝える必要があります。 一般的または広範な職務内容は、資格のない候補者を多数引き寄せる傾向があります。

一方で、職務内容が過度に狭すぎると、応募者が資格や障害者への配慮の可能性を懸念して応募を思いとどまる可能性があるため、応募者数が少なすぎる傾向があります。 重要な職務とそうでない職務を必ず分離して、その役割の中核的な職務には完全に必要ではない可能性のある過度に具体的で長い要件によって応募者が躊躇しないようにしてください。

どのような業務や制度が変わったのか検討する

また、特定のタスクに費やされる時間が増加したかどうか、またはタスクの非必須/必須の分類に関して何か変化があったかどうかなど、職務がどのように変化したかを分析することも必要です。 この職務内容を最後に更新してからしばらく時間が経過している場合は、使用されている技術ツールやシステムが変更されている可能性があります。 たとえ年によっても、職務内容は変わる可能性があります。

たとえば、リモート勤務、ハイブリッド勤務、またはオフィス勤務の間で移行すると、一部の職務や職務が変更される可能性があります。 したがって、最近リモートワークを採用したり、オフィス復帰の取り組みを導入した企業は、それに応じて職務内容を更新する必要がある可能性があります。

現職者またはその上司と話す

現在その役割に就いている人がいる場合は、情報源として使用してください。 これは、退職従業員が日々の活動と主要な職務の概要を提供できるように、オフボーディング (自主退職の場合) または移行プロセス (昇進の場合) に追加する優れた習慣です。 現在その役割を担っている人がいない場合は、その役割を監督する人に直接相談してください。

必要に応じて職務分析を実施する

職務分析は、実際に仕事をしている個人の観察、労働者へのインタビュー、同僚の観察とインタビューを含む調査プロセスです。 職務分析には基本的に、職務の目的と職務設定の構造を決定することが含まれます。これには、従業員の職場、ワークステーション、日常活動に関する詳細が含まれる場合があります。

職務分析が完了すると、障害のある人が職務を遂行する際にどのような配慮ができるか、またその職務が FLSA の下でどのように分類されるべきかを判断するのに役立ちます。 職務内容の更新ごとに完全な職務分析が必要なわけではありませんが、職務や作業設定に大幅な変更があった場合、またはその職務の FLSA 分類に不確実性がある場合には、完全な職務分析を実施すると役立つことがあります。

法的要件を確認する

職務内容の更新については、コンプライアンス レビューを行うことを常にお勧めします。 留意すべき点の 1 つは、雇用分類要件です。 ポジションの従業員分類を間違えると、大きな損害を被る可能性があります。 近年、雇用分類または独立請負業者のステータスを決定するためのガイドラインに関する連邦法および多くの州法が変更されました。 フリーランスまたは請負業者の役割の職務内容の更新に取り組んでいる場合は、その役割が 1099 または契約の役割として引き続き適格であることを確認するために、更新されたガイドラインに特に注意を払う必要があります。

確認書に署名してもらう

職務内容を更新したら、該当する従業員に提示します。 説明を確認し、更新された仕事の説明を読み、実行された仕事が正確に説明されているという確認書に署名してもらいます。 また、次の審査までに職務が変更になった場合には、上司または特定の社内人事担当者を更新するよう促す文言を追加することもできます。

この承認は、従業員が更新された職務内容を受け取ったという書面による記録を提供します。 それは、更新された職務内容のコピーと一緒に人事ファイルに保存される必要があります。