人事およびマネージャー向けに従業員のパフォーマンスの問題を文書化する方法

マネージャーのジムは直属の部下であるエミリーと一緒に座っています。 で 彼が職場環境での彼女の過度の携帯電話の使用について書面による警告を提出したことから生じた会議のために人事部に出席した。 ジムは、従業員のこうした行動が生産性や見た目にどのような影響を与えるかを詳しく説明します ひどい お客さんの前で。 彼は、以前にその問題について彼女に話したことがあるが、彼女はその話を無視したと述べています。

エミリーは困惑した表情を浮かべる。 「あなたはこの問題について私と一度も話したことがありません」と彼女は言いました。 ジムは確かにそうだと反論する。 人事担当者が介入し、ジムに会話の日付と場所を提供するよう求めます。 彼が立ち止まると、担当者はその情報を書き留めたかどうか尋ねました。 ジムは首を横に振る。 “いいえ」

突然、ジムはエミリーとそのような会話をしたことがなかったことに気づきました。 彼は別の若い従業員とも同じようなことをしており、エミリーにも同様のことをするつもりだった。 しかし、忙しい数週間で彼は最大限の成果を得た、そしてテキストメッセージについての話は亀裂をすり抜けました。

ジムはおずおずと状況を説明する。 エミリーも担当者もイライラしているようだ。 担当者は、会社の方針に従って、この会議のステップ 1 を考慮すると述べています。 口頭での警告。 担当者はステップ 2、つまり書面による警告を破棄します。

従業員の行動を文書化することの重要性

日々の業務が混乱したり、締め切りが迫ったりして文書化に時間がかかる場合 従業員のパフォーマンス 管理者にとって問題は難しいかもしれません。 ただし、タイムリーで適切な文書化があれば、マネージャーと会社の両方の問題を回避できます。。

パフォーマンス文書を真剣に受け止める理由には次のようなものがあります。

• 書面による記録は、懲戒処分のプロセスにおける状況を思い出させるものとして機能し、ジムが経験したような状況を排除します。
• 従業員は、マネージャーが自分の行動を文書化していると知っている場合、パフォーマンスの期待をより真剣に受け止めることがよくあります。 彼らは事務手続きを理解しています 人事ファイルに記載されている情報は、昇進や昇給に長期的な影響を与える可能性があります。
• 文書化手順に従うことは、不当な扱い、えこひいき、または差別の告発を排除するのに役立ちます。 マネージャーは全員に対して同じ手順に従い、標準テンプレートを使用することで確実に同じ手順を実行します。 の種類 情報は犯罪者ごとに記録されます。
• 法的訴訟における保護のためには、徹底した文書化が不可欠です。 解雇された従業員が不当であると主張した場合 解任、雇用法は、企業がどのように対応したかの明確な痕跡を重視します。 パフォーマンスの問題。 同様に、労働組合も訴訟を起こすかどうかを決定する際に証拠を確認したいと考えるかもしれません。

文書化の段階 従業員のパフォーマンス

革新的 企業はマネージャーが従業員をどのように扱うべきかを明確に示しています パフォーマンスの問題。 推測を取り除くとストレスが軽減され、秩序が促進されます。 知識のある組織は、すべての従業員にも情報を提供します。 の 従業員規則手帳 どのような行為がどのように処罰されるのかという会社の懲戒方針を詳しく説明する必要があります。 次に、従業員が読んだことを示す署名を取得します。 そして内容を理解する。

ほとんどの企業では、 進歩的な規律 システム （ただし、窃盗や身体的暴力などの特定の行為は、 通常 すぐに要求する 終了）。 漸進的な規律とは、従業員がやり方を変えなかった場合に警告が発せられ、結果の厳しさが増すことを意味します。

多くの場合、マネージャーが従業員に話しかけるのが最初の行動です。 このような議論によって問題が明らかになり、望ましくない行動を終わらせるのに十分な場合があります。 たとえば、労働者が頻繁に遅刻をしたとします。 リーダーが自分に「味方」であると認識すると、時間通りに現れ始めるかもしれません。

誘惑を避けてください 気にしないように この段階を文書化します。 その後の行動に比べて非公式に見えるかもしれませんが、依然として重要な部分です。 全体 プロセス。 口頭で警告した日付と会話の理由を書き留めてください。 確認として従業員の署名を取得します。 この記録を従業員の人事ファイルに記載したり保管したりする場合は、会社のガイドラインに従ってください。 パフォーマンスの問題が継続しない限り、記録に残ります。

