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2024-07-02 23:10:17
データが保存され、訴訟、調査、政府の調査に利用できるようにするためには、明確なデータ ガバナンス ポリシーと手順を確立し、成文化することから始まります。
企業のデータ ガバナンスのポリシーを更新するときは、次の重点分野を考慮してください。
- BYOD（個人所有デバイス持ち込み）またはCID（会社支給デバイス）ポリシー
- 企業コミュニケーション アプリケーション – Slack、MS Teams、Bloomberg、Confluence、Jira など。
- 一時的なメッセージングアプリ
- BYOD と CID に関するプライバシーの考慮事項
- コンプライアンスガイドライン
- 各コミュニケーションチャネルのビジネス価値
それぞれの領域を大まかに見て、さらに検討する必要があるかどうかを見てみましょう。
個人所有デバイスの持ち込み（BYOD）と会社支給デバイス（CID）ポリシー
企業のデータ ガバナンスにおける最大の問題の 1 つは、適切な承認なしに新しい通信アプリケーションを使用することです。従業員は社内外との通信にデバイスを使用することが多く、意図しない機密データの漏洩につながる可能性があります。
さらに、調査や訴訟中にこれらのデバイス上の潜在的に応答性のあるデータにアクセスすることは困難です。BYOD または CID ポリシーを作成するときは、会社が訴訟、内部調査、またはコンプライアンスの問題に直面する可能性を考慮してください。
規制の厳しい組織では、すべての通信が会社が承認したアプリケーションで行われる必要があるため、BYOD ポリシーはコンプライアンス上のリスクをもたらす可能性があります。コンプライアンス違反の問題を回避するには、すべての従業員、特にメッセージング アプリを頻繁に使用する幹部に対するトレーニングが不可欠です。中小企業では BYOD ポリシーがより緩やかである可能性がありますが、ビジネス通信と個人通信に関する教育は依然として必要です。
1 つのソリューションは、モバイル デバイス管理 (MDM) プラットフォームです。これは、企業と個人の通信やプロセスを分離するのに役立ちます。MDM により、組織はモバイル デバイスに簡単にアクセスでき、従業員所有か企業所有かを問わず、IT 部門がデバイスを監視、管理、保護できるようになります。
企業コミュニケーションアプリ
パンデミックが始まって以来、世界中の従業員はオフィスでのコミュニケーションから、Slack、MS Teams、Bloomberg などのチャット アプリケーションに移行しています。Holland & Knight LLP のパートナーである Manfred Gabriel 氏は、次のように説明しています。「私たちがクライアントのために扱う案件には、現在、電子メールやビジネス ドキュメント以外のデータ タイプが含まれることが多くなっています。Microsoft Teams や Slack などの企業チャットおよびコラボレーション ツールが増加しています。ビジネス上の会話が電子メールから離れ続けているため、WhatsApp や iMessage などのメッセージング アプリも保管担当者向けに収集されるケースが増えています。」
この移行により、このデータが訴訟や内部調査の対象になった場合に下流で問題が発生します。組織やコミュニケーション アプリによっては、eDiscovery 用のデータ エクスポートを容易にするためにテクノロジのアップグレードが必要になる場合があります。たとえば、Slack では、顧客が Business+ ライセンス以上を持っている場合にのみデータのエクスポートが許可されます。Microsoft Teams ユーザーも同様の課題に直面しており、データのエクスポートの制限を緩和するには Teams のプレミアム バージョンが必要です。
これらの考慮事項は、このデータのエクスポート、確認、および作成を担当するスタッフが決定する必要があります。これらのプラットフォームを使用する決定の多くは、パンデミックの影響を受けて迅速に実施されたものです。まだ行っていない場合は、今が現在使用されているものを監査し、それに基づいて統合および情報ガバナンス (IG) 計画を策定する良い機会です。
一時的なメッセージングアプリケーション
一定期間後にコンテンツが消える一時的なメッセージング アプリケーションは、通常、ビジネス目的には役立たないため、法務部門の許可がない限り、承認された通信アプリケーションから禁止する必要があります。これらのアプリケーションのダウンストリームの影響を理解することは、IG プランをまとめる際に非常に重要です。
プライバシー、コンプライアンス、ビジネス価値
これらの要素は、現在の IG ポリシーと一致させる必要がありますが、Slack、MS Teams、Bloomberg、Jira、Confluence、Zoom、GoTo Meeting などのプラットフォームへの影響も考慮する必要があります。「これらのアプリケーションを使用するとどのような影響があるか、また、このデータを保持するビジネス上またはコンプライアンス上の理由はあるか」と自問してください。プライバシー ガイドラインは、特に BYOD の場合、デバイスの使用状況に合わせて調整する必要があります。
これらの領域に対処することで、情報ガバナンス ポリシーを最新化し、効率的なテキストおよびチャット データの検出を実現し、プロセスをよりスムーズかつコンプライアンスに準拠したものにすることができます。
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