Microsoft Access でレポート レコードに番号を付ける方法

レポート内のレコードに番号を付けると、レポートが読みやすくなります。 これは、読者が現在のレコードを前のレコードと次のレコードから区別するのに役立つおなじみの要素です。 さらに、この数字には生徒の数、製品の数、注文の数など、何らかの意味があるため、実際の分析価値があります。 結果を基準に並べ替えて、上位 10 位のリストを取得することもできます。 幸いなことに、Access レポートのレコードに番号を付けるのは簡単です。

この記事では、Access レポートのレコードに番号を付ける方法について説明します。 作業を簡素化するために既存のレポートを使用しますが、そうすることで問題が明らかになります。 ただし、心配しないでください。解決策は単純ですが、これは既存の Access オブジェクトを操作するときに発生する可能性のある種類の現象です。

単純な Access レポートのレコードに番号を付ける

Access 365 に付属する Northwind レガシー データベースを使用しています (図A）。 手順に従って作業を進める場合は、データベースを変更できるように、必ず「コンテンツの有効化」プロンプトに応答してください。 さらに、データベースからログインを求めるメッセージが表示されます。

私たちの目的にとって、どの従業員を選んでも問題はありません。

アカデミー: アプリケーションを購入して使用方法を学びます。 マイクロソフトオフィスプロプラス2019。

に示されている既存の月次売上レポート レポートに番号行を追加します。 図B。 ただし、ほぼすべてのレポートを使用して追跡できます。

レポートへのアクセス方法

Northwind によってメイン フォームが開きます。これは開いたままにしても閉じたままにしても構いません。

まず、次のように月次売上レポート レポートにアクセスします。

1. ナビゲーション ウィンドウで、上部の Northwind ドロップダウンをクリックし、オブジェクト タイプ (図C）。 そうすることで、データベース内のすべてのレポートにすばやくアクセスできるようになります。

2. 「レポート」セクションを展開し、「月次売上レポート」を見つけます。 右クリックしてデザイン ビュー (図D）。

新しいコントロールを追加する方法

レポートをデザイン ビューで開くと、新しいコントロールを詳細セクションに追加する準備がほぼ整います。 これを行う前に、既存のコントロールを右に移動してスペースを空ける必要があります。 独自のレポートを使用していて、この手順を実行する必要がない場合は、次のセクションに進んでください。

レポート例に従っている場合は、次のように実行します。

1. Ctrl+A を押して、フォーム内のすべてのコントロールを選択します。
2. 「配置」タブをクリックします。
3. 「テーブル」グループで、「レイアウトの削除」(図E）。 この手順は常に必要なわけではありませんが、この設定が有効になっている場合は、オフにするまでコントロールを移動できません。

4. フォームの背景の任意の場所をクリックして、すべてのコントロールの選択を解除します。
5. Shift キーを押したまま、「月ヘッダー」セクションの「Product」および「Sales」コントロールをクリックします。 次に、[詳細]セクションの[SalesGroupField]コントロールと[Total Sales]コントロールをクリックします。
6. 2 つのコントロールを右にドラッグして、新しい番号付けコントロール用のスペースを確保します (図F）。

コントロール用のスペースを確保したら、コントロールを追加するのは簡単です。

1. 必要に応じて、「レポート デザイン」タブをクリックします。
2. 「コントロール」セクションの「テキストボックス」をクリックします。
3. 移動した 4 つのコントロールの左側にあるレポートの詳細セクション内をクリックして、テキスト ボックス コントロール (図G）。 現時点では、既存のコントロールの上に広がっているため、識別するのが困難です。

4. テキスト ボックスを選択し、式 =1 (図H）。 式はコントロールのコントロール ソース プロパティになります。

5. テキスト ボックス コントロールが選択されたままの状態で、右端をつかんで左にドラッグして幅を減らし、既存のコントロールが見えるようにします。
6. 次に、テキスト ボックス コントロールの背後にテキスト ボックス コントロールのラベルがほとんど見えなくなります。 個別に選択し、削除 (図I）。

累計の計算方法

この時点で、コントロールは配置され、レポート ビューに表示されますが、連続する番号のリストは返されません。 そのままでは、各レコードの数値 1 が返されます。 幸いなことに、これは簡単な修正です。

1. デザイン ビューでテキスト ボックス コントロールが選択された状態で、プロパティ シートの[データ]タブをクリックします。 プロパティ シートが表示されていない場合は、テキスト ボックス コントロールをダブルクリックして開きます。
2. 設定のドロップダウンから[Running Sum]プロパティを[Over All]に変更します (図J）。

いよいよレポートを表示する準備が整ったので、[ビュー]グループの[ビュー]ドロップダウンから[レポート ビュー]を選択します。 レポートのタブを右クリックして、[レポート ビュー]を選択することもできます。 図K 結果を示しますが、これには少し驚きがあります。 7という数字が抜けています。

トラブルシューティング

独自のデータとレポートを操作する場合、このようなエラーが発生する可能性はほとんどありませんが、それがこの特定のレポートを選択した理由です。 私たちが議論していない多くのことが起こっており、それが番号付け制御が期待どおりに機能しない理由です。

参照: Access が自分に適しているかどうかわからない場合は、 これらをチェックしてください トップデータベース DevOps ツール。

簡単な解決策は、Running Sum 設定を「全体」から「グループ全体」に変更することです。 確かに、これは意味がありませんが、まだ意味がありませんが、機能します。

少し調べてみると、SalesGroupField フィールドと Total Sales フィールドの値を設定するオープン レポート イベント プロシージャを見つけることができます (図L）。 多くの技術的な説明は省略しますが、レポートはグループ化されたレポートですが、デザイン ビューでレポートを表示するだけではわかりません。

既存のレポートを変更すると、レポートが期待どおりに機能しない状況が発生しやすくなります。 この問題が発生した場合は、VBA イベント プロシージャまたはマクロを探してください。

オートナンバーについて一言

オートナンバー型フィールドを追加するほうが簡単ではないかと疑問に思われるかもしれません。 オートナンバー型フィールドは、適切な順序ではなく、一意性を保証します。 これは仕事には不適切なツールであり、予期せぬ結果を招く可能性があります。

• 基になるクエリまたはレポートのレコードのフィルター方法に依存する場合、オートナンバー値によってレポートのレコードに正しく連続番号が付けられる保証はありません。
• レコードがテーブルから削除されると、オートナンバーも削除されます。つまり、レポート内の後続の番号付けスキームで番号が欠落することになります。

この記事の手順に従うことで、Access レポートに連続番号を効果的に追加し、読者にとってレポートの明瞭さと使いやすさを向上させることができます。