次の段階では、多くの場合、マネージャーが文書化する必要があります。 パフォーマンスの問題 書き込みを通じて。 人事は、関連情報が完全かつ組織的に記録されるようにするためのテンプレートを提供する場合があります。

各社が書き込みフォームを配布する際、特定の要素が共通して表示されます。 これらの項目には、次のものが含まれることがよくあります。

• 従業員の名前と役職。
• 警告を書いた人の名前と役職。
• 書き込みの日付。
• 具体例も含めた違反行為。
• ポリシー違反。多くの場合、次のコピーが使用されます。 と記載されている で 従業員ハンドブック。
• この問題に関して以前に講じられた措置の概要。たとえば、 口頭での警告。
• 従業員に場所を知らせる声明 この書き込みは提出されます そして社内の誰がそうするのか 受け取る コピー。
• 従業員が自分の立場の説明やプレゼンテーションを行うためのスペース。 （この機会を提供することはポジティブな状態を維持するのに役立ちます） 従業員との関係。）
• 従業員、マネージャー、人事担当者、労働組合の代表者など、関連する署名を記入するスペース。

アドレス指定に加えて、 業績不振 またはその他の違反行為、 書面による警告 是正のための詳細な行動計画が含まれる場合があります。 (場所によっては、 PIP – パフォーマンス改善計画 – この目的のため。) このような情報は、このチームメンバーが改善するための道筋を示します。 可能であれば、測定可能な指標を使用して目標を作成します。 結果を確認するために再度会議を行うタイムラインを設定します。 あなたまたは会社が提供する支援を文書化する 会う 専門能力開発の機会や指導などの目標。

許可する書面による警告の数と、それぞれに伴う影響は企業によって異なります。 方法を変更しない場合は、保護観察、停職、降格、または 終了。 書面による文書とそれに付随する会話の中で、これらの将来の可能性を明らかにする必要があります。 綴られる そうすることで、従業員が問題が発生した場合に盲目的に感じないようにすることができます。

効果的な文書化のためのヒント

マネージャーが何をどのように言うかは、他の人が状況をどのように認識するかに影響を与えます。 以下の点に留意して、文書の明確さと正確さを目指してください。

• 時間の経過とともに記憶は薄れていきますが、出来事が頭の中に新しいうちに記録してください。 感情を文書に残さないために短い冷却期間が必要な場合は、この措置を講じてください。。 必ずタイムリーに本題に戻るようにしてください。
• 作る もちろん 誰もがあなたの直接の観察と情報を区別できます 第三者によって提供される。 同僚のクレームや顧客のクレームについて言及する場合は、そのようにラベルを付けてください それで 他の人は、あなたが自分の言葉をあなたの思い出として扱っておらず、報告していることに気づきます。
• 文書化する際には、 あなたの仕事は 事実を解釈するのではなく記録する。 何が起こったのかを伝える中立的な言葉を使用して、具体的な例を提供します。 「ジョーダンは組織文化に影響を与える悪い態度をとっている」という判断だ。 代わりに、「8 月 8 日火曜日のスタッフのブレーンストーミング セッション中に、ジョーダンは同僚の 1 人に、自分の考えは『非常にばかげている』と語った」などの客観的な表現を好みます。 彼はまた、集会の最後の 15 分間に携帯電話を取り出してキャンディー クラッシュを遊び始めました。」 同様に、専門的で感情のない言葉遣いを好みます。 たとえあなたがそう感じているとしても、誰かを「嫌な奴」とレッテルを貼ってはいけません。 問題の正確な説明がそれ自体を物語ります。
• 最後に、状況によっては、他の状況よりも多くの労力と文書化が必要になる場合があります。 ただし、同様の違反に対して取られる措置は一貫している必要があります。 ほぼ同じパフォーマンスの問題を持つ違反者と比較して、特定の従業員を過剰に文書化すると、誰かを「捕まえよう」としているという感覚が生まれます。 この熱狂的なアカウントが再び悩まされる可能性があります 両方 従業員が不当な扱いについて法的苦情を申し立てた場合、マネージャーと会社は後で対応します。