コロラド州北部のアイケアセンターは、1 年前の前回の EHR 導入でスタッフと臨床医が困惑していたため、新しい EHR を導入する必要がありました。 有名ベンダーの古い EHR および実践管理システムは、当時は有望に見えましたが、すぐに効果がないことが判明しました。
問題
北コロラド州アイケアセンターの臨床ディレクター、ミーガン・ハミルトン氏は、「ソフトウェアには私たちが期待していた機能がないことが判明し、主な問題点は請求にあった」と述べた。 「問題には、支払いがポストされなかったり、患者が同じ請求書を 3 回または 4 回受け取ったりすることが含まれていました。
「また、保険調整が患者の請求書に適用されず、患者が間違った金額の請求書を受け取ることになることも確認しました」と彼女は続けた。 「私は個人的に当院でメガネを購入しましたが、何度も請求書を受け取ったり、借りていないお金を取り立てる電話がかかってきたりしました。そのため、患者たちが対処しなければならないイライラするシステムを目の当たりにし、変化を起こす必要があると感じたのです。」
その他の機能上の問題により、実践において非効率が生じていました。 たとえば、北コロラドのアイ ケア センターには 4 か所に 14 のプロバイダーがいます。 古いソフトウェアの 練習管理システム そのため、スタッフがプロバイダーを場所ごとに分類することが困難でした。
また、患者の請求プロファイルに 1 枚の保険カードを追加するには、12 回のクリックが必要で、非常に多かったです。 患者が 2 枚の保険証を持っていた場合、1 人の患者の診察に最大数分の時間がかかり、待ち時間が長くなってしまいました。
「こうした非効率性は患者のカルテ作成にも及んだ」とハミルトン氏は指摘した。 「1人の患者が私たちの診療所で2人の異なる専門医を受診した場合（たとえば、網膜の診察の後に緑内障の診察を受けた場合）、緑内障の専門医は網膜の診察からメモを簡単に引き出すことはできませんし、その逆も同様です。
「これらの各問題をまとめた後、私たちのチームは各問題を詳しく説明した15ページのレポートを作成しました」と彼女は付け加えた。 「2022 年 6 月に元の EHR を導入し、2023 年 1 月までに切り替えを決定しました。」
提案
ハミルトンは、医師やスタッフに再手術を依頼するのが難しいことを認めたものの、 EHRと実践管理の導入 1 年後、チームは練習方法を変える必要があることに気づきました。 彼らは EHR ベンダー ModMed を選択しました。
「私たちは、ModMed が提供するプランに自信を持っていました。なぜなら、それが私たちの問題点のそれぞれを包含しており、親しみやすさを提供するものだったからです。私たちの医師の中には、以前に ModMed のシステムを使用していた人もいたからです」とハミルトン氏は説明しました。 「この計画には、最も重要な問題である請求にどのように対処するかが正確に記載されていました。請求プロセスに関しては、新しい付加機能を追加する必要はなく、単に信頼性が必要でした。
「ベンダーの収益サイクル管理システムは、保険パートナーと効率的に連携して患者に正確な請求書を送信することで、私たちに欠けていた基本的な信頼性を提供すると約束してくれました。」と彼女は続けました。
新しいシステムでは、トレーナーと専任のプロジェクト マネージャーによる実践的なサポートも提供されました。 スタッフと臨床医は毎週の仮想トレーニング セッションに参加し、その後 1 週間のオンサイト トレーニングに参加しました。
「MAや医師などの特定のスタッフグループ向けにさまざまな仮想セッションも実施し、より複雑なタスクを担当するスタッフグループ向けに追加の専用トレーニング時間を確保しました」とハミルトン氏は述べた。 「ベンダーからのリソースのおかげで、スタッフは自分の時間に合わせてトレーニングを完了できる柔軟性が得られ、プロセスは比較的楽になりました。
「私たちのチームが強力なトレーニングメカニズムを高く評価するだろうとわかっていたので、このレベルのサポートも、1年以内に2回目のEHRへの切り替えを決定する際に大きく考慮されました。」と彼女は付け加えた。
課題に対処する
ハミルトン氏によると、各スタッフは自分の仕事に何が伴うのか、それぞれの役割に伴う責務を知っており、必要なのはそれらの仕事を遂行するための器だけだという。 新しいシステムには、開発者が独自のニーズを念頭に置いてソフトウェアを構築したようにスタッフの各メンバーが感じられる設計要素が含まれている、と彼女は付け加えた。
“例えば、 収益サイクル関数 これは、私たちの以前の経験からの大きなアップグレードです。
「EHR 機能は、当院の患者治療能力を決して制限すべきではありません。システムが意図したとおりに機能すれば、タスクを完了するのがはるかに簡単になります。」と彼女は続けました。 「新しいシステムに適応するために多くのワークフローを作り直す必要がありましたが、壊れたシステムを機能させるのに比べれば、はるかに苦痛が少なかったです。私たちは習慣として、絆創膏を体に貼ろうとしたためにむち打ち症になりました。以前の EHR の不備を補うためのものです。」
ModMed は、PODIS と呼ばれる医薬品管理プラットフォームと統合されており、眼科センターの大量の網膜注射剤在庫の調整に役立ちます。 また、Klara と呼ばれる統合された患者エンゲージメント プラットフォームも備えており、患者との双方向コミュニケーションと、患者が予約時間を守るためのリマインダー システムを提供します。
結果
「私たちは患者に目に見える利益をもたらす測定可能な結果を全面的に確認しました」とハミルトン氏は報告した。 「たとえば、古い EHR では新しい保険カードを追加するのに 12 回のクリックが必要でしたが、1 回のクリックに短縮されました。この効率化により、患者からはすでに、受付プロセスがどれほど速くなったのかというフィードバックが得られています。
「患者のカルテ作成も大幅に合理化されました」と彼女は続けました。 「EMA と呼ばれる新しい EHR では、再診患者の文書作成にかかる時間はわずか 30 秒で、2 分以上短縮されます。各患者の効率を推定すると、私たちの医療提供者は 30 人の患者を診察するごとに 1 時間を節約しています。とても貴重な時間です。」
さらに、医師は他の専門医のメモにアクセスできるようになり、別の専門医の診察から患者に関するデータをシームレスに取得できるようになりました。 ハミルトン氏によると、医師が別の専門医にメモを手動で共有するよう依頼する時間と労力が節約されるだけでなく、各訪問時に最も関連性の高い患者データを医師にすぐに提供できるため、患者エクスペリエンスも向上しました。
「新たな EHR 調査の主なきっかけとなった不正確な請求問題は完全に解決されました」と彼女は述べました。 「ModMed の収益サイクル システムは信頼性を約束しており、非常に高い精度と信頼性を実現しています。患者が重複して請求書を受け取ることはなくなり、システムは必要に応じて各請求書に保険調整を正確に適用します。」
他の人へのアドバイス
「新しいEHRが自分の練習にうまく機能しない場合は、方針を変更し、より良いものを見つける決断力と信念を持ってください」とハミルトンはアドバイスしました。 「既存のシステムが効率を低下させ、患者エクスペリエンスの質に影響を与える場合、新しい実装に必要な余分な時間と労力は完全に正当化されます。
「トレーニング サポートの価値は、特に臨床医に次のソフトウェア スイートの直後に新しいソフトウェア スイートに移行するよう依頼する場合には、どれだけ強調してもしすぎることはありません」と彼女は結論付けました。 「学習曲線を平坦化し、オンボーディングプロセスを可能な限りスムーズにすることで、チーム全体の賛同が促され、新しいシステムのメリットをより早く実感できるようになります。」
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