従業員の問題に対処するための口頭警告テンプレート

従業員の規律は、上司と従業員の両方にとってストレスとなることがよくありますが、多くの場合、従業員の成長と成長にとって必要な部分です。 パフォーマンス管理。 懲戒プロセスの最初のステップは通常、口頭での警告です。

口頭での警告は、書き込みなどのより正式な是正措置が必要になる前に、早い段階で問題の芽を摘む機会を提供します。 通常、上司と従業員の間で、当面のパフォーマンスや行動の問題について話し合う会話が含まれます。 あなたが上司の場合、自分の主張を伝えるために何を言えばよいのかを正確に把握し、必要なすべての重要な情報に触れることは少し難しいかもしれません。

口頭での警告プロセスをもう少しスムーズに実行できるように、口頭での警告に含める必要があるものと、スクリプトとして使用するいくつかの口頭での警告テンプレートをリストしました。 以下の正しい方法で口頭で警告する方法をご覧ください。

口頭での警告に含めるべき内容

口頭で警告する際に含めるべき中心的な要素は次のとおりです。

動作またはパフォーマンスの問題の説明

口頭での警告の原因となった行動や問題について説明するときは、できるだけ明確かつ詳細に説明してください。 可能な場合は数値データも含めて、具体的な日付と例を引用します。 これにより、従業員が不正行為を否定したり、問題を最小限に抑えたりすることが難しくなります。

ただし、必ず 1 つの特定の問題に集中し続ける必要があります。 口頭での警告は、従業員に対するすべての不満を吐き出すための時間ではありません。 出席、不従順など、1 つの特定の問題に焦点を当てる必要があります。 業績不振、またはポリシー違反。

動作が問題となる理由の説明

従業員の行動がなぜ有害であるか、または容認できないのかを時間をかけて説明してください。 これには、どのような会社ポリシーに違反しているのか、またその問題が職場にどのような影響を与えているのかについての説明が含まれる場合があります。

該当する場合、その行動が他の人にどのような影響を与えるかに焦点を当てると役立ちます。 従業員はチームのことを気にかけていることが多いですが、自分の行動が同僚に悪影響を及ぼしていることに必ずしも気づいていない場合があります。 生産性が低いなどの課題があり、 欠勤、または遅刻については、その従業員の行動が、余裕を取り戻して追加の職務や仕事量を引き受けなければならない同僚にどのようにさらなるストレスを引き起こしているかを説明します。

今後従業員に期待されること

従業員に何を求めているかを伝えます。 これは、毎日時間通りに到着することや、今後のすべての対面勤務日の服装規定の期待に応えることなど、会社のポリシーを継続的に順守することと同じくらい簡単なことかもしれません。

他の例では、従業員が満たすことが期待される特定のパフォーマンス指標が存在する場合があります。 これには、販売ノルマ、顧客満足度評価、生産性目標などが含まれる場合があります。

改善のスケジュールと計画されたフォローアップ

改善の期間や期限を設定している場合は、その旨を従業員に伝えてください。 場合によっては、これを非公式の試用期間として使用することもあります。 たとえば、従業員が過度の行為で警告を受けたとします。 欠勤 出席状況がより厳密に監視され、無断欠席が制限される期間が設けられる場合があります。

マネージャーは、毎週のチェックイン、追加のトレーニング、従業員の行動やパフォーマンスを向上させるために行われるその他の活動など、その他のフォローアップ項目を含めることもできます。 最後に、従業員が改善しない場合、または追加のポリシー違反が発生した場合には、追加の措置や規律が発生する可能性があることを説明します。

励ましの言葉

口頭での警告は毅然としたものである必要がありますが、完全に否定的なものである必要があるという意味ではありません。 メッセージのどこかに励ましやサポートの言葉を入れてみてください。 これは、従業員の仕事に感謝していることを認めることになるかもしれません。 また、彼らのパフォーマンス目標を達成する能力を信じており、その過程で彼らを支援するためにここにいることを伝えて、前向きで励ましの言葉で警告を終えることもできます。

口頭警告テンプレートのサンプル

口頭での警告は書面での警告よりも少しカジュアルな場合があるため、管理者は自分の状況に合わせてアプローチや表現を自由に調整する必要があります。 コミュニケーションスタイル、会社の文化、対象となる聴衆（警告を受ける従業員とも呼ばれます）。 ただし、明確な台本なしで口頭で警告する会議に参加するのは、少し怖いかもしれません。特に、あなたが新しいマネージャーであるか、単にこれまで口頭で警告する必要がなかった場合はそうです。

以下の口頭警告テンプレートを出発点として自由に使用し、当面の特定のインシデントに合わせてカスタマイズしてください。

遅刻を口頭で警告するサンプルスクリプト

こんにちは [Employee Name]、

昨日、あなたが仕事に22分遅れて到着したことに気づきました。 開始予定時刻は [scheduled time] 時間通りに来て、仕事に取り組む準備ができていることを期待しています。 最後に [time period]、遅刻しましたね [number] 何度も発生し、朝の業務に支障をきたしてしまいました。

の上 [number] このうち、あなたは私や他の上司に遅刻することを電話やテキストメッセージで知らせませんでした。 で [company name]の出席ポリシーには、遅刻することが予想される場合は上司に連絡する必要があると記載されています。

ここでの皆さんの勤勉には本当に感謝していますが、毎日時間どおりに出勤することが重要です。 毎日、指定された開始時間までに到着することを期待しています。また、どうしようもないことで遅れそうな場合は、積極的に連絡してください。

遅刻が続いたり、定められた出席手順に従わなかった場合は、さらなる懲戒処分が科される可能性があります。 30 日以内にこの問題を再評価し、出席状況が改善されない場合は追加の措置を検討します。

満足のいく仕事のパフォーマンスが得られない場合の口頭での警告

こんにちは [Employee Name]、

過去にパフォーマンスの期待に応えられていない [time period]、ビジネスに悪影響を及ぼします。 あなたに期待されているのは、 [performance expectation or metric]、過去を超えて [number] 何ヶ月も経っても、あなたのパフォーマンスはその期待に応えられませんでした。 これは職務上の責任において重要な部分であり、この分野で改善を怠った場合、場合によっては懲戒処分につながる可能性があります。 終了。

あなたは私たちのチームの重要なメンバーであり、私はあなたの貢献を本当に高く評価しています。 パフォーマンスを向上させる方法を一緒に見つけていきましょう。 私はあなたをサポートするためにここにいます。パフォーマンス目標を達成するために必要な追加のトレーニングやリソースを喜んで提供します。

今後 60 日間にわたって毎週会って状況を確認し、パフォーマンス目標の達成に取り組みましょう。 その後、状況を再評価し、さらなる懲戒または支援措置が必要かどうかを判断できます。

口頭警告書とは何ですか?

名前が示すように、口頭警告は口頭で与えられることを目的としています。 しかし、多くの企業は、口頭での叱責に続いて、口頭での警告会議または会話中に議論された重要な点を要約した手紙または電子メールメッセージを送ります。

これは、従業員の警告をスタッフの人事ファイルに記録する方法として機能します。 また、従業員が話し合われた内容について記憶を新たにする必要がある場合に参照するのに役立つ文書でもあります。

通常、口頭での警告は懲戒プロセスの最初のステップであり、場合によっては追加の措置が講じられることもあります。 雇用の終了、監督者と人事担当者がそのようなやりとりを明確に記録しておくことが重要です。 口頭での警告のフォローアップ レターに使用するテンプレートについては、以下を参照してください。

口頭警告レターのテンプレート

日付
従業員名
役職
会社名

親愛なる [Employee Name]、

この手紙は、私たちの会議の概要として機能します [date] で [time and/or location]。 これは正式な書面による警告としてではなく、議論の内容を再確認することを目的としています。

話し合いの中で、次の分野でパフォーマンスを向上させる必要があるとアドバイスしました。

1. [Summary of problem and key discussion points from the verbal warning]

この問題を解決し、さらなる懲戒処分を避けるためには、次の措置を講じる必要があることを確認しました。

1. [Action item 1]

2. [Action item 2]

議論のとおり、フォローアップ会議が予定されています [number] 日々。 現時点では、あなたの状況が改善されることを期待しています [employee performance issue]。

ご質問がある場合、またはサポートのために私にできることがあればお知らせください。

心から、

スーパーバイザー名
監督者の署名

以下に署名することにより、この手紙のコピーを受け取ったことを示します。

従業員名
従業員の署名